Kaip veikia Power BI: Power Query, duomenų modelis ir DAX

Power BI yra Microsoft verslo analitikos sistema, pradėta kurti 2010 metais; pirmoji versija pasirodė 2013-ųjų pabaigoje. Naujos versijos išleidžiamos kas mėnesį. Artimiausi konkurentai — Tableau ir Qlik.

Sistema susideda iš dviejų skirtingų dalių, ir jas verta atskirti, nes jos sprendžia skirtingus uždavinius: Power Query paruošia duomenis, Power BI juos atvaizduoja.

Power Query: duomenų paruošimas

Power Query yra ta dalis, kurioje atliekamas nematomas, bet svarbiausias darbas — duomenys surenkami ir sutvarkomi.

Importuoti galima ne tik iš įprastų šaltinių (SQL duomenų bazių, Excel, CSV ir tekstinių failų), bet ir iš PDF, XML, JSON, Dynamics ar Salesforce. Su kiekvienu atnaujinimu šaltinių sąrašas pildosi. Yra ir retesnių galimybių: duomenis galima imti tiesiai iš interneto puslapių arba Google Analytics.

Ypač naudinga praktikoje — galimybė surinkti duomenis iš visų failų, esančių viename kataloge. Jei kas mėnesį gaunate po Excel failą, visą katalogą galima paversti viena lentele, kuri pati pasipildo atsiradus naujam failui.

Paruošimo etape duomenis galima ir tvarkyti: daryti masinius pakeitimus, pridėti ar ištrinti stulpelius, vieną stulpelį išskaidyti į kelis.

Kodėl žingsnių istorija svarbi

Kuriant duomenų šaltinį Power Query registruoja kiekvieną veiksmą kaip atskirą žingsnį. Bet kurį iš jų vėliau galima pakoreguoti, ištrinti ar įterpti naują.

Tai nėra techninė smulkmena. Būtent dėl to ataskaitos yra atkuriamos: kai po pusės metų kyla klausimas, kodėl rodiklis skaičiuojamas būtent taip, atsakymas matomas žingsnių sąraše, o ne dingsta kartu su žmogumi, kuris ataskaitą darė.

Duomenų modelis: kur atsiranda analitika

Power Query paruošia vieną ar kelias lenteles. Power BI jas sujungia loginiais ryšiais į duomenų modelį.

Šis žingsnis ir skiria analitiką nuo lentelės Excel’yje. Kai pardavimų lentelė susieta su klientų, prekių ir laikotarpių lentelėmis, bet kurį rodiklį galima pjauti bet kuriuo pjūviu — pagal klientą, prekių grupę, padalinį ar mėnesį — nekuriant naujos ataskaitos.

Kaip su tuo dirbama

Tiek Power Query, tiek Power BI galima naudoti dviem būdais: drag-and-drop, dirbant vien pele, arba rašant formules.

Power Query naudoja „M” kalbą, Power BI — DAX (Data Analysis Expressions). Abi turi po daugiau nei tūkstantį funkcijų, todėl praktiškai bet kokio sudėtingumo skaičiavimą galima suprogramuoti.

Praktikoje tai reiškia, kad paprastą ataskaitą pasidaryti gali ir pats naudotojas, o sudėtingesnę logiką — pavyzdžiui, maržos skaičiavimą su savikainos paskirstymu ar palyginimą su atitinkamu praėjusių metų laikotarpiu — verta patikėti tam, kas DAX rašo kasdien.

Atvaizdavimas

Power BI dirba su Power Query paruoštais duomenimis ir rodo juos vizualų pavidalu: lentelėmis, grafikais, filtrais. Formatavimo funkcijos leidžia išryškinti reikšmes pagal kriterijus — pavyzdžiui, raudonai pažymėti nuokrypį nuo biudžeto.

Svarbi savybė — detalizavimas: iš suminio rodiklio galima nusileisti iki konkrečios didžiosios knygos sąskaitos, neišeinant iš ataskaitos.

Ką tai reiškia jūsų įmonei

Visa ši sandara paaiškina, kodėl verslo analitika su Power BI veikia be rankinio darbo: Power Query paima duomenis pagal grafiką, modelis perskaičiuoja rodiklius, o ataskaita atsinaujina pati.

Jums nereikia mokytis nei „M”, nei DAX. Paruošti ataskaitų rinkiniai Rivilės ir Finvaldos naudotojams jau turi ir duomenų modelį, ir skaičiavimus — lieka prijungti prie jūsų duomenų bazės. Kainos — kainų puslapyje.