Ar reikalinga verslo analitika? Kada ji tikrai atsiperka

Į klausimą „ar reikalinga verslo analitika” sąžiningas atsakymas yra: priklauso. Nedidelei įmonei, kurios vadovas kasdien mato visus užsakymus, atskiros analitikos sistemos gali ir neprireikti. Tačiau kai duomenų kiekis auga, o sprendimai pradedami priimti „iš atminties”, analitikos trūkumas pradeda kainuoti pinigus.

Toliau — konkretūs požymiai, pagal kuriuos galima suprasti, kad jūsų įmonei verslo analitikos jau reikia.

Šeši požymiai, kad analitikos trūksta

1. Ataskaitų laukiate iki kito mėnesio vidurio. Kol buhalterija uždaro mėnesį ir paruošia suvestines, praeina dvi savaitės. Sprendimai priimami remiantis pasenusiais skaičiais.

2. Kiekvienas skyrius turi savo Excel failą. Pardavimai skaičiuoja vienaip, buhalterija kitaip, o susirinkime pusė laiko praleidžiama aiškinantis, kurie skaičiai teisingi.

3. Nežinote, kurios prekės ar klientai iš tikrųjų pelningi. Apyvartą matote, bet savikaina, nuolaidos ir grąžinimai niekur nesudėti į vieną vietą.

4. Skolos pastebimos per vėlai. Apie tai, kad klientas vėluoja mokėti tris mėnesius, sužinoma tada, kai suma jau nemaža.

5. Sandėlyje guli pinigai. Dalis prekių nejuda mėnesius, bet niekas to sistemingai nesestebi, nes reikėtų rankomis lyginti likučius su pardavimais.

6. Turite kelis padalinius ir negalite jų palyginti. Kiekvienas objektas atsiskaito atskirai, o palyginti juos vienodais rodikliais užtrunka pusę dienos.

Jei atpažinote bent tris punktus, analitika greičiausiai atsipirks per kelis mėnesius.

Ką verslo analitika duoda praktiškai

Nauda dažniausiai būna ne „gražesnės ataskaitos”, o konkretūs pastebėjimai, kurių anksčiau tiesiog nesimatė.

Vienas mūsų klientas, valdantis kelias kavines, po ataskaitų įdiegimo pastebėjo, kad viename objekte savikainos dalis (food cost) ženkliai didesnė nei kituose, nors meniu tas pats. Tokį dalyką sunku pamatyti Excel’yje, bet lengva — lentelėje, kur visi objektai vienas šalia kito.

Kiti dažni rezultatai:

• Laiko taupymas. Ataskaitos, kurias anksčiau kas mėnesį rankomis rinko finansininkas, susigeneruoja pačios.
• Ankstyvas problemų pastebėjimas. Krentanti prekės marža ar augantis pradelstų skolų likutis matomi tą pačią savaitę, o ne po ketvirčio.
• Vienodi skaičiai visiems. Vadovas, buhalterė ir pardavimų vadybininkas žiūri į tą patį šaltinį.
• Pagrįstas planavimas. Sezoniškumas, valandinis apyvartos pasiskirstymas ir klientų dinamika leidžia planuoti atsargas bei pamainas ne iš nuojautos.

Kiek kainuoja pradėti

Čia dažniausiai kyla nesusipratimų. Verslo analitika nebūtinai reiškia brangų projektą.

Jei naudojate populiarią apskaitos sistemą, dažniausiai užtenka paruošto ataskaitų rinkinio: Rivilės arba Finvaldos naudotojams tokie rinkiniai kainuoja nuo 59 Eur/mėn. ir įdiegiami per kelias dienas, nes ataskaitos jau suprogramuotos.

Individualus sprendimas reikalingas tada, kai duomenys ateina iš kelių skirtingų sistemų arba reikia specifinių rodiklių — tokius projektus skaičiuojame valandomis. Detalės — kainų puslapyje ir Power BI diegimo puslapyje.

Kada verslo analitikos dar nereikia

Sąžiningumo dėlei: jei jūsų įmonėje vos keliolika sąskaitų per mėnesį ir vienas produktas, atskiros analitikos sistemos poreikio greičiausiai nėra. Analitika atsiperka ten, kur duomenų kiekis viršija tai, ką žmogus gali aprėpti peržiūrėdamas įrašus.

Antras atvejis — kai duomenys nesutvarkyti pačioje apskaitos sistemoje. Jei prekės suvedamos nenuosekliai, o padaliniai žymimi kas kaip nori, pirmiausia verta sutvarkyti apskaitą: analitika parodys tą pačią netvarką, tik gražiau.

Nuo ko pradėti

Išsirinkite tris rodiklius, kurių jums realiai trūksta priimant sprendimus — dažniausiai tai pelningumas pagal prekes, pradelstos skolos ir pardavimų dinamika. Paruoštame rinkinyje jie jau yra.

Kaip tokios ataskaitos atrodo, galite pamatyti Power BI ataskaitų pavyzdžiuose. Jei norite pasitarti dėl savo situacijos — parašykite mums, pasakysime, ar užtenka paruošto rinkinio, ar verta daryti individualų sprendimą.