Buhalterinės apskaitos programos ir verslo analitika: kur baigiasi apskaita

Beveik kiekviena Lietuvos įmonė turi tvarkingą buhalterinę apskaitos programą. Ir beveik kiekvienoje įmonėje vadovas vis tiek prašo buhalterės „greitai mesti skaičiukus į Excel”.

Tai nėra programos trūkumas. Tai skirtingų darbų klausimas: apskaitos programa yra sukurta duomenims registruoti, o ne jiems analizuoti.

Ką buhalterinė programa daro gerai

Apskaitos sistema atlieka darbą, kurio niekas kitas neatliks:

• registruoja kiekvieną operaciją taip, kad ji atitiktų teisės aktus;
• tvarko didžiąją knygą, PVM ir atskaitomybę;
• saugo pirminius dokumentus ir jų ryšius;
• užtikrina, kad skaičiai sutaptų ir būtų audituojami.

Tai duomenų šaltinis, kuriuo galima pasitikėti. Problema prasideda ne prie duomenų kokybės, o prie klausimo „ką šie duomenys reiškia”.

Kur baigiasi apskaitos programos galimybės

Apskaitos programų ataskaitos atsako į klausimą „kiek?”. Vadovui dažniausiai reikia atsakymo į klausimą „kodėl?” ir „kas toliau?”.

Praktikoje tai atrodo taip:

• Ataskaita rodo praėjusį mėnesį, o ne tendenciją. Palyginti trejus metus vienoje eilutėje beveik visada reiškia rankinį eksportą.
• Duomenys išeina PDF arba Excel formatu. Pjūvio pagal padalinį, vadybininką ar prekių grupę tenka prašyti atskirai.
• Nėra ryšio tarp modulių. Pardavimai vienoje vietoje, skolos kitoje, sandėlis trečioje — vadovui reikia visų trijų viename ekrane.
• Ataskaitą paruošia žmogus. Vadinasi, ji atsiranda tada, kai tas žmogus turi laiko, ir tiek kartų, kiek jis spėja.

Dvi dienos per mėnesį, praleistos kopijuojant duomenis, yra beveik mėnuo per metus. Kaip iš to išeiti žingsnis po žingsnio, aprašėme straipsnyje kaip atsisakyti rankinių Excel ataskaitų.

Ką renkasi įmonės Lietuvoje

Lietuvos rinkoje dvi dažniausiai sutinkamos apskaitos programos yra Rivilė ir Finvalda. Abi tvarkingai kaupia viską, ko reikia analizei: pardavimus, savikainą, sandėlio likučius, klientų skolas, didžiosios knygos sąskaitas.

Programa dažniausiai pasirenkama pagal verslo pobūdį — prekybai, gamybai ar paslaugoms svarbūs skirtingi moduliai. Renkantis verta iš karto pagalvoti apie dar vieną dalyką: ar prie programos bus galima prijungti analitikos sistemą. Uždara sistema, iš kurios duomenis galima gauti tik ranka, ilgainiui kainuoja daugiau nei pati licencija.

Ką prideda verslo analitikos sistema

Verslo analitikos sistema nekeičia apskaitos programos ir jos nedubliuoja. Ji prisijungia prie tų pačių duomenų ir atsako į kitus klausimus:

• pelningumas pagal padalinius, prekių grupes ir klientus, o ne tik bendra suma;
• palyginimas su praėjusiais metais ir biudžetu automatiškai, be rankinio darbo;
• kelerių metų dinamika viename grafike;
• detalizavimas — nuo suminio rodiklio iki konkrečios sąskaitos per porą paspaudimų;
• prieiga telefone vadovui, kuris nesėdi prie kompiuterio.

Svarbiausia praktinė savybė — ataskaitos atsinaujina pačios. Duomenys paimami iš apskaitos programos pagal grafiką, todėl rytinė ataskaita jau būna paruošta, kai ateinate į darbą.

Kaip duomenys pereina iš apskaitos į ataskaitas

Prijungimas vyksta skaitymo teisėmis — analitikos sistema duomenų nekeičia ir į apskaitą nieko nerašo. Pačioje Rivilėje ar Finvaldoje keisti nieko nereikia.

Tolesnė eiga paprasta: peržiūrima, kaip duomenys sutvarkyti jūsų sistemoje, ataskaitos pritaikomos jūsų padaliniams ir prekių grupėms, nustatomas automatinio atnaujinimo dažnis ir prieigos teisės. Su paruoštu ataskaitų rinkiniu tai dažniausiai trunka kelias dienas — plačiau Power BI diegimo puslapyje.

Nuo ko pradėti

Nereikia nei keisti apskaitos programos, nei pradėti nuo didelio projekto. Paprasčiausias kelias — paruoštas ataskaitų rinkinys, kuris prisijungia prie jūsų sistemos:

• Rivilė Basic su 8 ataskaitomis arba Rivilė PRO su 20;
• Finvalda Basic arba Finvalda PRO.

Kainos prasideda nuo 59 Eur/mėn. — palyginimą rasite kainų puslapyje, o kaip atrodo pačios ataskaitos, galite pasižiūrėti pavyzdžių puslapyje.