Power BI diegimas: kiek laiko užima ir ko reikia iš įmonės

Dažniausias klausimas prieš pradedant: kiek tai užtruks ir kiek mūsų žmonių laiko atims? Atsakymas priklauso nuo to, kuriuo keliu einama.

Paruoštas rinkinys: kelios dienos

Jei naudojate Rivilę ar Finvaldą, ataskaitos jau suprogramuotos. Darbas — prijungti duomenis ir pritaikyti ataskaitas jūsų struktūrai.

Iš jūsų pusės reikia: skaitymo prieigos prie duomenų bazės, sprendimo dėl licencijų ir vieno žmogaus, galinčio atsakyti į klausimus apie apskaitos specifiką. Realiai tai kelios valandos jūsų darbuotojo laiko per visą diegimą.

Individualus projektas: savaitės

Kai duomenys ateina iš kelių sistemų arba reikia specifinių rodiklių, projektas vyksta etapais:

1. Poreikių išsiaiškinimas. Kokius sprendimus norite priimti ir kokių skaičių tam trūksta. Šis etapas dažnai svarbiausias — jis lemia, ar ataskaitos bus naudojamos.

2. Duomenų šaltinių peržiūra. Įvertiname, kur duomenys guli ir kokios būklės jie yra. Čia dažnai paaiškėja, kad dalį duomenų reikia sutvarkyti šaltinyje.

3. Duomenų architektūra ir ETL. Surenkame, sutvarkome ir sujungiame duomenis į vientisą modelį.

4. Ataskaitų programavimas. Sukuriame ataskaitas pagal sutartus rodiklius.

5. Diegimas ir mokymai. Automatinis atnaujinimas, prieigos teisės, komandos apmokymas.

Trukmė priklauso nuo šaltinių skaičiaus ir duomenų būklės — nuo poros savaičių iki kelių mėnesių didesniems projektams.

Kas dažniausiai užvilkina

Iš patirties, ilgiausiai trunka ne programavimas, o duomenų tvarka šaltinyje. Jei prekės suvedamos nenuosekliai, padaliniai žymimi skirtingai, o dalis operacijų fiksuojama „laisva forma”, ataskaitos tai parodys — tik gražiau.

Antra dažna priežastis — neapibrėžti rodikliai. Kai įmonėje nėra sutarta, kas tiksliai laikoma „pardavimu” ar kaip skaičiuojama marža, ataskaitą tenka perdaryti.

Todėl vertinga investicija dar prieš projektą — susitarti dėl kelių pagrindinių apibrėžimų.

Ko reikia iš įmonės viso proceso metu

• vieno kontaktinio žmogaus, žinančio apskaitos ir veiklos specifiką;
• sprendimo dėl prieigos prie duomenų;
• kelių valandų peržiūroms ir grįžtamajam ryšiui.

Techninių žinių nereikia — tai mūsų dalis.

Kaip atrodo pirmoji savaitė su paruoštu rinkiniu

Kad būtų konkrečiau — tipinė eiga, kai naudojama Rivilė ar Finvalda:

• 1 diena. Suteikiama skaitymo prieiga prie duomenų bazės. Peržiūrime, kaip sutvarkyti duomenys, ir pastebime vietas, kurios vėliau iškraipytų ataskaitas.
• 2–3 diena. Ataskaitos pritaikomos jūsų padaliniams, prekių grupėms ir rodiklių apibrėžimams.
• 4 diena. Nustatomas automatinis atnaujinimas ir prieigos teisės — kas kokius duomenis mato.
• 5 diena. Peržiūra kartu su jumis: pereiname per ataskaitas, paaiškiname kiekvieną rodiklį, pataisome, kas neatitinka jūsų įpročių.

Iš jūsų pusės realiai reikia kelių valandų — daugiausia pirmą ir paskutinę dieną.

Kada po diegimo atsiranda tikroji nauda

Ataskaitos veikia nuo pirmos dienos, bet nauda ateina dviem etapais.

Pirmas — iškart: dingsta rankinis ataskaitų ruošimas ir atsiranda bendras skaičių šaltinis, dėl kurio nebesiginčijama.

Antras — po dviejų-trijų mėnesių, kai susikaupia pakankamai duomenų palyginimams. Tik tada matosi tendencijos: kad viena sąnaudų eilutė auga, kad vieno padalinio marža sistemingai mažesnė, kad tam tikri klientai tyliai mažina pirkimus.

Todėl vertinti sprendimą po pirmo mėnesio anksti. Realus vaizdas susidaro po ketvirčio.

Trys dalykai, kurie diegimą pagreitina

Iš patirties skirtumas tarp „kelių dienų” ir „kelių savaičių” dažniausiai priklauso nuo įmonės pusės:

• Vienas sprendimų priėmėjas. Kai ataskaitas tvirtina keturi žmonės skirtingu metu, peržiūros ciklas ilgėja labiau nei pats darbas.
• Iš anksto sutarti apibrėžimai. Kas laikoma pardavimu, kaip skaičiuojama marža, ar grąžinimai mažina apyvartą.
• Realus pirmasis etapas. Penkios ataskaitos, kurias tikrai naudosite, paleidžiamos greitai. Trisdešimt — ne.

Nuo ko pradėti

Jei norite greito rezultato, pradėkite nuo paruošto rinkinio: Rivilė, Finvalda arba R-Keeper restoranams. Individualius sprendimus ir konsultacijas aprašome Power BI diegimo puslapyje.