Biudžetas ir faktas: kaip nuokrypius pamatyti anksčiau, nei baigsis metai

Beveik kiekviena įmonė turi biudžetą. Gerokai mažiau įmonių žino, kaip jį vykdo – ne metų gale, o dabar.

Priežastis paprasta: biudžetas gyvena Excel’yje, faktas – apskaitos sistemoje, ir kad juos sugretintum, kažkas turi rankomis suvesti dvi lenteles. Toks darbas atsiranda ketvirčio pabaigoje, o ne kas mėnesį. Todėl apie nuokrypį dažniausiai sužinoma tada, kai jį jau galima tik konstatuoti.

Kodėl biudžeto vykdymas visada vėluoja

Ne dėl tingumo. Dėl trijų techninių dalykų:

Skirtingos struktūros. Biudžetas sudarytas stambiai – „rinkodara”, „transportas”, „administracija”. Faktas apskaitoje guli DK sąskaitų lygiu, kur tų pačių sąnaudų gali būti šešios eilutės. Kol nėra atitikmenų lentelės, palyginimas neįmanomas.

Biudžetas keičiasi. Metų viduryje atsiranda patikslinta versija, o senoji lieka kažkieno kompiuteryje. Klausimas „su kuriuo biudžetu lyginame” neturi vieno atsakymo.

Rankinis darbas nesikartoja savaime. Sugretinimas, padarytas vasarį, kovą nepasidaro iš naujo. Jį reikia padaryti vėl – ir dar kartą.

Ką reiškia „palyginti biudžetą su faktu” praktiškai

Ne vieną skaičių prieš kitą. Naudingas palyginimas turi tris pjūvius:

• Suminis – kaip visa įmonė atrodo prieš metinį planą, augančiai nuo metų pradžios.
• Pamėnesinis – ar nuokrypis kaupiasi, ar buvo vienkartinis. Vienas brangus mėnuo ir nuosekliai viršijamas biudžetas – skirtingos problemos.
• Detalus – konkreti sąnaudų kategorija, padalinys ar projektas, kuriame nuokrypis susidaro.

Be trečiojo pjūvio ataskaita pasako, kad problema yra, bet ne kur ji yra.

Trys nuokrypiai, kuriuos verta sekti kas mėnesį

Pajamų nuokrypis. Ar pardavimai pasiekia planą, ir jei ne – dėl kiekio ar dėl kainos. Tai du skirtingi atsakymai ir du skirtingi sprendimai.

Sąnaudų nuokrypis pagal kategorijas. Bendra suma dažnai atrodo padoriai, nes viena kategorija viršija planą, o kita jo nepasiekia. Sudėtos kartu jos vienos kitas paslepia.

Maržos nuokrypis. Pardavimai gali atitikti planą, o pelnas – ne, jei buvo suteikta daugiau nuolaidų arba pabrango savikaina. Šis nuokrypis pastebimas vėliausiai ir kainuoja daugiausiai.

Iš kur imami duomenys

Faktas – tiesiai iš apskaitos sistemos. Rivilė ataskaitos ir Finvalda ataskaitos čia yra tas pats duomenų šaltinis, iš kurio paprastai daromas pelno-nuostolių pjūvis: DK sąskaitų apyvartos su padalinių ir projektų požymiais.

Biudžetas beveik visada lieka ten, kur jį patogu planuoti – Excel’yje arba Google lentelėje. Ir taip yra gerai: verslo analitikos sistema neturi versti finansininko planuoti kitaip, nei jam patogu. Reikia tik dviejų susitarimų:

• fiksuota failo struktūra – tie patys stulpeliai kas mėnesį, kad sujungimas nesugriūtų;
• atitikmenų lentelė tarp biudžeto eilučių ir DK sąskaitų – sudaroma vieną kartą.

Po to sujungimas atliekamas modelyje, o ne rankomis. Automatinės ataskaitos atsinaujina kartu su apskaitos duomenimis, todėl biudžeto vykdymą galima pasižiūrėti bet kurią mėnesio dieną, ne tik po uždarymo.

Ką vadovas mato rezultate

Kai modelis sutvarkytas, ataskaitos vadovui atsako į klausimus, kuriems anksčiau reikėdavo atskiro prašymo buhalterijai:

• kiek procentų metinio plano įvykdyta ir ar tempas pakankamas;
• kurios sąnaudų kategorijos viršija biudžetą, o kurios turi atsargos;
• kaip nuokrypis keitėsi per paskutinius mėnesius – kaupiasi ar traukiasi;
• kurie padaliniai laikosi plano, o kurie jį tempia žemyn;
• ir visa tai – be nė vienos rankomis suvestos lentelės.

Verslo analitika čia nieko neišgalvoja. Ji tik nustoja leisti, kad atsakymas apie liepos nuokrypį atkeliautų rugsėjį.

Jei norite pamatyti, kaip toks palyginimas atrodo praktikoje, peržiūrėkite Power BI ataskaitų pavyzdžius – biudžeto ir fakto pjūvis įeina į pajamų bei sąnaudų analitikos ataskaitas.