Duomenų sauga verslo analitikoje: kaip apsaugomi apskaitos duomenys

Klausimas apie saugumą kyla beveik kiekviename pokalbyje — ir pagrįstai. Apskaitos duomenys yra jautriausia įmonės informacija: apyvartos, klientai, atlyginimai, maržos.

Toliau — kaip saugumas užtikrinamas praktiškai.

Prisijungimas prie duomenų bazės

Analitikos sistema prie apskaitos duomenų jungiasi tik skaitymui. Tai reiškia, kad ataskaitos gali duomenis matyti, bet negali jų keisti ar ištrinti — jūsų apskaitos sistemoje niekas nepasikeičia.

Duomenys perduodami šifruotu ryšiu. Jei įmonės politika reikalauja, prisijungimą galima organizuoti per VPN — tokiu atveju duomenų srautas apskritai nepasiekia viešojo interneto.

Kas gali matyti ataskaitas

Kiekvienas naudotojas prisijungia asmeniškai, naudodamas dviejų faktorių autentifikaciją (MFA) — vien slaptažodžio neužtenka. Tai reiškia, kad net pavogtas slaptažodis nesuteikia prieigos.

Prieigos teisės nustatomos atskirai kiekvienam darbuotojui. Praktikoje tai leidžia:

• padalinio vadovui matyti tik savo objekto duomenis;
• pardavimų vadybininkui — tik savo klientus;
• vadovui ir finansininkui — visą vaizdą.

Darbuotojui išėjus, prieiga panaikinama vienu veiksmu — priešingai nei su Excel failais, kurie lieka pašto dėžutėse ir kompiuteriuose.

Kur saugomi duomenys

Ataskaitos veikia Microsoft Power BI aplinkoje — toje pačioje infrastruktūroje, kuria naudojasi didžioji dalis pasaulio įmonių. Microsoft užtikrina duomenų šifravimą tiek perduodant, tiek saugant.

Verta atkreipti dėmesį: analitikos sistemoje paprastai laikomi ne visi apskaitos duomenys, o tik tie, kurių reikia ataskaitoms.

Kodėl tai dažnai saugiau nei dabartinė praktika

Įprastas ataskaitų būdas — eksportuoti duomenis į Excel ir išsiųsti el. paštu. Rezultatas: jautri informacija guli dešimtyse pašto dėžučių ir asmeninių kompiuterių, be jokios kontrolės, kas ją perskaitė ar persiuntė toliau.

Centralizuota analitikos sistema šią problemą panaikina: duomenys lieka vienoje vietoje, prieiga kontroliuojama, o failai nebekeliauja.

Dažniausi klausimai

Ar galime naudoti savo Microsoft aplinką? Taip — jei įmonė jau turi Microsoft 365, ataskaitos gali veikti joje.

Ar reikia atverti duomenų bazę internetui? Ne. Yra keli prijungimo būdai, įskaitant tokius, kai duomenų bazė lieka uždara.

Ar galime apriboti, kokius duomenis matome mes? Taip. Prieiga apibrėžiama sutartyje, o techniškai ribojama tik tais duomenimis, kurių reikia ataskaitoms.

Turite klausimų apie savo situaciją?

Saugumo reikalavimai kiekvienoje įmonėje skirtingi. Aprašykite savo situaciją — pasakysime, kaip prijungimas atrodytų jūsų atveju. Daugiau apie diegimo eigą rašome Power BI diegimo puslapyje.