Analitika360
Kaip atsisakyti rankinių Excel ataskaitų: keturi žingsniai
Rankinis ataskaitų ruošimas retai atrodo kaip problema — kol jo nesuskaičiuoji. Dvi dienos per mėnesį yra dvidešimt keturios dienos per metus, praleistos kopijuojant duomenis iš vienos sistemos į kitą.
Perėjimas prie automatinių ataskaitų nereikalauja viską daryti iš karto. Užtenka keturių žingsnių.
1. Surašykite, kokias ataskaitas realiai ruošiate
Beveik kiekvienoje įmonėje šis sąrašas nustebina. Dažnai paaiškėja, kad:
- dalis ataskaitų ruošiamos iš įpročio ir jų niekas neskaito;
- kelios ataskaitos dubliuoja viena kitą, tik skirtingu formatu;
- svarbiausios ataskaitos ruošiamos rečiausiai, nes užtrunka ilgiausiai.
Prieš automatizuojant verta atsisakyti to, ko nereikia. Automatizuota nereikalinga ataskaita lieka nereikalinga.
2. Sutarkite dėl rodiklių apibrėžimų
Tai nuobodžiausias, bet vertingiausias žingsnis. Kas laikoma pardavimu — išrašyta ar apmokėta sąskaita? Ar marža skaičiuojama po nuolaidų? Ar grąžinimai mažina to mėnesio pardavimus, ar to, kada pirkta?
Kol šie klausimai neatsakyti, kiekvienas ataskaitos variantas bus „beveik teisingas”. Kai atsakyti — automatika tampa paprasta.
3. Prijunkite duomenis prie šaltinio
Esminis skirtumas tarp Excel ir automatinės ataskaitos yra tas, kad ryšys su duomenimis išlieka. Ataskaita nėra nukopijuotų skaičių failas — ji pati pasiima naujausius duomenis iš apskaitos sistemos.
Jei naudojate Rivilę ar Finvaldą, šis žingsnis paprastas: paruošti rinkiniai prisijungia tiesiai prie duomenų bazės.
4. Perkelkite nuolatines ataskaitas, palikite vienkartines
Nesiekite perkelti visko. Automatizuoti verta tai, kas kartojasi: mėnesinės finansinės suvestinės, pardavimų ataskaitos, skolų sąrašai, sandėlio likučiai.
Excel lieka ten, kur jis stiprus — modeliavimui, biudžetui, vienkartiniams skaičiavimams. Apie tai plačiau rašėme straipsnyje Excel ar Power BI.
Ko tikėtis po perėjimo
Pirmas pastebimas dalykas — dingsta mėnesio pabaigos skubėjimas. Antras, dažnai netikėtas: ataskaitas pradeda skaityti daugiau žmonių, nes jos pasiekiamos bet kada, o ne tik tada, kai kažkas jas paruošia.
Trečias — pasikeičia pokalbiai. Vietoje ginčo, kieno skaičiai teisingi, kalbama apie tai, ką su tais skaičiais daryti.
Nuo ko pradėti
Paprasčiausia pradėti nuo vienos ataskaitos, kurią ruošiate dažniausiai. Paruošti rinkiniai Rivilės ir Finvaldos naudotojams jau apima daugumą standartinių ataskaitų — kaip jos atrodo, galite pamatyti pavyzdžiuose.