„Power BI“ publikavimas žiniatinklyje: žingsniai ir rizikos

„Power BI“ publikavimas žiniatinklyje („Publish to web“) yra funkcija, kuri iš ataskaitos sukuria viešą nuorodą ir HTML įterpimo kodą. Jį galite įdėti į svetainę, tinklaraštį ar socialinio tinklo įrašą. Ataskaita lieka interaktyvi, tačiau ją gali atidaryti bet kas internete, be prisijungimo. Todėl ši funkcija tinka tik tiems duomenims, kuriuos esate pasirengę parodyti visam pasauliui. Šiame vadove rasite visus žingsnius, reikalavimus, atnaujinimo ypatumus ir saugius būdus, kaip dalintis vidiniais įmonės duomenimis.

Trumpai

• Kas tai: viešas „Power BI“ ataskaitos įterpimas į bet kurį tinklalapį. Peržiūrai nereikia nei licencijos, nei prisijungimo.
• Kelias: „File“ > „Embed report“ > „Publish to web (public)“ > „Create embed code“, tada nukopijuokite nuorodą arba HTML kodą.
• Reikalavimai: administratorius turi būti įjungęs funkciją, o publikuojant iš darbo srities reikia „Pro“ arba „Premium Per User“ licencijos.
• Ribos: ataskaitos su eilutės lygio sauga (RLS), „DirectQuery“ ar „Live Connection“ šaltiniais nepalaikomos. Duomenys talpinami podėlyje iki valandos.
• Svarbiausia: pelno, skolų, atlyginimų ar klientų duomenims naudokite saugų įterpimą, pavyzdžiui, į „SharePoint“, o ne viešą publikavimą.

Turinys

• Kas yra „Publish to web“ ir kas mato paskelbtą ataskaitą
• Ką patikrinti prieš publikuojant
• Kaip paskelbti ataskaitą: žingsnis po žingsnio
• Kaip įterpti ataskaitą į svetainę
• Atnaujinimas, podėlis ir viešos prieigos panaikinimas
• Kokių duomenų viešai skelbti negalima
• Saugios alternatyvos vidiniams duomenims
• Mūsų požiūris
• Finansinės ataskaitos, kurios atsinaujina pačios
• DUK
• Šaltiniai

Kas yra „Publish to web“ ir kas mato paskelbtą ataskaitą

Pagal „Microsoft“ dokumentaciją apie publikavimą žiniatinklyje ši funkcija skirta interaktyvioms ataskaitoms įterpti į viešus puslapius. Ji veikia be autentifikavimo. Ataskaitą gali peržiūrėti kiekvienas, turintis nuorodą, ir ją gali toliau persiųsti kitiems. Paieškos sistemos ar kiti žmonės taip pat gali aptikti nuorodą, jei ji kur nors paskelbta.

Tai esminis skirtumas nuo įprasto „Power BI“ bendrinimo. Įprastai ataskaitą mato tik tie organizacijos nariai, kuriems suteikėte teises. Paskelbus žiniatinklyje, teisės nebetikrinamos: žiūrovas mato tai, ką mato ir viešos nuorodos turėtojas.

Tipiniai tinkami atvejai:

1. Atvirų duomenų ataskaitos savivaldybės, asociacijos ar viešosios įstaigos svetainėje.
2. Rinkodaros ar žiniasklaidos vizualizacijos su viešai skelbtina statistika.
3. Mokymų ir demonstracinės ataskaitos su sugeneruotais, netikrais duomenimis.
4. Portfelio pavyzdžiai, kuriuose rodomi nuasmeninti ir apibendrinti skaičiai.

Jei pirmą kartą susiduriate su pačia platforma, pradėkite nuo įvado kas yra Power BI ir kam jis naudojamas.

Ką patikrinti prieš publikuojant

Viešas paskelbimas sustoja dažniausiai ne dėl techninės klaidos, o dėl teisių ar nustatymų. Prieš pradėdami patikrinkite šiuos punktus.

Administratoriaus nustatymas ir licencijos

• Nuomininko nustatymas. „Power BI“ administratorius turi būti įjungęs „Publish to web“ nustatymą. Daug įmonių šią funkciją sąmoningai riboja, todėl, jei meniu punktas neaktyvus, kreipkitės į savo IT administratorių.
• Licencija. Iš „My Workspace“ publikuoti pakanka „Power BI“ licencijos. Iš bendros darbo srities reikia „Pro“ arba „Premium Per User“ licencijos.
• Teisės. Jums reikia semantinio modelio redagavimo ir ataskaitos pakartotinio bendrinimo teisių. Ataskaitą turite galėti redaguoti.

Ko funkcija nepalaiko

Oficialiame „Microsoft“ aprašyme nurodyta, kad viešai paskelbti negalima ataskaitų, kurios:

1. naudoja eilutės lygio saugą (RLS);
2. jungiasi prie duomenų per „DirectQuery“ arba „Live Connection“;
3. naudoja bendrinamą semantinį modelį iš kitos darbo srities.

Šis apribojimas logiškas. Jei ataskaitoje įjungta eilutės lygio sauga, duomenys skirti konkretiems naudotojams. Viešoje nuorodoje naudotojo nėra, todėl ir saugos taisyklių pritaikyti neįmanoma.

Kaip paskelbti ataskaitą: žingsnis po žingsnio

Visi veiksmai atliekami „Power BI“ paslaugoje (app.powerbi.com), o ne „Power BI Desktop“ programoje. Pirmiausia ataskaitą įkelkite į paslaugą.

1. Atidarykite ataskaitą darbo srityje, kurioje turite redagavimo teises.
2. Viršutiniame meniu pasirinkite „File“ > „Embed report“ > „Publish to web (public)“.
3. Perskaitykite dialogo lango tekstą ir pasirinkite „Create embed code“.
4. Atidžiai perskaitykite įspėjimą, kad ataskaitą matys visi interneto naudotojai, ir patvirtinkite publikavimą.
5. Lange „Success“ pasirinkite ataskaitos dydį ir numatytąjį puslapį.
6. Pagal poreikį pridėkite vietos rezervavimo paveikslėlį („Placeholder“). Tada puslapis įsikrauna greičiau, o žiūrovas mato mygtuką interaktyviam turiniui atidaryti.
7. Nukopijuokite nuorodą (jei siųsite el. paštu ar žinute) arba HTML kodą (jei dėsite į svetainę).

Vienai ataskaitai sukuriamas vienas įterpimo kodas. Jei kodą jau esate sukūrę, pakartotinai pasirinkę „Publish to web“ iš karto pamatysite esamą kodą, o ne visus dialogo langus.

Kaip įterpti ataskaitą į svetainę

Sugeneruotą HTML kodą įklijuokite į svetainės ar tinklaraščio puslapį. Kodas yra „iFrame“ elementas, todėl daugumoje turinio valdymo sistemų jį reikia dėti į HTML bloką arba kodo redagavimo režimą, o ne į įprastą teksto lauką.

Keli praktiniai patarimai:

• Dydis. Svetainėje naudokite tą patį kraštinių santykį, kurį pasirinkote dialogo lange. Kitaip atsiras slankjuostės arba tuščios juostos.
• Mobilieji įrenginiai. Patikrinkite, kaip ataskaita atrodo telefone. Jei turite mobilųjį ataskaitos maketą, peržiūrėkite jį atskirai.
• Įkėlimo greitis. Dideliuose puslapiuose vietos rezervavimo paveikslėlis pagerina naudotojo patirtį.

Jei svetainę kuriate „Power Pages“ platformoje, ten yra atskiras „Power BI“ komponentas. „Power Pages“ instrukcijoje aprašyta, kad komponentui galima pasirinkti prieigos tipą „Publikavimas žiniatinklyje“, tačiau prieš tai „Power BI“ integracija turi būti įjungta.

Atnaujinimas, podėlis ir viešos prieigos panaikinimas

Kaip atsinaujina paskelbti duomenys

Paskelbta ataskaita atnaujinama pati: kai keičiate ataskaitą arba atnaujinate importuoto modelio duomenis, pakeitimai atsispindi ir viešoje versijoje. Tačiau „Microsoft“ nurodo, kad duomenys talpinami podėlyje iki vienos valandos nuo jų gavimo. Todėl funkcija nerekomenduojama duomenims, kurie turi atsinaujinti dažnai.

Praktiškai tai reiškia du dalykus. Pirma, viešoje ataskaitoje skaičiai gali vėluoti iki valandos. Antra, pats duomenų atnaujinimas turi būti suplanuotas paslaugoje. Kaip tai nustatyti ir kokie dažnio limitai taikomi skirtingoms licencijoms, rasite straipsnyje apie Power BI suplanuotą atnaujinimą.

Kaip panaikinti viešą prieigą

1. Atidarykite darbo sritį, kurioje yra ataskaita.
2. Pasirinkite „Settings“ > „Manage embed codes“.
3. Prie reikiamo kodo pasirinkite ištrinti.

Ištrynus kodą, nuoroda ir įterptas „iFrame“ nustoja veikti visur, kur buvo paskelbti. Atminkite: jei kas nors jau padarė ekrano kopijas ar atsisiuntė duomenis, jų atšaukti nebeįmanoma.

Kokių duomenų viešai skelbti negalima

Pagrindinė rizika paprasta: peržiūrai nereikia autentifikavimo, todėl konfidencialūs duomenys tampa vieši. „Power BI“ diegimo planavimo gairėse taip pat nurodoma, kad viešų ataskaitų peržiūros nėra registruojamos audito žurnale, todėl negalėsite sužinoti, kas jas matė. „Microsoft“ rekomenduoja prieš suteikiant prieigą funkcijos naudojimą išbandyti ir peržiūrėti.

Svarbu ir tai, kad žiūrovas gali pasiekti daugiau, nei matyti vizualizacijose: visas modelyje esantis turinys laikomas viešu. Jei modelyje yra paslėpta lentelė su klientų kontaktais, ji taip pat laikytina atskleista.

Duomenų tipas	Ar galima skelbti viešai?
Atvira statistika, viešai skelbti rodikliai	Taip
Demonstraciniai, sugeneruoti duomenys	Taip
Apibendrinti, nuasmeninti rinkos duomenys	Taip, jei įmonė leidžia
Pajamos, sąnaudos, pelnas, balansas	Ne
Debitorių ir kreditorių skolos	Ne
Darbuotojų atlyginimai, asmens duomenys	Ne
Klientų sąrašai, kainodara, sandėlio likučiai	Ne

Asmens duomenų atveju kyla ir teisinis klausimas. Prieš skelbdami bet ką, kas susiję su fiziniais asmenimis, pasitarkite su savo duomenų apsaugos pareigūnu ar teisininku. Daugiau apie tai rašome straipsnyje ar Power BI atitinka BDAR reikalavimus.

Saugios alternatyvos vidiniams duomenims

Dažniausia klaida, kurią matome: viešą nuorodą įmonė naudoja tam, kad vadovas ar buhalteris galėtų greitai pažiūrėti ataskaitą be licencijos. Vidiniams duomenims yra saugesnių būdų, kuriuose leidimai ir duomenų sauga išlieka.

Būdas	Kas mato	Ar reikia prisijungti	Tinka
„Publish to web“	Bet kas su nuoroda	Ne	Viešiems duomenims
„Embed in SharePoint Online“	Tik turintys teises	Taip	Vidiniam intranetui
„Embed“ į vidinį portalą	Tik turintys teises	Taip	Įmonės sistemoms
Bendrinimas ir programos („Apps“)	Pasirinkti naudotojai	Taip	Vadovams, komandoms

Diegimo planavimo gairėse pabrėžiama, kad naudojant saugų įterpimą naudotojams vis tiek reikia prieigos prie „Power BI“ elementų. Būtent tai ir apsaugo duomenis. Kaip ataskaitą įdėti į intranetą, aprašėme straipsnyje apie Power BI ataskaitas SharePoint puslapyje, o visų bendrinimo būdų palyginimą rasite vadove apie duomenų dalinimąsi Power BI.

Mūsų požiūris

Dirbame su įmonėmis, kurios analizuoja Rivilė ir Finvalda apskaitos duomenis: pajamas, sąnaudas, pelną, balansą, skolas ir sandėlį. Tokiems duomenims „Publish to web“ beveik niekada nėra tinkamas sprendimas. Finansinė informacija yra jautri, o vieša nuoroda neturi nei teisių kontrolės, nei audito žurnalo.

Mūsų patirtis rodo, kad tikrasis poreikis paprastai būna kitas: vadovas nori matyti naujausius skaičius be rankinio darbo. Tai išsprendžia automatiškai atsinaujinanti ataskaita su teisingai suteiktomis prieigos teisėmis, o ne viešas paskelbimas. Viešą publikavimą rekomenduojame tik sąmoningai atrinktiems, apibendrintiems duomenims, kurie pirmiausia išbandomi atskiroje ataskaitoje su atskiru modeliu, kuriame nėra nieko, ko nenorėtumėte parodyti visiems.

— Analitika360

Finansinės ataskaitos, kurios atsinaujina pačios

Analitika360 parengia „Power BI“ ataskaitų rinkinius Rivilė ir Finvalda naudotojams. Ataskaitos atsinaujina be papildomo jūsų darbo, o duomenis matote tik jūs ir tie, kuriems suteikiate prieigą. Prie apskaitos duomenų galima prijungti ir „SharePoint“, „Excel“, CRM ar logistikos šaltinius viename modelyje.

• Rivilė Basic ir Finvalda Basic: 59 Eur per mėnesį.
• Rivilė PRO ir Finvalda PRO: 89 Eur per mėnesį.
• Individualūs projektai: 70 Eur per valandą.

Paketų turinį ir sąlygas palyginkite puslapyje verslo analitikos kainos arba sužinokite, kaip veikia ataskaitos be rankinio darbo.

DUK

Ar žiūrovui reikia „Power BI“ licencijos?

Ne. Viešai paskelbtą ataskaitą gali atidaryti bet kas, turintis nuorodą, be licencijos ir be prisijungimo. Licencija reikalinga tik tam, kas ataskaitą publikuoja.

Kodėl meniu punktas „Publish to web“ neaktyvus?

Dažniausiai administratorius nėra įjungęs šio nuomininko nustatymo arba neturite reikiamų teisių. Taip pat patikrinkite, ar ataskaita nenaudoja RLS, „DirectQuery“ ar „Live Connection“, nes tokios ataskaitos nepalaikomos.

Ar galima apsaugoti viešą nuorodą slaptažodžiu?

Ne, „Publish to web“ neturi prieigos kontrolės. Jei duomenis turi matyti tik tam tikri žmonės, naudokite saugų įterpimą į „SharePoint Online“ arba vidinį portalą, bendrinimą ar „Power BI“ programas.

Kiek laiko užtrunka, kol viešoje ataskaitoje atsiranda nauji duomenys?

Duomenys talpinami podėlyje iki vienos valandos nuo jų gavimo. Todėl net ir po sėkmingo atnaujinimo vieša versija gali kurį laiką rodyti ankstesnius skaičius.

Šaltiniai

• Publish to web from Power BI, Microsoft Learn
• Power BI implementation planning: Content distribution and sharing, Microsoft Learn
• Įtraukti „Power BI“ komponentą, Microsoft Learn

Rekomendacijos

• Power BI duomenų šliuzas: kaip veikia ir kaip jį įdiegti
• 3 būtini žingsniai IT vadovams įgyvendinti geriausią Power BI saugą
• Duomenų dalinimasis Power BI: kaip pasirinkti tinkamą būdą
• Power BI valdymas: vaidmenys, taisyklės ir duomenų sauga