Jūsų verslas 360° Analitika360
Rivilė, Excel ir Power BI: kaip sujungti duomenis ataskaitoms
Rivilės duomenis į Power BI galima perkelti dviem keliais. Pirmas: eksportuoti juos į Excel ir tą failą prijungti prie Power BI. Antras: sujungti Rivilę su Power BI tiesiogiai, kad ataskaitos atsinaujintų pačios. Excel tinka greitai vienkartinei analizei. Jei pajamas, sąnaudas, pelną, skolas ar sandėlio likučius vadovas turi matyti kas savaitę ar kasdien, rankinis eksportas ilgainiui kainuoja daugiau laiko, nei atrodo iš pradžių. Toliau aprašome abu kelius, jų technines sąlygas, duomenų paruošimo žingsnius ir tai, kaip užtikrinti, kad skaičiais ataskaitoje būtų galima pasitikėti.
Trumpai
- Excel eksportas yra greičiausia pradžia. Tačiau kiekvienas atnaujinimas reikalauja rankinio darbo, o klaidos tarp versijų dažnai lieka nepastebėtos.
- „Rivilė ERP“ duomenis galima pasiekti per API raktą. Jis galioja vienai įmonei ir parodomas tik vieną kartą.
- Power BI modelis sujungia Rivilės, Excel, SharePoint ar CRM duomenis į vieną vaizdą. Tada pajamas, sąnaudas ir pelną galima analizuoti pagal padalinį, klientą ar prekę.
- Automatinis atnaujinimas atima darbą, kuris su Excel kartojasi kiekvieną mėnesį, ir sumažina rankinio kopijavimo klaidų.
- Paruoštas paketas Rivilės naudotojams kainuoja nuo 59 € per mėnesį, todėl nereikia patiems kurti modelio nuo nulio.
Turinys
- Trys būdai sujungti Rivilę, Excel ir Power BI
- Kaip gauti duomenis iš Rivilės
- Ką galima analizuoti sujungus duomenis
- Kaip paruošti duomenis ir sukurti ataskaitą
- Atnaujinimas: kaip arti realaus laiko galima priartėti
- Duomenų tikslumas, prieigos kontrolė ir priežiūra
- Mūsų požiūris: Excel lieka, bet ne kaip pagrindinis kanalas
- Paruošti Power BI paketai Rivilės naudotojams
- DUK
- Šaltiniai
Trys būdai sujungti Rivilę, Excel ir Power BI
Įmonės pasirenka vieną iš trijų kelių. Kurį rinktis, lemia ataskaitų dažnumas, vartotojų skaičius ir tai, kas jas prižiūrės.
| Būdas | Kaip veikia | Kam tinka | Silpnoji vieta |
|---|---|---|---|
| Rivilė → Excel | Ataskaita eksportuojama ir analizuojama skaičiuoklėje | Vienkartinei analizei, nedideliam duomenų kiekiui | Kiekvieną kartą viskas kartojama rankiniu būdu, yra daug failų versijų |
| Rivilė → Excel → Power BI | Eksportuotas failas tampa Power BI duomenų šaltiniu | Kai reikia vizualizacijų, bet tiesioginio ryšio dar nėra | Ataskaita tokia šviežia, koks paskutinis įkeltas failas |
| Rivilė → Power BI tiesiogiai | Duomenys imami per API ar paruoštą jungtį, modelis atsinaujina automatiškai | Vadovams, finansų komandoms, buhalteriams su keliais klientais | Pradžioje reikia sukonfigūruoti prieigą ir duomenų modelį |
Daugelis įmonių pradeda nuo pirmojo kelio, pereina prie antrojo, o kai ataskaitos tampa kasdieniu valdymo įrankiu, prieina ir trečiąjį. Excel tokiu atveju lieka, tik jis tampa papildomu šaltiniu, pavyzdžiui, biudžetui ar planiniams rodikliams, kurių apskaitos programoje nėra.
Kaip gauti duomenis iš Rivilės
Rivilė GAMA: eksportas ataskaitomis
Senesnėje „Rivilė GAMA“ versijoje duomenys dažniausiai išimami per ataskaitas. Oficialiame Rivile ERP gide nurodyta, kad GAMA ataskaitomis galima eksportuoti prekes, klientus, atsargų likučius, DK žurnalinių įrašų likučius ir skolas. Šios ataskaitų formos nėra sisteminės, todėl jas reikia įsikelti atskirai.
Praktiškai tai reiškia, kad prieš pirmąjį eksportą kas nors turi paruošti reikiamas formas. Po to tas pats eksportas kartojamas kiekvieną kartą, kai reikia naujesnių skaičių.
Rivilė ERP: prieiga per API raktą
Debesijos sprendimas „Rivilė ERP“ leidžia kitoms programoms duomenis imti tiesiogiai. Kaip aprašyta API rakto prijungimo instrukcijoje, raktas sukuriamas „Rivilė ERP“ nustatymuose, galioja vienai įmonei ir parodomas tik vieną kartą.
Iš to išplaukia trys praktinės taisyklės:
- Raktą išsaugokite slaptažodžių tvarkyklėje iš karto, kai jis sugeneruojamas. Vėliau jo pamatyti nebeišeis.
- Kiekvienai įmonei reikia atskiro rakto. Buhalteris, aptarnaujantis kelis klientus, turi turėti po raktą kiekvienam.
- Raktą perduokite tik saugiu kanalu. Nesiųskite jo paprastu el. laišku ir nelaikykite bendrame Excel faile.
Ką galima analizuoti sujungus duomenis
Power BI apskaitos duomenis paverčia valdymo rodikliais. Rivilės naudotojams dažniausiai naudingiausios šios sritys:
- Pajamos, sąnaudos ir pelnas pagal mėnesį, padalinį, projektą ar objektą, su palyginimu su praėjusiais metais ir biudžetu iš Excel.
- Pardavimai pagal klientą, prekę, vadybininką ir regioną. Daugiau apie tai rašome straipsnyje apie Rivilės pardavimų analizę.
- Sandėlis: likučiai, apyvartumas, lėtai judančios prekės. Plačiau tai aptariame puslapyje apie Rivilės sandėlio ataskaitas.
- Skolos: pirkėjų ir tiekėjų įsiskolinimai pagal vėlavimo intervalus. Žr. Rivilės skolų analizę buhalteriui.
- Balansas ir jo pokyčiai tarp laikotarpių, ypač prieš metų uždarymą. Žr. Rivilės balanso analizę.
Didžiausia vertė atsiranda tada, kai apskaitos duomenys sujungiami su kitais šaltiniais: SharePoint sąrašais, CRM, logistikos ar kasų sistemomis. Pavyzdžiui, restoranų tinklas gali greta pamatyti kiekvieno restorano pardavimus ir sąnaudas, o statybos įmonė gali palyginti kiekvieno objekto sąnaudas su sąmata.
Kaip paruošti duomenis ir sukurti ataskaitą
Tiek dirbant su Excel failu, tiek turint tiesioginį ryšį, darbo seka panaši:
- Apibrėžkite klausimus. Užrašykite 5–10 klausimų, į kuriuos vadovas nori atsakymo kas savaitę, pavyzdžiui: „Kurie klientai vėluoja mokėti daugiau nei 30 dienų?“
- Suderinkite sąskaitų planą. Nuspręskite, kurios DK sąskaitos sudaro pajamas, savikainą, veiklos sąnaudas ir kitas eilutes. Šis susiejimas yra pelno ataskaitos pagrindas.
- Išvalykite žinynus. Klientų, prekių ir padalinių kodai turi būti vienodi visuose šaltiniuose. Pasikartojantys ar neteisingai užpildyti įrašai iškreipia bet kokią ataskaitą.
- Sukurkite duomenų modelį. Power BI faktų lentelės (operacijos, DK įrašai) jungiamos su dimensijomis (datos, klientai, prekės). Kaip tai struktūruoti, aprašėme vadove apie duomenų modelį finansams.
- Aprašykite rodiklius. Pelno marža, apyvartumas ar vidutinis skolos vėlavimas apskaičiuojami vieną kartą modelyje, o ne kiekvienoje skaičiuoklėje atskirai.
- Sudėliokite vizualizacijas. Viršuje pateikite pagrindinius skaičius, žemiau tendencijas ir galimybę pereiti iki atskiro dokumento.
- Palyginkite su apskaita. Prieš paskelbdami ataskaitą sutikrinkite sumas su Rivilės ataskaitomis už tą patį laikotarpį.
Jei dirbate su finansinėmis ataskaitomis buhalterijos poreikiams, daugiau praktinių pavyzdžių rasite straipsnyje apie buhalterines ataskaitas Power BI.
Atnaujinimas: kaip arti realaus laiko galima priartėti
Su Excel ataskaita yra tokia šviežia, kokia buvo paskutinis eksportas. Jei failas atnaujinamas kartą per mėnesį, vadovas sprendimus priima pagal mėnesio senumo skaičius.
Sujungus Rivilę su Power BI tiesiogiai, modelis atsinaujina pagal nustatytą tvarkaraštį be žmogaus įsikišimo. Kiek kartų per dieną duomenys atnaujinami, priklauso nuo Power BI licencijos ir to, kaip sukonfigūruota jungtis, todėl dažnį verta suderinti su tuo, kaip greitai jūsų versle keičiasi skaičiai. Pardavimų ir kasų duomenims dažniausiai naudingas kasdienis ar dažnesnis atnaujinimas. Balansui ir pelnui po mėnesio uždarymo pakanka rečiau.
Svarbu suprasti ir ribą: ataskaita rodo tai, kas jau suvesta į apskaitą. Jei dokumentai į Rivilę patenka su savaitės vėlavimu, joks automatinis atnaujinimas to vėlavimo nepanaikins. Todėl kartu su automatizacija verta peržiūrėti, kaip greitai dokumentai patenka į apskaitą.
Duomenų tikslumas, prieigos kontrolė ir priežiūra
Kai ataskaitą mato ne vienas buhalteris, o visa vadovų komanda, klaidos ir prieigos klausimai tampa svarbesni.
- Tikrinimas. Kiekvieno mėnesio pabaigoje palyginkite kelias pagrindines sumas (pajamas, pirkėjų skolas, atsargų vertę) su Rivilės ataskaitomis. Neatitikimas paprastai rodo naują sąskaitą, kuri nebuvo susieta modelyje.
- Prieigos teisės. Padalinio vadovas turėtų matyti savo padalinio, o ne visos įmonės duomenis. Power BI tam naudojama eilutės lygio sauga, kurią aprašome straipsnyje apie eilutės lygio saugą.
- Asmens duomenys. Klientų ir darbuotojų duomenims taikomas BDAR. Kaip tai vertinti, aptarėme straipsnyje ar Power BI atitinka BDAR.
- Priežiūra. Paskirkite atsakingą asmenį, kuris stebėtų atnaujinimo klaidas, pasikeitusias sąskaitas ir naujus vartotojus. Be jo net gerai sukurta ataskaita po pusmečio pradeda rodyti netikslius skaičius.
Kai prieš sprendimą reikia patikrinti BDAR taikymą konkrečiam duomenų rinkiniui, pavyzdžiui, darbuotojų atlyginimams, pasitarkite su savo įmonės duomenų apsaugos pareigūnu ar teisininku.
Mūsų požiūris: Excel lieka, bet ne kaip pagrindinis kanalas
Dirbdami su Rivilės ir Finvalda naudotojais matome tą patį vaizdą: įmonė turi gerą apskaitą, o valdymo ataskaitas kas mėnesį kas nors rankiniu būdu sudėlioja Excel faile. Šis darbas kartojasi, priklauso nuo vieno žmogaus, o skaičiai vadovą pasiekia per vėlai.
Todėl Excel nesiūlome atsisakyti. Jis puikiai tinka biudžetams, planams ir duomenims, kurių apskaitos programoje nėra. Tačiau pagrindiniai rodikliai (pajamos, sąnaudos, pelnas, skolos, sandėlis) turėtų atsinaujinti patys. Mūsų patirtimi, geriausi rezultatai pasiekiami tada, kai Rivilės duomenys, Excel planai ir kiti šaltiniai, pavyzdžiui, SharePoint ar CRM, sujungiami į vieną Power BI modelį. Tada visi žiūri į tuos pačius skaičius.
Pradėti verta nuo paruošto ataskaitų rinkinio ir tik tada pritaikyti jį savo procesams. Taip pirmos naudingos ataskaitos pasiekia vadovą greičiau, nei kuriant viską nuo nulio.
— Analitika360
Paruošti Power BI paketai Rivilės naudotojams
Analitika360 parengė Power BI ataskaitų rinkinius, kurie Rivilės duomenis atnaujina automatiškai, be papildomo jūsų darbo:
| Planas | Kaina | Kam tinka |
|---|---|---|
| Rivilė Basic | 59 € per mėnesį | Pagrindiniai finansiniai ir pardavimų rodikliai |
| Rivilė PRO | 89 € per mėnesį | Platesnė analizė ir daugiau ataskaitų |
| Individualūs projektai | 70 € per valandą | Integracijos su Excel, SharePoint, CRM ar logistikos sistemomis, šakų ataskaitos |
Microsoft Pro ir Premium licencijas taip pat galime parūpinti mes. Visų paketų palyginimą rasite puslapyje Rivilė, Finvalda ir Power BI paketai.
DUK
Ar Power BI galima prijungti prie Rivilės be Excel?
Taip. „Rivilė ERP“ duomenis galima pasiekti per API raktą, sukuriamą programos nustatymuose. Tada Excel tampa nebereikalingas kaip tarpinė grandis ir lieka tik papildomu šaltiniu planams ar biudžetams.
Ar Rivilės duomenis Power BI matysiu realiu laiku?
Ataskaitos atsinaujina automatiškai pagal nustatytą tvarkaraštį, todėl rodo naujausius į apskaitą suvestus duomenis. Atnaujinimo dažnis priklauso nuo licencijos ir jungties nustatymų. Ataskaita negali rodyti dokumentų, kurie į Rivilę dar neįvesti.
Ką daryti, jei naudojame Rivilė GAMA?
GAMA duomenis galima eksportuoti ataskaitomis: prekes, klientus, atsargų likučius, DK likučius ir skolas. Tam reikia įsikelti ataskaitų formas. Kokį sujungimo būdą rinktis jūsų versijai, padėsime įvertinti per konsultaciją.
Kiek kainuoja Rivilės ir Power BI sprendimas?
Analitika360 Rivilė Basic planas kainuoja 59 € per mėnesį, Rivilė PRO – 89 € per mėnesį. Individualūs pritaikymai kainuoja 70 € per valandą. Power BI licencijos įsigyjamos atskirai.
Šaltiniai
- GAMA duomenų eksportas į Rivile ERP | Rivile ERP gidas
- Kaip prijungti programą „Rivilė ERP“ per API raktą?
