SharePoint dokumentų ataskaitos Power BI: kaip veikia automatizuota analizė

SharePoint dokumentų ataskaitos Power BI reiškia automatizuotas finansines ataskaitas, kurios sinchronizuojasi iš SharePoint ir OneDrive, integruojamos su Rivilė ar Finvalda apskaitos sistemomis ir atsinaujina be rankinio darbo. Įmonių vadovams tai reiškia vieną duomenų šaltinį pajamoms, sąnaudoms ir pelnui stebėti realiu laiku. Tokių sprendimų principas yra naudoti paruoštus ataskaitų paketus, leidžiančius sutaupyti laiko buhalteriams ir finansų vadovams.

Trumpai:

• Automatinis duomenų atnaujinimas iš SharePoint ir OneDrive vyksta maždaug kas valandą, tačiau priklauso nuo susijusių konfigūracijų ir autentifikacijos rūšies.
• Vietinių SharePoint serverių atnaujinimo galimybės ribotos ir priklauso nuo autentifikacijos tipo, dažniausiai reikalingas debesyje veikiančios aplinkos ar papildoma infrastruktūra.
• Perkelti skaičiavimus į Power Query ir naudoti tvirtesnius duomenų šaltinius padidina duomenų apdorojimo efektyvumą ir sumažina klaidų tikimybę.
• Automatinė sinchronizacija leidžia vadovams stebėti aktualius finansinius rodiklius realiu laiku, o rankinis failų kėlimas ją sustabdo.
• Paruoštas sprendimas sujungia apskaitos duomenis ir dokumentus iš SharePoint, leidžiant matyti visus rodiklius viename vaizde ir sumažinant perteklinį rankinį darbą.

Turinys

• Kaip Power BI sinchronizuoja duomenis iš SharePoint ir OneDrive
• Autentifikacija ir atnaujinimo apribojimai vietiniuose diegimuose
• Duomenų paruošimas ir našumo geriausios praktikos
• Integracija su Rivilė ir Finvalda: kaip atrodo pilnas sprendimas
• Saugumas ir duomenų apsauga: ką turi žinoti finansų vadovas
• Kontrolinis sąrašas prieš užsakant ataskaitų paketą
• Paruoštas paketas ar individualus projektas: kada rinktis kurį
• Analitika360: kaip mes galime padėti
• Šaltiniai
• Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip Power BI sinchronizuoja duomenis iš SharePoint ir OneDrive

Power BI paslauga automatiškai tikrina SharePoint ir OneDrive failus bei sinchronizuoja pakeitimus maždaug kas valandą, kai duomenys importuojami iš šių šaltinių. Tai reiškia, kad finansų vadovas, atidaręs ataskaitą ryte, mato duomenis, kurie atnaujinti per pastarąją valandą, o ne rankiniu būdu suvestus skaičius iš praėjusios savaitės.

Šis mechanizmas veikia per semantinį modelį, kurį Power BI sukuria iš šaltinio duomenų. Eksportuojant SharePoint sąrašą, sistema sugeneruoja semantinį modelį, kurio pavadinimas iš pradžių sutampa su sąrašo pavadinimu. Modelį galima pervadinti ir saugoti pasirinktoje darbo srityje, todėl finansų komanda gali turėti atskiras darbo sritis skirtingiems padaliniams ar projektams, nesikertant su kitų komandų duomenimis.

Techniškai svarbu skirti du ryšio tipus. OneDrive for Business konfigūracija paprastai veikia paprasčiau, nes failai priklauso vienam vartotojui ir prieigos teisės yra aiškesnės. SharePoint komandos svetainės ryšys yra sudėtingesnis, nes dokumentų bibliotekoje gali būti keli lygiai teisių, aplankų struktūrų ir bendrinimo nustatymų. Prieigos metodai per OneDrive for Business ar SharePoint Online leidžia Power BI patikrinti failus maždaug kas valandą, tačiau rekomenduojama naudoti tiesioginį susiejimą su aplanku, o ne rankinį failo kėlimą į darbo sritį. Rankinis kėlimas sustabdo automatinį sinchronizavimą ir grąžina vadovą prie to paties rankinio darbo, kurio automatizacija ir turėjo išspręsti.

Autentifikacija ir atnaujinimo apribojimai vietiniuose diegimuose

Kai duomenys saugomi ne debesyje, o vietiniame SharePoint serveryje, atnaujinimo galimybės priklauso nuo palaikomo autentifikacijos tipo. Power BI vietinių SharePoint šaltinių atnaujinimui palaiko tris mechanizmus: Anonym, Basic ir Windows (NTLM arba Kerberos). ADFS bei formomis paremta autentifikacija (form-based) automatiniam atnaujinimui netinka, todėl organizacijos, naudojančios šiuos metodus, susiduria su nuolatiniais klaidos pranešimais bandant atnaujinti ataskaitą.

Tokiu atveju dažniausiai reikia arba pereiti prie debesyje veikiančio SharePoint Online, arba įdiegti papildomą infrastruktūrą, pavyzdžiui, tarpinį duomenų šliuzą. Prieš pasirašant sutartį dėl ataskaitų paketo, verta paprašyti IT skyriaus patikrinti šiuos punktus:

• Kokį autentifikacijos tipą naudoja esama SharePoint aplinka (Anonym, Basic, Windows ar ADFS).
• Ar vartotojas, kurio vardu vyks atnaujinimas, turi nuolatinę skaitymo prieigą prie reikiamų aplankų.
• Ar atlikus bandomąjį atnaujinimą Power BI paslaugoje duomenys pasikeičia be klaidų per numatytą laiko langą.

Šis patikrinimas užtrunka kelias valandas, tačiau apsaugo nuo situacijos, kai paketas jau įsigytas, o techninė aplinka jo tiesiog nepalaiko.

Duomenų paruošimas ir našumo geriausios praktikos

Dideli Excel failai ar sudėtinga verslo logika, įrašyta pačiame faile, gali sulėtinti atnaujinimą ir kartais sukelti klaidas viduryje proceso. Praktika rodo, kad geriausius rezultatus duoda šie žingsniai:

1. Perkelti skaičiavimus ir verslo logiką iš Excel formulių į Power Query, kad failas liktų kuo „lengvesnis“.
2. Naudoti tiesioginį susiejimą su SharePoint arba OneDrive aplanku, o ne rankiniu būdu keliamus failus į darbo sritį.
3. Rinktis SharePoint aplanko jungtį su failų kombinavimo logika, o ne kelis atskirus didelius .xlsx failus.
4. Iš anksto agreguoti didelius duomenų kiekius, kad Power BI nereikėtų kaskart perskaičiuoti viso archyvo.

Profesionalus patarimas: Jei ataskaita naudoja kelis šaltinio failus, sujunkite juos per Power Query funkciją, o ne per rankinį kopijavimą į vieną bendrą lentelę.

Verta atkreipti dėmesį ir į senesnius failų formatus. Power Query dokumentacija nurodo, kad semantinio modelio kūrimas tiesiai iš SharePoint sąrašo yra greitas sprendimas, tačiau turi funkcinių ribų, pavyzdžiui, skaičių tikslumo apribojimus. Kai dokumentai apima kelias apskaitos sistemas ar skirtingus valiutos formatus, prieš importą verta suderinti duomenų struktūrą, kad Power BI modelis jų neinterpretuotų klaidingai.

Integracija su Rivilė ir Finvalda: kaip atrodo pilnas sprendimas

Finansų vadovui svarbiausia ne pati SharePoint jungtis, o galutinis vaizdas: vienoje ataskaitoje matomos pajamos, sąnaudos ir pelnas, paimti iš apskaitos sistemos, papildyti dokumentais iš SharePoint. Analitika360 tokius sprendimus jungia taip, kad SharePoint tampa dokumentų talpykla (sąskaitos, sutartys, sandėlio žiniaraščiai), o skaitiniai duomenys ateina tiesiai iš Rivilė arba Finvalda.

Praktikoje tai atrodo taip:

• Apskaitos duomenys iš Rivilė ar Finvalda importuojami į Power BI modelį automatiškai, be rankinio eksporto.
• SharePoint dokumentai (pavyzdžiui, papildomos Excel lentelės su biudžeto planais) prijungiami kaip papildomas šaltinis tam pačiam modeliui.
• Visi šaltiniai atnaujinami pagal tą patį tvarkaraštį, todėl vadovas mato vieną, o ne tris skirtingus skaičius tam pačiam rodikliui.

Didžiausia praktinė nauda čia yra ne pati automatika, o tai, kad išnyksta situacija, kai buhalteris turi vieną skaičių Excel faile, o vadovas kitą, seniau atsiųstą PDF ataskaitoje. Vienas atnaujinamas šaltinis reiškia, kad diskusija susirinkime vyksta apie sprendimus, o ne apie tai, kurie skaičiai teisingi.

Restoranų tinklai ir kelių padalinių įmonės, naudojančios šį modelį, dažniausiai pastebi laiko sutaupymą ten, kur anksčiau mėnesio uždarymas reikalaudavo kelių dienų rankinio suvedimo į bendrą suvestinę.

Saugumas ir duomenų apsauga: ką turi žinoti finansų vadovas

Debesyje veikiantys sprendimai remiasi bendros atsakomybės modeliu. EDPB gairės nurodo, kad debesų paslaugų saugumas priklauso ir nuo tiekėjo, ir nuo organizacijos: tiekėjas užtikrina infrastruktūros saugumą, o įmonė turi tinkamai sukonfigūruoti prieigos teises ir dokumentuoti apdorojimo veiklas.

Prieš diegiant ataskaitų sprendimą, finansų vadovas turėtų patikrinti šiuos punktus:

• Ar sutartyje su tiekėju aiškiai apibrėžtos apdorojimo veiklos, saugumo priemonės ir skaidrumo įsipareigojimai.
• Ar organizacija turi atnaujintą duomenų tvarkymo veiklų registrą, apimantį ir SharePoint bei Power BI naudojimą.
• Ar paskirti asmenys, atsakingi už prieigos teisių peržiūrą, kai keičiasi darbuotojai ar jų pareigos.

Šie žingsniai nėra formalumas: kai duomenų subjektas paprašo prieigos prie savo duomenų, organizacija turi galėti juos pateikti per nustatytą terminą, kaip nurodo EDPB gairės dėl prieigos teisės.

Kontrolinis sąrašas prieš užsakant ataskaitų paketą

Prieš pasirašant sutartį su tiekėju, verta patikrinti tris sritis:

1. Techniniai reikalavimai: autentifikacijos tipas, prieigos teisės ir palaikomi failų formatai.
2. Duomenų kokybė: vienas tiesos šaltinis, aiškūs laukų pavadinimai, vienodas datos formatas.
3. Sutartys: duomenų apdorojimo sutartis, SLA sąlygos ir sub-apdorotojų sąrašas.

Paruoštas paketas ar individualus projektas: kada rinktis kurį

Paruoštas paketas tinka įmonėms, kurioms reikia standartinių finansinių rodiklių greitai, be ilgų derinimo etapų, ir kurios naudoja Rivilė ar Finvalda be didelių individualių modifikacijų. Individualus projektas prasminga tada, kai duomenys ateina iš kelių sistemų vienu metu, procesai skiriasi nuo standartinio ar reikia specifinių rodiklių, kurių paruoštame pakete nėra. Diegimas paprastai prasideda nuo duomenų šaltinių patikros ir baigiasi veikiančiu modeliu per kelias savaites, priklausomai nuo integracijos apimties.

— Analitika360

Analitika360: kaip mes galime padėti

Vietoj to, kad kurtumėte Power BI modelį nuo nulio, galite pradėti nuo paruošto paketo, kuris jau sujungia SharePoint dokumentus su apskaitos duomenimis.

Analitika360 siūlo:

• Rivilė Basic ir Rivilė PRO paketus, pritaikytus Rivilė naudotojams.
• Finvalda Basic ir Finvalda PRO paketus Finvalda naudotojams.
• Individualius projektus, kai reikia sudėtingesnės integracijos su keliais šaltiniais.

Visų planų kainas ir individualių projektų sąlygas rasite kainodaros puslapyje.

Šaltiniai

• Refresh data in Power BI
• EU Cloud Code of Conduct (EDPB)

This article is general information, not a substitute for advice from a qualified financial advisor. Consult a qualified financial professional about your own circumstances before acting on anything here.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip dažnai Power BI atnaujina duomenis iš SharePoint?

Power BI paprastai tikrina ir sinchronizuoja SharePoint bei OneDrive failus maždaug kas valandą, kai duomenys importuojami iš šių šaltinių. Tikslus dažnumas priklauso nuo naudojamo plano ir konfigūracijos.

Ar Power BI gali atnaujinti duomenis iš vietinio SharePoint serverio?

Taip, tačiau tik naudojant palaikomus autentifikacijos mechanizmus: Anonym, Basic arba Windows. ADFS ir formomis paremta autentifikacija automatiniam atnaujinimui netinka, todėl tokiais atvejais dažnai reikia papildomos infrastruktūros.

Kokia yra Rivilė Basic paketo kaina?

Rivilė Basic paketas kainuoja 59 EUR per mėnesį ir apima paruoštą Power BI ataskaitų sprendimą, integruotą su Rivilė apskaitos duomenimis. Rivilė PRO planas su papildomomis galimybėmis kainuoja 89 eurus per mėnesį.

Kas atsakingas už duomenų saugumą debesyje veikiančioje ataskaitų sistemoje?

Saugumas debesyje veikia pagal bendros atsakomybės modelį: EDPB gairės nurodo, kad tiekėjas užtikrina infrastruktūros saugumą, o organizacija atsako už prieigos teisių konfigūraciją ir apdorojimo veiklų dokumentavimą. Sutartyje turi būti aiškiai apibrėžtos abiejų pusių pareigos.

Kodėl Power BI ataskaita atnaujinama lėtai ar su klaidomis?

Dažniausia priežastis yra dideli Excel failai arba sudėtinga verslo logika, įrašyta pačiame faile, kas sulėtina atnaujinimo procesą. Sprendimas dažniausiai yra perkelti skaičiavimus į Power Query arba iš anksto agreguoti duomenis prieš importą.