Power BI įdiegimo etapai: nuo pasirengimo iki veikiančių ataskaitų

Įmonėje Power BI paprastai diegiamas septyniais etapais. Pirmiausia susitariama dėl tikslų ir rodiklių, tada inventorizuojami ir prijungiami duomenų šaltiniai, duomenys sutvarkomi su „Power Query“, kuriamas semantinis modelis, rengiamos ir tikrinamos ataskaitos. Galiausiai jos publikuojamos „Power BI Service“ su automatiniu atnaujinimu, o sprendimas prižiūrimas ir plečiamas. Toliau aprašome, ką daryti kiekviename etape, kas už jį atsakingas ir kaip sudaryti diegimo planą (angl. roadmap), kad pirmosios ataskaitos būtų naudingos ir vadovui, ir buhalterijai.

Trumpai

• Prieš techninius darbus reikia vadovybės palaikymo, verslo atvejo, pradinio valdymo modelio ir esamų ataskaitų bei duomenų šaltinių sąrašo.
• Techninė seka: duomenų gavimas, transformavimas, modeliavimas, ataskaitų kūrimas, publikavimas ir platinimas.
• Vietiniams duomenų šaltiniams reikia duomenų šliuzo, o atnaujinimų per dieną skaičius priklauso nuo licencijos.
• Diegimo planas yra iteracinis: pradedama nuo kelių svarbiausių rodiklių ir plečiamasi etapais.
• Rivilė ir Finvalda naudotojai daug etapų gali sutrumpinti, rinkdamiesi paruoštus ataskaitų paketus.

Turinys

• Pasirengimas: ką sutvarkyti prieš pradedant
• Septyni Power BI diegimo etapai
• Kaip sudaryti Power BI diegimo planą
• Mūsų požiūris
• Paruošti paketai Rivilė ir Finvalda naudotojams
• Dažniausi klausimai
• Šaltiniai

Pasirengimas: ką sutvarkyti prieš pradedant

Dažniausia nesėkmingo diegimo priežastis yra ne technologija, o neaiškūs tikslai. Microsoft rekomenduoja prieš diegimą užsitikrinti vadovybės palaikymą, įvertinti verslo atvejį ir sąnaudas, parengti pradinį valdymo modelį, apibrėžti saugumo ir duomenų privatumo strategiją bei inventorizuoti esamas ataskaitas ir duomenų šaltinius.

Praktiškai tai reiškia keturis klausimus, į kuriuos verta atsakyti raštu:

1. Kas yra užsakovas? Vadovas ar finansų direktorius, kuris prioritetizuoja rodiklius ir priima sprendimus.
2. Kokius sprendimus ataskaitos turi paremti? Pavyzdžiui, savaitinė restorano pelno kontrolė, skolų stebėjimas ar sandėlio likučių valdymas.
3. Kur šiandien yra duomenys? Apskaitos programa, Excel failai, SharePoint, CRM, logistikos sistema.
4. Kas ką matys? Vadovybė, padalinių vadovai, buhalterija, išorės konsultantai.

Valdymo taisykles (kas kuria, kas tvirtina, kas skelbia) aptarėme straipsnyje apie Power BI vaidmenis ir duomenų saugą.

Septyni Power BI diegimo etapai

Techninė dalis atitinka Microsoft aprašytą kelią nuo neapdorotų duomenų iki bendrinamos Power BI programėlės: duomenys įkeliami ir transformuojami su „Power Query“, kuriamas semantinis modelis, ataskaita, ji publikuojama darbo srityje ir platinama kaip programėlė. Prie šios sekos pridedame pradžios ir pabaigos etapus, kurie įmonėje lemia sėkmę.

Etapas	Ką darote	Rezultatas
1. Tikslai ir rodikliai	Susitariate dėl KPI ir jų apibrėžimų	Rodiklių sąrašas su formulėmis
2. Šaltinių prijungimas	Inventorizuojate ir jungiate šaltinius	Veikiančios jungtys, šliuzas
3. Transformavimas	Valote ir suvienodinate duomenis	Švarios lentelės
4. Modeliavimas	Kuriate ryšius ir skaičiavimus	Semantinis modelis
5. Ataskaitos	Rengiate vizualizacijas, tikrinate skaičius	Patvirtintos ataskaitos
6. Publikavimas	Skelbiate, suteikiate prieigą, nustatote atnaujinimą	Automatiškai atsinaujinančios ataskaitos
7. Priežiūra ir plėtra	Stebite, mokote, plečiate	Augantis naudojimas

1. Tikslai ir rodikliai

Kiekvienam rodikliui užrašykite vieną apibrėžimą. „Pajamos“ su PVM ar be jo? Pagal sąskaitos ar apmokėjimo datą? Ar įskaitomi kreditiniai dokumentai? Kai apibrėžimai sutarti iš anksto, vėliau nereikia aiškintis, kodėl Power BI ir apskaitos programos skaičiai skiriasi.

2. Duomenų šaltinių inventorizacija ir prijungimas

Duomenys prijungiami „Power BI Desktop“ programoje per „Get Data“ ir atitinkamas jungtis. Jei duomenys yra įmonės serveryje, reikalingas duomenų šliuzas. Microsoft daugeliu atvejų pataria naudoti standartinį šliuzą: jį galima bendrinti, jis palaiko „DirectQuery“ ir leidžia centralizuotai valdyti jungtis, o aukštam prieinamumui rekomenduojama šliuzų grupė. Kaip šliuzas veikia, rasite mūsų gide apie Power BI duomenų šliuzo diegimą.

Šiame etape taip pat pasirenkamas prisijungimo režimas. Kada rinktis importą, o kada tiesioginę užklausą, aptarėme straipsnyje DirectQuery ar importas.

3. Duomenų transformavimas

„Power Query“ pašalinami dublikatai, suvienodinami datų formatai, prekių ir klientų kodai, sujungiamos lentelės iš skirtingų sistemų. Pavyzdžiui, restoranų tinklui dažnai reikia sujungti apskaitos sąnaudas su padalinių sąrašu, kuris laikomas Excel faile. Patikrinkite, ar eilučių skaičius ir sumos sutampa su šaltiniu: tai pigiausias kokybės testas.

4. Semantinis modelis

Modelis yra sprendimo pagrindas: jame apibrėžiami ryšiai tarp lentelių (pardavimai, klientai, prekės, kalendorius) ir skaičiavimai. Microsoft pabrėžia, kad ataskaita kuriama ant daugkartinio naudojimo semantinio modelio, todėl tikrinami duomenų tipai ir ryšiai. Gerai suprojektuotas modelis leidžia vėliau pridėti naujų ataskaitų jo neperstatant.

5. Ataskaitų kūrimas ir tikrinimas

Finansinė ataskaita turi sutapti su apskaita iki cento. Patvirtinimui rekomenduojame tris žingsnius:

1. Palyginti mėnesio pajamų, sąnaudų ir pelno sumas su apskaitos programos ataskaitomis.
2. Atsitiktinai patikrinti kelis klientus ir prekes detaliu lygiu.
3. Leisti galutiniam vartotojui, pavyzdžiui, buhalteriui, peržiūrėti ataskaitą ir pažymėti neaiškumus.

Nuolatinei kontrolei naudinga duomenų kokybės stebėjimo kontrolinis sąrašas.

6. Publikavimas, prieiga ir atnaujinimas

Ataskaitos publikuojamos į „Power BI Service“ darbo sritį, o didesnei auditorijai patogiausia jas platinti kaip programėlę. Čia nustatomas suplanuotas atnaujinimas: pagal Microsoft, su Pro licencija galima iki 8 suplanuotų atnaujinimų per dieną, o su Premium Per User ar Premium / Fabric talpa iki 48. Daugiau apie nustatymus rasite straipsnyje apie Power BI suplanuoto atnaujinimo limitus, o apie prieigos suteikimo būdus gide duomenų dalinimasis Power BI.

7. Priežiūra ir plėtra

Veikiančiam sprendimui reikia priežiūros. Microsoft rekomenduoja riboti, kas gali diegti ir valdyti šliuzus, atnaujinti šliuzo programinę įrangą, stebėti jo veikimą ir žurnalus. Planuojant taip pat numatomi mokymai vartotojams, modeliuotojams, ataskaitų kūrėjams ir administratoriams.

Kaip sudaryti Power BI diegimo planą

Diegimo planas (roadmap) atsako į klausimą, kas, kada ir kokia tvarka bus įdiegta. Microsoft Power BI diegimo planavimo serijoje pabrėžia, kad planavimas yra iteracinis: sprendimai tobulinami organizacijai įgyjant patirties. Mažai ar vidutinei įmonei tinka toks trijų bangų planas:

1. Pirma banga: finansų pagrindas. Pajamos, sąnaudos, pelnas, skolos. Tai rodikliai, kurių vadovas reikalauja kiekvieną mėnesį.
2. Antra banga: veiklos rodikliai. Pardavimai pagal klientus ir prekes, sandėlis, padalinių palyginimas, biudžeto ir fakto analizė.
3. Trečia banga: papildomi šaltiniai ir prognozės. CRM, logistikos duomenys, SharePoint sąrašai, pardavimų prognozės.

Kiekvienai bangai nustatykite sėkmės matą. Microsoft siūlo, pavyzdžiui, sekti ataskaitų vartotojų skaičiaus augimą ir tai, kokia dalis ataskaitų iki tikslinės datos perkelta į gamybinę aplinką. Paprastas taisyklės pavyzdys: banga laikoma baigta, kai ataskaitos atsinaujina automatiškai, o vadovybė jas naudoja susirinkimuose vietoje Excel lentelių.

Kai pagrindas veikia, plėtrai tinka mūsų gidai apie biudžeto palyginimą Power BI ir pardavimų prognozavimą su Power BI.

Mūsų požiūris

Dirbdami su Rivilė ir Finvalda naudotojais matome, kad daugiausia laiko diegime suryja ne vizualizacijos, o duomenų prijungimas, transformavimas ir modelio kūrimas. Būtent šiems etapams skirti mūsų paruošti ataskaitų rinkiniai: jie sukurti konkrečioms apskaitos programoms, todėl įmonei nereikia pradėti nuo tuščio lapo.

Antras svarbus dalykas yra automatinis atnaujinimas. Ataskaita, kurią kas savaitę reikia atnaujinti rankomis, ilgainiui nustojama naudoti. Mūsų sprendimuose duomenys atsinaujina be papildomo vartotojo darbo, o skirtingus šaltinius, tokius kaip Excel, SharePoint ar CRM, sujungiame į vieną Power BI modelį.

Kai įmonės procesai nestandartiniai, sprendimą pritaikome pagal jos procesus ir esamas IT sistemas. Taip vadovas, finansų direktorius ar buhalteris pirmąsias patikimas ataskaitas gauna greičiau ir gali būti žingsniu priekyje.

Analitika360

Paruošti paketai Rivilė ir Finvalda naudotojams

Jei jūsų apskaita vedama Rivilė ar Finvalda programoje, Analitika360 paketai apima didžiąją dalį aprašytų etapų: duomenų prijungimą, modelį, ataskaitas ir automatinį atnaujinimą. Stebėsite pajamas, sąnaudas, pelną, balansą, pardavimus, sandėlį ir skolas.

Paketas	Kaina
Rivilė Basic	59 Eur/mėn.
Rivilė PRO	89 Eur/mėn.
Finvalda Basic	59 Eur/mėn.
Finvalda PRO	89 Eur/mėn.
Individualūs projektai	70 Eur/val.

Taip pat padedame įsigyti Microsoft Pro ir Premium licencijas. Visas sąlygas rasite verslo analitikos kainų puslapyje, o paketų skirtumus mūsų apžvalgoje ataskaitos be rankinio darbo.

Dažniausi klausimai

Nuo ko pradėti Power BI diegimą?

Nuo tikslų ir rodiklių sąrašo, ne nuo programos. Užsitikrinkite vadovybės palaikymą, surašykite esamas ataskaitas ir duomenų šaltinius, nuspręskite, kas ką matys. Tik tada verta jungti duomenis.

Ar reikia duomenų šliuzo?

Jo reikia, kai duomenys saugomi įmonės serveryje ar kompiuteryje, o ataskaitos turi atsinaujinti „Power BI Service“. Daugeliu atvejų naudojamas standartinis šliuzas, kurį galima bendrinti ir valdyti centralizuotai.

Kiek kartų per dieną atsinaujina ataskaitos?

Tai priklauso nuo licencijos. Su Pro licencija galima nustatyti iki 8 suplanuotų atnaujinimų per dieną, su Premium Per User arba Premium / Fabric talpa iki 48.

Ar galima Power BI sujungti su Rivilė ir Excel duomenimis?

Galima. Apskaitos duomenys ir Excel failai sujungiami viename semantiniame modelyje. Praktinį pavyzdį rasite mūsų straipsnyje apie Rivilė, Excel ir Power BI sujungimą.

Kas turėtų dalyvauti diegimo projekte?

Verslo užsakovas (vadovas ar finansų direktorius), žmogus, gerai išmanantis apskaitos duomenis, dažniausiai buhalteris, ir ataskaitų kūrėjas ar diegimo partneris. Taip pat numatykite administratorių, kuris prižiūrės prieigas ir atnaujinimus.

Šaltiniai

• Prepare to migrate to Power BI, Microsoft Learn
• End-to-end: From raw data to a shared Power BI app, Microsoft Learn
• Power BI implementation planning: Data gateways, Microsoft Learn
• Configure scheduled refresh, Microsoft Learn
• Power BI implementation planning, Microsoft Learn

Rekomendacijos

• Power BI biudžeto palyginimas: kaip pastatyti patikimą ataskaitą
• Power BI ataskaitos SharePoint puslapyje: kaip jas įterpti
• Power BI duomenų šliuzas: kaip veikia ir kaip jį įdiegti
• Power BI valdymas: vaidmenys, taisyklės ir duomenų sauga