Power BI audito žurnalai: kur juos rasti ir kaip panaudoti

Power BI audito žurnalai rodo, kas, kada ir su kokiu elementu atliko veiksmą: peržiūrėjo ataskaitą, ją publikavo, pakeitė, pasidalijo ar eksportavo duomenis. Įrašus galima rasti „Microsoft Purview“ portale arba gauti programiškai per Power BI REST API ir PowerShell. Šiame vadove aprašome, kokių teisių reikia, kaip įrašus filtruoti ir eksportuoti, kiek jie saugomi ir kaip juos paversti naudinga valdymo ataskaita.

Trumpai

• Power BI veikla fiksuojama dviem būdais: „Microsoft Purview“ audito žurnale ir Power BI veiklos žurnale (angl. activity log), kurį administratorius pasiekia per REST API.
• Purview audito žurnalui peržiūrėti reikia „Audit Logs“ arba „View-Only Audit Logs“ vaidmens.
• „Audit (Standard)“ įrašai saugomi 180 dienų, todėl ilgesnei istorijai duomenis reikia reguliariai eksportuoti.
• Dauguma įvykių pasirodo per 30 minučių, bet vėlavimas gali siekti iki 60 minučių.
• Didžiausia vertė atsiranda tada, kai žurnalo duomenys automatiškai patenka į atskirą Power BI ataskaitą apie naudojimą ir bendrinimą.

Turinys

• Kas yra Power BI audito žurnalai
• Kur rasti audito žurnalus ir kokių teisių reikia
• Kaip filtruoti ir eksportuoti įrašus
• Programinis gavimas: REST API ir PowerShell
• Kiek laiko saugomi įrašai ir kada jie pasirodo
• Kaip audito duomenis panaudoti praktiškai
• Mūsų požiūris
• Power BI analitika, paruošta jūsų verslui
• DUK
• Šaltiniai

Kas yra Power BI audito žurnalai

Audito žurnalas yra veiksmų istorija. Kiekvienas įrašas atsako į keturis klausimus: kas (naudotojas ar paslaugos principas), ką padarė (operacija), su kuo (ataskaita, semantinis modelis, darbo sritis) ir kada.

Pasak „Microsoft“, Power BI veiklos žurnalas apima Power BI veiklas ir padeda nustatyti, kas atliko veiksmą su konkrečiu elementu. Visas fiksuojamų operacijų sąrašas, nuo ataskaitos peržiūros iki darbo srities teisių keitimo, pateiktas Purview audito veiklų lentelėje.

Praktikoje dažniausiai tikrinami šie įvykiai:

1. Peržiūros. Kas ir kaip dažnai atidaro ataskaitas ir informacijos suvestines.
2. Pakeitimai. Kas publikavo naują versiją, ištrynė ar pervadino elementą.
3. Bendrinimas. Kam suteikta prieiga, ar pasidalyta su išoriniais naudotojais.
4. Eksportas. Kas eksportavo duomenis į Excel, CSV ar PDF.
5. Administravimas. Nuomotojo nustatymų, darbo sričių ir teisių pakeitimai.

Du keliai į tuos pačius duomenis

Kriterijus	Microsoft Purview audito žurnalas	Power BI veiklos žurnalas
Kur pasiekiamas	Purview portale, skiltyje „Audit“	Per Power BI REST API ir PowerShell
Kas mato	Naudotojai su „Audit Logs“ arba „View-Only Audit Logs“ vaidmeniu	Administratorius, turintis prieigą prie administravimo API
Apimtis	Visos Microsoft 365 paslaugos, tarp jų Power BI	Tik Power BI ir Fabric veiklos
Eksportas	CSV, iki 50 000 arba 1 000 000 įrašų	JSON per automatizuotą skriptą
Kam tinka	Vienkartiniam tyrimui, atitikties patikrai	Nuolatiniam stebėjimui ir ataskaitoms

Kur rasti audito žurnalus ir kokių teisių reikia

Power BI administravimo portale yra skirtukas „Audit logs“, tačiau pats žurnalas tvarkomas ne Power BI, o Microsoft Purview atitikties portale: skirtukas tik nukreipia ten.

Teisės yra dažniausia kliūtis. „Microsoft“ nurodo, kad norint pasiekti žurnalą reikia „Audit Logs“ vaidmens Exchange Online, kurį pagal numatytuosius nustatymus turi „Compliance Management“ ir „Organization Management“ vaidmenų grupės. Purview portale tam skirti „Audit Logs“ arba „View-Only Audit Logs“ vaidmenys. Jei finansų vadovui reikia tik matyti įrašus, pakanka peržiūros vaidmens.

Peržiūros eiga:

1. Prisijunkite prie Microsoft Purview portalo.
2. Atidarykite Solutions ir pasirinkite Audit.
3. Nurodykite datų intervalą.
4. Lauke „Activities“ pasirinkite Power BI veiklas, pavyzdžiui, ataskaitos peržiūrą ar bendrinimą.
5. Jei reikia, įveskite konkretų naudotoją ar elemento pavadinimą.
6. Paleiskite paiešką ir peržiūrėkite rezultatus arba juos eksportuokite.

Kas kokias teises turi, geriausia nuspręsti iš anksto. Apie vaidmenų paskirstymą rašėme straipsnyje apie Power BI valdymą ir vaidmenis.

Kaip filtruoti ir eksportuoti įrašus

Purview paieškos rezultatus galima eksportuoti į CSV failą. Riba priklauso nuo licencijos: „Audit (Standard)“ leidžia vienu metu eksportuoti iki 50 000 įrašų, „Audit (Premium)“ iki 1 000 000.

Eksportuotame faile svarbiausia informacija yra stulpelyje „AuditData“, kuris saugomas JSON formatu. Jį patogu išskleisti „Excel Power Query“ įrankiu: kiekvienas JSON laukas tampa atskiru stulpeliu, pavyzdžiui, darbo sritis, ataskaitos pavadinimas, operacija ir naudotojo el. paštas.

Keli patarimai filtruojant:

• Tyrinėdami vieną incidentą, pradėkite nuo siauro laiko intervalo ir konkretaus naudotojo.
• Tikrindami bendrinimą, filtruokite pagal bendrinimo ir prieigos suteikimo operacijas.
• Jei rezultatų daugiau nei leidžia eksporto riba, padalykite paiešką į trumpesnius laikotarpius.

Programinis gavimas: REST API ir PowerShell

Kai audito duomenų reikia nuolat, rankinis eksportas nebetinka. „Microsoft“ aprašo, kad duomenis galima eksportuoti per Power BI REST API į blob saugyklą ar SQL duomenų bazę, o PowerShell komanda Get-PowerBIActivityEvent grąžina vienos dienos veiklos duomenis.

Planuodami automatizavimą, atsižvelkite į šiuos apribojimus:

1. Laiko langas. Viena užklausa per REST API atsiunčia iki vienos valandos duomenų, todėl dienai surinkti reikia ciklo.
2. Užklausų riba. Get Activity Events API leidžia iki 200 užklausų per valandą.
3. Saugojimas. „Microsoft“ pavyzdyje kiekvienos dienos duomenys išsaugomi atskirame JSON faile. Tai patogi struktūra vėlesniam įkėlimui į Power BI modelį.

Surinktus failus galima laikyti SharePoint bibliotekoje, duomenų saugykloje ar SQL bazėje. Kada verta kurti atskirą saugyklą, aptarėme straipsnyje apie Power BI duomenų saugyklą. Ataskaita, sukurta ant šių failų, gali atsinaujinti pagal tvarkaraštį: nustatymus aprašėme suplanuoto atnaujinimo vadove.

Kiek laiko saugomi įrašai ir kada jie pasirodo

Pagal „Microsoft“ aprašą, „Audit (Standard)“ įrašai saugomi 180 dienų, o „Audit (Premium)“ saugojimas gali būti ilgesnis, priklausomai nuo taikomų saugojimo politikų. Šešių mėnesių dažnai neužtenka metų palyginimui ar auditoriaus užklausai apie praėjusius finansinius metus.

Todėl „Microsoft“ rekomenduoja skubiai pradėti išgauti ir saugoti naudotojų veiklos duomenis, jei to dar nedarote. Istorijos, kuri jau išnyko, atkurti nebus galima.

Įrašai atsiranda ne akimirksniu. Dauguma įvykių Power BI pasirodo per 30 minučių, tačiau vėlavimas gali siekti iki 60 minučių. Jei ką tik pasidalijote ataskaita ir įrašo dar nematote, palaukite valandą ir pakartokite paiešką.

Kaip audito duomenis panaudoti praktiškai

„Microsoft“ įgyvendinimo gairėse išskiria kelias audito duomenų panaudojimo kryptis: palyginti faktinį naudojimą su poreikiu, rasti nenaudojamus išteklius, peržiūrėti duomenų šaltinių naudojimą ir tirti galimas saugumo problemas, pavyzdžiui, perteklinį bendrinimą.

Kaip tai atrodo įmonėje, kuri analizuoja Rivilė ar Finvalda duomenis:

• Pelno ataskaita. Matote, ar vadovai iš tikrųjų atidaro mėnesio pelno ir sąnaudų ataskaitą, ar ji liko nenaudojama.
• Restoranų tinklas. Galite patikrinti, ar padalinių vadovai žiūri tik savo padalinio duomenis ir ar niekas neeksportuoja viso tinklo pardavimų.
• Išorinis buhalteris ar konsultantas. Įrašai parodo, kada išorinis naudotojas jungėsi ir ką peržiūrėjo, todėl prieigą galima laiku atšaukti.
• Pakeitimų tyrimas. Jei skaičiai ataskaitoje staiga pasikeitė, žurnalas parodo, kas ir kada publikavo naują versiją.

Audito žurnalas papildo, bet nepakeičia prevencinių priemonių. Prieigą riboja eilutės lygio sauga, o bendrinimo būdo pasirinkimą aprašėme vadove apie duomenų dalinimąsi Power BI. Jei tvarkote asmens duomenis, audito istorija padeda pagrįsti, kas turėjo prieigą: plačiau apie tai straipsnyje apie BDAR ir Power BI.

Mūsų požiūris

Audito žurnalas vertingiausias tada, kai jo nereikia atidaryti rankiniu būdu. Matome, kad įmonės dažnai prisimena žurnalą tik po incidento, kai dalis istorijos jau gali būti išnykusi.

Todėl rekomenduojame audito duomenis traktuoti kaip dar vieną duomenų šaltinį, lygiai taip pat kaip Rivilė, Finvalda, SharePoint ar Excel. Kai veiklos įrašai automatiškai patenka į Power BI modelį šalia finansinių duomenų, vadovas vienoje vietoje mato ir finansinius rodiklius, ir tai, kas tuos rodiklius naudoja.

Mūsų sprendimuose ataskaitos atsinaujina be papildomo naudotojo darbo. Tas pats principas tinka ir stebėsenai: vienas kartą sukonfigūruotas procesas, aiškūs vaidmenys ir reguliari peržiūra. Tai leidžia būti žingsniu priekyje, o ne aiškintis pasekmes.

Analitika360

Power BI analitika, paruošta jūsų verslui

Analitika360 kuria Power BI ataskaitų paketus Rivilė ir Finvalda naudotojams: pajamos, sąnaudos, pelnas, balansas, pardavimai, sandėlis ir skolos viename modelyje, su automatiniu atnaujinimu. Rivilė Basic ir Finvalda Basic planai kainuoja 59 Eur per mėnesį, Rivilė PRO ir Finvalda PRO planai 89 Eur per mėnesį.

Jei jums reikia atskiros audito ar naudojimo stebėsenos ataskaitos, integracijos su SharePoint, CRM ar logistikos sistemomis, atliekame individualius projektus už 70 Eur per valandą. Taip pat padedame įsigyti Microsoft Pro ir Premium licencijas. Visus planus ir sąlygas rasite verslo analitikos kainų puslapyje, o paketų palyginimą skiltyje Rivilė, Finvalda ir Power BI paketai. Susisiekite, ir aptarsime, kaip jūsų duomenys galėtų dirbti jums.

DUK

Ar Power BI audito žurnalus galima peržiūrėti be administratoriaus teisių?

Purview audito žurnalui reikia „Audit Logs“ arba „View-Only Audit Logs“ vaidmens, todėl paprastas Power BI naudotojas įrašų nemato. Vaidmenį gali suteikti Microsoft 365 administratorius. Jei reikia tik peržiūrėti įrašus, užtenka peržiūros vaidmens.

Kodėl neradau įvykio, kuris įvyko prieš kelias minutes?

Dauguma Power BI įvykių pasirodo per 30 minučių, tačiau vėlavimas gali siekti iki 60 minučių. Palaukite valandą ir pakartokite paiešką. Jei įrašo vis dar nėra, patikrinkite datų intervalą ir pasirinktas veiklas.

Kiek laiko galima matyti senus įrašus?

Su „Audit (Standard)“ įrašai saugomi 180 dienų, su „Audit (Premium)“ saugojimas gali būti ilgesnis pagal saugojimo politikas. Ilgesnei istorijai duomenis reikia reguliariai eksportuoti į savo saugyklą.

Ar audito duomenis galima atvaizduoti Power BI ataskaitoje?

Taip. Duomenis surinkus per REST API ar PowerShell ir išsaugojus JSON failais ar SQL bazėje, juos galima įkelti į Power BI modelį. Tokia ataskaita parodo naudojimo tendencijas, nenaudojamas ataskaitas ir bendrinimo pokyčius.

Šaltiniai

• Track user activities in Power BI (Microsoft Learn)
• Track user activities in Microsoft Fabric (Microsoft Learn)
• View audit logs (Microsoft Learn)
• Audit log activities (Microsoft Learn)
• View Power Platform admin activity logs in Microsoft Purview (Microsoft Learn)
• Export, configure, and view audit log records (Microsoft Learn)
• Access the Power BI activity log (Microsoft Learn)
• Admin - Get Activity Events (Microsoft Learn)
• Learn about auditing solutions in Microsoft Purview (Microsoft Learn)
• Power BI implementation planning: Auditing and monitoring (Microsoft Learn)

Rekomendacijos

• Duomenų kokybės stebėjimas Power BI: kontrolinis sąrašas analitikams
• Power BI suplanuotas atnaujinimas: limitai ir nustatymai
• Duomenų dalinimasis Power BI: kaip pasirinkti tinkamą būdą
• Eilutės lygio sauga: kaip apsaugoti duomenis Power BI ir DB