Jūsų verslas 360° Analitika360
Buhalterinės ataskaitos Power BI: ką rodyti ir kaip automatizuoti
Buhalterinės ataskaitos Power BI aplinkoje yra tie patys pelno (nuostolių), balanso, skolų ir pinigų srautų duomenys, kuriuos jau turite Rivilėje ar Finvaldoje, tik pateikti interaktyviai ir atnaujinami automatiškai. Vietoj eksporto į Excel kiekvieną mėnesį vadovas ar buhalteris atsidaro vieną ataskaitą, pasirenka laikotarpį, padalinį ar klientą ir iškart mato skaičius. Šiame straipsnyje paaiškiname, kokias ataskaitas verta perkelti pirmiausia, kaip duomenys techniškai patenka į Power BI, kokie licencijų ir saugos apribojimai galioja ir kada geriau rinktis paruoštą paketą, o kada individualų projektą.
TL;DR
- Power BI nepakeičia apskaitos programos: ji skaito Rivilės ar Finvaldos duomenis ir paverčia juos analitika, kurią galima filtruoti ir lyginti.
- Pirmiausia verta automatizuoti pelno (nuostolių) ataskaitą, balansą, debitorių ir kreditorių skolas bei pinigų srautus.
- Jei apskaitos duomenų bazė yra įmonės serveryje, automatiniam atnaujinimui reikalingas duomenų šliuzas (gateway).
- Atnaujinimų skaičius per parą priklauso nuo licencijos: Pro leidžia iki 8, Premium ir Fabric talpos iki 48.
- Paruoštas paketas Rivilės ar Finvaldos naudotojams paleidžiamas greičiau nei ataskaitos, kuriamos nuo nulio, nes duomenų modelis jau sukurtas.
Turinys
- Kuo Power BI ataskaita skiriasi nuo ataskaitos apskaitos programoje
- Kokias buhalterines ataskaitas verta perkelti pirmiausia
- Kaip duomenys iš Rivilės ar Finvaldos patenka į Power BI
- Prieigos teisės ir duomenų sauga
- Kodėl ataskaita lėtėja ir kaip to išvengti
- SAF-T ir vidinė analitika: skirtingi tikslai
- Paruoštas paketas ar ataskaitų kūrimas nuo nulio
- Mūsų požiūris
- Analitika360 paketai Rivilės ir Finvaldos naudotojams
- DUK
- Šaltiniai
Kuo Power BI ataskaita skiriasi nuo ataskaitos apskaitos programoje
Apskaitos programa sukurta tam, kad operacijos būtų užregistruotos teisingai ir pagal taisykles. Jos ataskaitos atsako į klausimą „kiek?“: kokia apyvarta, koks likutis, kiek skolingas klientas. Power BI atsako į klausimus „kodėl?“ ir „kur?“: kuris padalinys sumažino maržą, kurie klientai vėluoja mokėti nuolat, kaip šių metų sąnaudos atrodo palyginti su praėjusiais.
Praktiniai skirtumai:
- Interaktyvumas. Vienu paspaudimu nuo bendro pelno pereinate prie sąskaitos, o nuo jos prie konkretaus dokumento.
- Keli šaltiniai viename modelyje. Apskaitos duomenis galima sujungti su Excel biudžetu, SharePoint sąrašais, CRM ar logistikos sistema.
- Automatinis atnaujinimas. Ataskaita atsinaujina pagal grafiką, niekam nereikia kopijuoti duomenų.
- Prieiga bet kur. Tą pačią ataskaitą vadovas mato naršyklėje ar telefone, o buhalteris dirba įprastai.
Svarbu suprasti, kas vyksta per atnaujinimą. Pasak Microsoft dokumentacijos apie duomenų atnaujinimą, Power BI kreipiasi į duomenų šaltinį, prireikus įkelia duomenis į semantinį modelį ir tada atnaujina nuo jo priklausančias vizualizacijas. Taigi ataskaitos tikslumas visada priklauso nuo to, kaip tvarkingai vedama apskaita.
Kokias buhalterines ataskaitas verta perkelti pirmiausia
Ne viską reikia automatizuoti iš karto. Didžiausią naudą duoda ataskaitos, kurios ruošiamos reguliariai ir kurias skaito ne tik buhalterija.
| Ataskaita | Ką parodo | Kam naudingiausia |
|---|---|---|
| Pelno (nuostolių) ataskaita | Pajamos, sąnaudos, marža pagal mėnesius, padalinius, projektus | Vadovui, finansų direktoriui |
| Balansas | Turto, įsipareigojimų ir nuosavybės pokytis, likučių tikrinimas | Buhalteriui, auditui |
| Debitorių ir kreditorių skolos | Pradelsimo intervalai, didžiausi skolininkai, mokėjimų disciplina | Buhalteriui, pardavimų vadovui |
| Pinigų srautai | Įplaukos ir išmokos, laukiami mokėjimai | Finansų direktoriui |
| Faktas ir biudžetas | Nuokrypiai nuo plano pagal sąnaudų straipsnius | Vadovams, konsultantams |
| Pardavimai ir sandėlis | Prekių grupės, klientai, atsargų apyvarta | Komercijos ir logistikos komandoms |
Jei norite pasigilinti į konkrečią ataskaitą, plačiau rašėme apie Rivilės balanso analizę prieš metų uždarymą, Finvalda pelno ataskaitos paruošimą ir skaitymą, pinigų srautų analizę Power BI ir biudžeto palyginimą su faktu.
Kaip duomenys iš Rivilės ar Finvaldos patenka į Power BI
Techninis kelias paprastas, jei jį suplanuojate iš anksto. Įprasta seka atrodo taip:
- Prisijungimas prie duomenų šaltinio. Nustatoma, kur saugoma apskaitos duomenų bazė: įmonės serveryje ar debesyje.
- Duomenų šliuzo diegimas. Microsoft nurodo, kad šliuzas reikalingas visada, kai Power BI turi pasiekti duomenis, kurie nėra tiesiogiai prieinami internetu. Daugumai įmonių, kurių apskaitos programa veikia vietiniame serveryje, tai būtinas žingsnis.
- Duomenų modelio kūrimas. Sąskaitų planas, dokumentai, kontrahentai, padaliniai ir kalendorius sujungiami į vieną modelį su aiškiais ryšiais.
- Ataskaitų puslapiai. Ant modelio kuriamos vizualizacijos: rodikliai, tendencijos, detalizacijos lentelės.
- Atnaujinimo grafikas ir prieigos. Nustatoma, kada duomenys atnaujinami ir kas ką mato.
Šliuzo planavimą išsamiai aprašo Microsoft duomenų šliuzų diegimo gairės, o praktinę jo pusę lietuviškai paaiškinome straipsnyje apie Power BI duomenų šliuzą ir jo diegimą.
Atnaujinimo dažnis ir licencijos
„Realiu laiku“ verslo kalboje dažniausiai reiškia „pakankamai šviežiai, kad galėtum priimti sprendimą“. Techninę ribą nustato licencija: pagal Microsoft suplanuoto atnaujinimo aprašą, Pro licencija leidžia iki 8 suplanuotų atnaujinimų per parą, o Premium per vartotoją (PPU) ir Fabric talpos iki 48.
Kasdieniam pajamų ir skolų stebėjimui daugumai mažų ir vidutinių įmonių pakanka Pro licencijos. Pavyzdžiui, restoranų tinklui, kuris nori matyti vakarykštę apyvartą ryte ir dienos eigą po pietų, užtenka kelių atnaujinimų per dieną. Atnaujinimus verta planuoti ne darbo piko metu, kai apskaitos serveris mažiau apkrautas.
Prieigos teisės ir duomenų sauga
Buhalteriniai duomenys yra jautrūs, todėl vienas iš pirmų klausimų diegiant Power BI: kas ką mato. Padalinio vadovui dažniausiai reikia tik savo padalinio skaičių, o finansų direktoriui visos įmonės.
Tam naudojama eilučių lygio sauga (Row-Level Security). Kai duomenų šaltinis tai palaiko, galima naudoti ir vienkartinį prisijungimą: Microsoft aprašo SSO per vietinį duomenų šliuzą, kai vartotojo tapatybė perduodama į šaltinį ir jis mato duomenis pagal savo teises. Jei apskaitos duomenys saugomi SQL Server, papildomą apsaugos sluoksnį gali suteikti jautrių laukų maskavimas; praktinį pavyzdį rasite SQL Server duomenų maskavimo vadove.
Kaip ataskaitas saugiai pasidalinti su vadovais ar išorės konsultantais, aptarėme atskirai: duomenų dalinimosi Power BI būdai.
Kodėl ataskaita lėtėja ir kaip to išvengti
Lėta ataskaita dažniausiai yra ne licencijos, o modelio problema. Microsoft pabrėžia, kad vizualizacijų gausa ir neefektyvus modelis tiesiogiai veikia atnaujinimo trukmę ir šliuzo resursų naudojimą. Dažniausios priežastys:
- į modelį keliami visi apskaitos laukai, nors ataskaitai reikia trečdalio;
- Power Query transformacijos neperduodamos šaltiniui (nėra vadinamojo „query folding“), todėl visi neapdoroti duomenys tempiami į atmintį;
- viename puslapyje sudėta dešimtys vizualizacijų;
- nėra atskiros kalendoriaus lentelės, todėl laikotarpių palyginimai skaičiuojami sudėtingai.
Jei renkatės analitikos įrankį ir lyginate jų spartą bei darbą su dideliais modeliais, naudinga Power BI ir Tableau palyginimo apžvalga. Apie finansinio modelio struktūrą plačiau rašėme gide duomenų modelis finansams.
SAF-T ir vidinė analitika: skirtingi tikslai
Buhalteriai kartais klausia, ar Power BI ataskaitos susijusios su SAF-T. Tiesiogiai ne. Pagal VMI atsakymus apie SAF-T, mokesčių mokėtojai, kurių grynosios pardavimo pajamos viršija 300 tūkst. Eur, turi būti pasirengę pateikti apskaitos duomenis SAF-T formatu mokesčių administratoriui pareikalavus. Tai prievolė valstybei.
Power BI skirta vidiniams sprendimams. Vis dėlto abu dalykai remiasi ta pačia sąlyga: tvarkingai ir nuosekliai registruotomis ūkinėmis operacijomis. i.SAF-T posistemis buvo kuriamas standartizuotiems apskaitos duomenims kaupti, o tas pats standartizavimas labai palengvina ir analitiką: kuo vienodžiau vedami dokumentai, tuo patikimesnės ataskaitos.
Paruoštas paketas ar ataskaitų kūrimas nuo nulio
Yra keli būdai gauti buhalterines ataskaitas Power BI. Juos verta palyginti pagal laiką, kainą ir priežiūrą.
| Būdas | Paleidimo laikas | Kas prižiūri | Tinka |
|---|---|---|---|
| Rankinis eksportas į Excel | Iš karto | Buhalteris kiekvieną mėnesį | Labai mažoms įmonėms be poreikio detalizuoti |
| Savarankiškas kūrimas įmonės viduje | Savaitės ar mėnesiai | Vidinis analitikas | Įmonėms, turinčioms Power BI specialistą |
| Paruoštas paketas Rivilei ar Finvaldai | Greitas, modelis jau sukurtas | Paslaugos teikėjas | Daugumai Rivilės ir Finvaldos naudotojų |
| Individualus projektas | Priklauso nuo apimties | Paslaugos teikėjas ir įmonė | Įmonėms su keliais šaltiniais ir specifiniais procesais |
Paruošto paketo pranašumas tas, kad apskaitos programos duomenų struktūra jau išanalizuota, o ataskaitos ir atnaujinimas paruošti. Individualus projektas reikalingas, kai be apskaitos reikia jungti CRM, logistikos ar šakos specifinius duomenis, pavyzdžiui, statybos objektų sąnaudas ar restoranų padalinių rezultatus.
Mūsų požiūris
Dirbdami su Rivilės ir Finvaldos naudotojais matome tą patį dėsningumą: buhalterija turi visus reikalingus duomenis, bet laikas iki vadovo sprendimo prailgsta dėl rankinio darbo. Ataskaita ruošiama dieną ar dvi, o kai ją perskaito, skaičiai jau pasenę.
Todėl pradedame ne nuo gražių grafikų, o nuo patikimo modelio ir automatinio atnaujinimo. Kai pajamos, sąnaudos, pelnas, balansas ir skolos atsinaujina be žmogaus įsikišimo, buhalteris sutaupo laiko ir gali skirti jį analizei, o vadovas mato aktualius rodiklius tada, kai jų reikia. Vėliau prie to paties modelio prijungiame Excel, SharePoint, CRM ar logistikos duomenis, kad finansai būtų matomi kartu su veikla.
Patariame pradėti nuo dviejų ar trijų ataskaitų, kurias įmonė jau ruošia reguliariai, ir tik tada plėsti. Taip analitika greičiau tampa kasdieniu darbo įrankiu.
— Analitika360
Analitika360 paketai Rivilės ir Finvaldos naudotojams
Analitika360 siūlo paruoštus Power BI ataskaitų rinkinius, kurie jungiasi prie jūsų apskaitos programos ir atsinaujina automatiškai:
- Rivilė Basic ir Finvalda Basic: 59 Eur per mėnesį;
- Rivilė PRO ir Finvalda PRO: 89 Eur per mėnesį;
- individualūs projektai: 70 Eur per valandą;
- reikalingas Microsoft Pro ir Premium licencijas taip pat galime parūpinti.
Peržiūrėkite verslo analitikos kainas ir planus arba susipažinkite su Rivilė Basic ir Finvalda Basic paketais.
DUK
Ar Power BI pakeičia Rivilės ar Finvaldos ataskaitas?
Ne. Apskaitos programa lieka pagrindine sistema, kurioje registruojamos operacijos ir rengiamos privalomos ataskaitos. Power BI skaito tuos pačius duomenis ir pateikia juos analizei: su filtrais, palyginimais ir detalizacija.
Ar būtina diegti duomenų šliuzą?
Jei apskaitos duomenų bazė yra įmonės serveryje ir nepasiekiama internetu, taip. Be šliuzo Power BI paslauga negali automatiškai atnaujinti ataskaitų iš vietinio šaltinio.
Kiek kartų per dieną atsinaujina ataskaitos?
Tai priklauso nuo licencijos ir nustatyto grafiko. Su Pro licencija galima suplanuoti iki 8 atnaujinimų per parą, su Premium per vartotoją arba Fabric talpa iki 48.
Ar buhalteriui reikia mokėti Power BI?
Paruoštam paketui naudoti pakanka mokėti filtruoti ir skaityti ataskaitą, o modelį ir atnaujinimą prižiūri paslaugos teikėjas. Bazinės Power BI žinios praverčia, jei norite patys kurti papildomus puslapius.
Šaltiniai
- Microsoft Learn: Data refresh in Power BI
- Microsoft Learn: Configure scheduled refresh
- Microsoft Learn: On-premises data gateway sizing
- Microsoft Learn: Power BI implementation planning, data gateways
- Microsoft Learn: Overview of single sign-on for on-premises data gateways
- VMI: Dažniausiai užduodami klausimai apie SAF-T
- VMI i.MAS: Apie i.SAF-T
