Buhalteriams: Rivilėje paverskite skolų ataskaitas valdymo įrankiu su Power BI

Rivilėje skolų ataskaitą suformuosite per kelią Servisas → Debitorinės/Kreditorinės operacijos → Kliento būklė arba Suminės skolos. Prieš spausdinimą patikrinkite tris dalykus: būklės datą, valiutos perskaičiavimą ir sudengimų būseną, nes klaida bet kuriame iš jų iškreipia visą skolos vaizdą. Jei skolų valdymą reikia kelti į aukštesnį lygį, pvz., matyti vėluojančius klientus realiu laiku, Gali būti automatizuojami šie duomenys Power BI aplinkoje.

Trumpai:

Skolų ataskaita turi būti tiksliai formuojama būklės data, valiutos kursai ir sudengimų būsenos tikrinami prieš spausdinimą.

Skolų sudengimo režimai apima rankinį, dalinai automatizuotą ir FIFO metodą, kurie turi būti aiškiai atskirti, kad nebūtų painiavos.

Sistemoje galima automatizuoti skolos priminimus ir suderinimo aktus, nustatant minimalią uždelstos sumos ribą ir naudojant specialią sistemos sąranką.

Pasekmių klaidos dažniausiai kyla dėl neteisingų valiutų perskaičiavimų arba nepritaikytų sudengimo taisyklių, tad jas būtina patikrinti dokumentais.

Power BI įrankis leidžia automatizuotai ir vizualiai stebėti skolų būklę, o tai ypač naudinga didelėse įmonėse ir kelių padalinių struktūrose.

Turinys

Kaip suformuoti pagrindines skolų ataskaitas rivilėje
Kaip veikia skolų sudengimas: rankinis, dalinai automatizuotas ir FIFO
Kaip formuoti skolų priminimus ir suderinimo aktus
Kaip formuoti mokėjimus iš suminių skolų
Valiutinės skolos ir dažniausios ataskaitų klaidos
Analitika360 perspektyva: kada Power BI papildo Rivilės ataskaitas
Rivilės ataskaitos vs. automatizuotas skolų valdymas
Šaltiniai

Kaip suformuoti pagrindines skolų ataskaitas rivilėje

Rivilė skolų ataskaitos generuojamos vienoje vietoje, tačiau rezultatas priklauso nuo to, kaip nustatote filtrus. Rivilės Debitorinių ir Kreditorinių operacijų modulis leidžia peržiūrėti pirkėjų ir tiekėjų likučius, analizuoti skolų senėjimą ir iš karto spausdinti ataskaitą pagal pasirinktus kriterijus.

Pagrindinis langas atidaromas per meniu Servisas → Debitorinės/Kreditorinės operacijos → Kliento būklė. Šiame lange formuojama tiek suminė, tiek detali ataskaita, priklausomai nuo pasirinkto formato. Rivilės gidas nurodo, kad rezultatą lemia dvi nuostatos: būklės data ir taikomi filtrai.

Praktiškai veiksmų seka atrodo taip:

Atidarykite Servisas → Debitorinės/Kreditorinės operacijos → Kliento būklė.
Nustatykite būklės datą, iki kurios skaičiuojamas likutis. Ši data lemia, ar ataskaita rodo dabartinę, ar istorinę padėtį.
Pasirinkite filtrus: pirkėjas ar tiekėjas, valiuta, konkrečios sąskaitos sąlygos.
Jei reikia bendro vaizdo be detalizacijos, spausdinkite „Klientų būklė suminė (i)“.
Jei reikia matyti kiekvieną sąskaitą atskirai, pereikite prie detalios ataskaitos formos.
Patikrinkite mokėjimų planą, jei klientui taikomas dalinis atsiskaitymas per kelis terminus.

Suminė ataskaita tinka greitam patikrinimui, kai reikia žinoti bendrą skolos dydį. Detali versija naudinga, kai reikia atsekti konkrečią sąskaitą ar aiškintis su klientu dėl konkretaus mokėjimo.

Profesionalus patarimas: Jei ruošiate ataskaitą prieš mėnesio uždarymą, visada nustatykite būklės datą į paskutinę mėnesio dieną, o ne į „šiandien“ pagal numatytą reikšmę. Kitaip ataskaita įtrauks operacijas, kurios logiškai priklauso kitam laikotarpiui.

Kaip veikia skolų sudengimas: rankinis, dalinai automatizuotas ir FIFO

Sudengimas Rivilėje reiškia skolos ir mokėjimo susiejimą konkrečiu dokumentu arba visa suma. Sistemoje egzistuoja trys principiškai skirtingi režimai, ir jų maišymas dažniausiai sukuria painiavą ataskaitose.

Rankinis dengimas. Vartotojas pats pasirenka, kuris mokėjimas dengia kurią sąskaitą. Tinka, kai klientas moka nurodydamas konkretų dokumentą arba kai reikia išskirtinės tvarkos.
Dalinai automatizuotas dengimas. Sistema susieja įrašus tik tada, kai sutampa klientas, valiuta ir dokumento numeris. Tai patogu, kai mokėjimo pavedime nurodyta sąskaitos informacija.
Automatizuotas (FIFO) dengimas. Rivilės modulio aprašymas patvirtina, kad automatinis režimas dengia seniausias skolas pirmiausia, remdamasis FIFO principu, ir reikalauja iš anksto nustatytos taisyklės kliento kortelėje.

FIFO dengimas paspartina darbą su klientais, kurie moka reguliariai ir be konkrečių nuorodų, tačiau jį reikia peržiūrėti rankiniu būdu, kai klientas turi ginčytinų sąskaitų ar dalinius mokėjimus keliomis valiutomis.

Kaip formuoti skolų priminimus ir suderinimo aktus

Priminimai ir suderinimo aktai formuojami tame pačiame Debitorinių/Kreditorinių operacijų modulyje, klientų informavimo sąraše. Rivilės gidas aprašo visą sąranką nuo minimalios sumos iki automatinio siuntimo.

Sistemoje galima nustatyti minimalią vėluojančią sumą, žemiau kurios priminimas nebus generuojamas.
Į informavimo sąrašą patenka tik klientai, kurių bent viena sąskaita viršija šią ribą.
El. laiško šablone galima naudoti kintamąjį {{clientAdditionalEmails}}, kad priminimas nueitų ne tik pagrindiniam, bet ir papildomiems kliento kontaktams.
Automatiniam siuntimui reikia atskiro vartotojo su ribotomis teisėmis, aprašyto eksporto šablono ir užduočių planuoklio, pavyzdžiui, „Tasker“ ar „Windows“ užduočių planuoklio.

Profesionalus patarimas: Sukurkite specialų sisteminį vartotoją tik priminimų siuntimui. Jei naudosite bendrą buhalterio prisijungimą, bet kokia sesijos pertrauka sustabdys visą automatizaciją.

Kaip formuoti mokėjimus iš suminių skolų

Mokėjimo operacijos iš suminių skolų formuojamos tuo pačiu principu kaip ir ataskaitos, tik kitame lange. Rivilės gidas apie sumines skolas aprašo tikslią seką.

Atidarykite Servisas → Debitorinės/Kreditorinės operacijos → Suminės skolos.
Pasirinkite laikotarpį ir klientą, kurio skolas norite atrinkti.
Pažymėkite reikalingus dokumentus sąraše.
Paspauskite „Atsiskaitymo operacijų formavimas“ ir nurodykite operacijos tipą „Išmokos“.
Jei reikia, pažymėkite „Naudoti mokėjimo datą“. Šis parametras perkelia suminės skolos mokėjimo datą į naujai formuojamą išmoką, o ne priskiria dabartinę dieną.
Suformuotą operaciją rasite meniu Atsiskaitymai → Išmokos.

Šis kelias ypač naudingas, kai reikia paruošti masinį mokėjimų sąrašą keliems tiekėjams iš karto, nekuriant kiekvienos operacijos atskirai.

Valiutinės skolos ir dažniausios ataskaitų klaidos

Kai klientui ar tiekėjui yra sąskaitų kita valiuta nei bazinė, ataskaita bus neteisinga, kol neatliktas perskaičiavimas. Rivilės pamoka apie klientų skolų analizę pažymi, kad perskaičiavimas turi būti atliktas prieš formuojant ataskaitą, ne po jos.

Būklės data valiutiniams likučiams reiškia dar daugiau nei nacionalinei valiutai: pasirinkta data lemia, kokiu kursu bus vertinamas neapmokėtas likutis. Tai galima papildomai stebėti su valiutų kursų svyravimų analize, aprašyta valiutų rinkos analizės vadove.

Niekada nekoreguokite skaičių pačioje ataskaitoje. Rivilės gidas primena, kad taisymai turi eiti per debitorinių ar kreditorinių operacijų dokumentus, ne per ataskaitos langą.
Patikrinkite, ar kliento kortelėje nustatyta sudengimo taisyklė. Be jos automatinis dengimas tiesiog neįsijungs.
Peržiūrėkite skolos senėjimą periodiškai, nes viena vienkartinė ataskaita neparodo tendencijos.

Skolų senėjimo stebėjimas turėtų vykti bent kartą per savaitę, nes reta vienkartinė patikra nespėja pagauti vėluojančių klientų laiku, teigia Rivilės ERP dokumentacija.

Analitika360 perspektyva: kada Power BI papildo Rivilės ataskaitas

Rivilės spausdinamos ataskaitos yra tikslios, bet statinės: matote akimirkos nuotrauką, kurią reikia atnaujinti rankiniu būdu kiekvieną kartą. Tai pakankamai gerai, kai skolininkų sąrašas nedidelis ir viena buhalterė spėja jį peržiūrėti kasdien.

Situacija pasikeičia, kai skolų šimtai, keli padaliniai ar keliolika klientų kasdien pinasi viename sąraše. Tada rankinis Rivilės ataskaitų peržiūrėjimas tampa laiko švaistymu, kurio galima išvengti. Analitika360 Power BI ataskaitos sujungia Rivilės duomenis su vizualiu skydeliu, kuris automatiškai atsinaujina ir iškart parodo, kurie klientai vėluoja ilgiausiai ir kokia bendra rizika.

Tokį sprendimą dažnai naudoja įmonės, dirbančios su keliomis klientų grupėmis vienu metu, ir restoranų tinklai, kur skolos paskirstytos per daugybę tiekėjų. Diegimas dažnai trunka nuo kelių dienų iki kelių savaičių, priklausomai nuo duomenų šaltinių skaičiaus.

— Analitika360

Rivilės ataskaitos vs. automatizuotas skolų valdymas

Jei jau žinote, kaip Rivilėje spausdinti kliento būklės ataskaitą, kitas logiškas žingsnis yra paklausti: kiek laiko sugaištate ją peržiūrėdami kas savaitę?

Analitika360

Net nekeičiant Rivilės, kurioje toliau tvarkomos operacijos ir sudengimai, galima paimti tuos pačius duomenis ir paversti juos gyvu skydeliu, kuris atsinaujina be vartotojo įsikišimo, taip atsisakant rankinio suminės ataskaitos spausdinimo ir skaičių lyginimo kiekvieną savaitę. Peržiūrėkite Power BI ataskaitų pavyzdžius, kad pamatytumėte, kaip atrodo vėluojančių klientų skydelis realiu laiku.

Demonstraciją verta prašyti, jei valdote kelis padalinius, dirbate su dešimtimis klientų vienu metu arba tiesiog norite, kad vadovas gautų skolų vaizdą be prašymo buhalterijai. Susisiekite dėl konsultacijos ar ataskaitų pavyzdžio per sprendimų puslapį ir įvertinkite, kiek laiko sutaupytumėte per mėnesį.

Rivilės ataskaitos vs. automatizuotas skolų valdymas — overview diagram

Šaltiniai

Detalius žingsnius rasite Rivilės skolų valdymo gide, priminimų sąrankos aprašyme Rivilės GAMA gide ir mokėjimų formavimo instrukcijoje apie sumines skolas. Apie Rivilės duomenų analitiką sužinokite Analitika360 puslapyje.