Išvenkite gruodžio panikos: Rivilės balanso analizė buhalteriams

Balansą Rivilėje suformuosite per Servisas → Didžioji knyga → Balansas. Prieš spausdami mygtuką „Formuoti“, patikrinkite du dalykus: parametrus SS-FISCAL-YEART ir SS-BALANCE-ROUND-CENT-ACCOUNT, taip pat sąskaitų plano priskyrimą mokestinėms sąskaitoms. Be šios patikros ataskaita gali būti netiksli arba visiškai nesusiformuoti.

Trumpai:

• Svarbu patikrinti parametrus SS-FISCAL-YEART ir SS-BALANCE-ROUND-CENT-ACCOUNT, taip pat sąskaitų priskyrimą mokestinėms sąskaitoms prieš formuojant balansą.
• Dažniausios klaidos kyla dėl neužpildytų parametrų arba netinkamos sąskaitų priskyrimo, todėl būtina reguliariai tikrinti sąskaitų priskyrimus ir balansą per metų ketvirčius.
• Ataskaitą galima formuoti pagal įmonės arba mokestinio sąskaitų Plano filtrus, o jos turinį lemia pasirinktas laiko periodas, padalinys, objektas ar centras.
• Reikėtų naudoti tiek XLS, tiek PDF formato eksportą priklausomai nuo poreikio, tačiau automatiškai kas mėnesį derinti duomenis ir patikrinti balansą gerokai sumažina klaidų skaičių.
• Automatinės analitikos sprendimai, pavyzdžiui, Power BI, leidžia išvengti rankinio balanso derinimo ir nešvaistyti laiko kas mėnesį tikrinant duomenis.

Turinys

• Kur rasti balanso ataskaitą Rivilėje
• Nustatymai ir parametrų kontrolė: SS-FISCAL-YEART, apvalinimas ir sąskaitų priskyrimai
• Ataskaitos formavimas ir eksporto variantai
• Kritiniai patikrinimai prieš metų uždarymą
• Praktiniai patarimai ir dažniausios klaidos rengiant balanso ataskaitą
• Redaktoriaus perspektyva: kada verta automatizuoti balanso analizę
• Power BI ataskaitos, kurios sutikrina Rivilės duomenis už jus
• Šaltiniai

Kur rasti balanso ataskaitą Rivilėje

Meniu kelias yra fiksuotas ir vienodas visose Rivilės versijose: Servisas → Didžioji knyga → Balansas. Atidarius langą, prieš akis atsiveria filtrų rinkinys ir tuščias ataskaitos laukas, kuris užpildomas tik po parametrų nustatymo.

Rivilė leidžia rinktis, ar ataskaitą formuoti pagal įmonės, ar pagal mokestinį sąskaitų planą, o tai tiesiogiai lemia, kokia informacija atsiras suvestinėje. Filtrų juostoje verta atkreipti dėmesį į šiuos laukus:

• Data nuo / Data iki — nustato analizuojamą laikotarpį, dažniausiai kalendorinius metus arba ketvirtį.
• Padalinys — naudinga, kai įmonė turi kelis skyrius ir juos analizuojate atskirai.
• Objektas — leidžia matyti balansą pagal konkretų projektą ar padalinio vienetą.
• Centras — filtras įmonėms, kurios apskaitą skaido pagal pelno arba sąnaudų centrus.

Formos pasirinkimas taip pat svarbus: galite rinktis sutrumpintą arba pilną ataskaitos formą, o sumas rodyti su centais arba apvalintas iki euro. Sutrumpinta forma tinka greitai peržiūrai, pilna versija reikalinga audito ar VMI pateikimams.

Nustatymai ir parametrų kontrolė: SS-FISCAL-YEART, apvalinimas ir sąskaitų priskyrimai

Didžioji dalis „Rivilė balansas neteisingas“ atvejų kyla ne dėl programos gedimo, o dėl neužpildytų parametrų. Prieš pirmąjį ataskaitos formavimą reikia atlikti tris veiksmus.

1. Užpildykite SS-FISCAL-YEART. Šis parametras nurodo sistemai, kurie finansiniai metai laikomi aktyviais skaičiavimams. Jei laukas tuščias arba nurodyti neteisingi metai, ataskaita gali rodyti duomenis iš netinkamo laikotarpio arba tiesiog likti tuščia.
2. Nustatykite SS-BALANCE-ROUND-CENT-ACCOUNT. Šis parametras susietas su apvalinimo sąskaita, standartiškai naudojama 2631 sąskaita. Apvalinimo sąskaitos nebuvimas gali sutrukdyti ataskaitos generavimui, nes sistemai tuomet nėra kur priskirti centų skirtumų.
3. Patikrinkite sąskaitų priskyrimą mokestinėms sąskaitoms. Kiekviena sintetinė sąskaita įmonės plane turi turėti atitikmenį mokestiniame plane. Priskyrimų klaidos yra dažniausia priežastis, kodėl balansas „nesueina“ su bandomuoju balansu.

Patikrai naudokite ataskaitą „Įmonės sąskaitų planas su mokestine sąskaita“ — ją atsispausdinę greitai pamatysite, kurios sąskaitos liko be priskyrimo. Šis žingsnis dažnai praleidžiamas per metus, todėl klaidos išaiškėja tik gruodį, kai laiko pataisymams beveik nebelieka.

Profesionalus patarimas: Patikrinkite sąskaitų priskyrimus kiekvieną ketvirtį, ne tik prieš metų uždarymą — taip išvengsite situacijos, kai reikia taisyti dešimtis įrašų per kelias dienas.

Sąskaitų plano struktūra Rivilėje tarnauja ne tik oficialiai atskaitomybei, bet ir vidinei valdymo apskaitos analizei. Todėl tikslus priskyrimas pagerina ne tik balanso teisingumą, bet ir jūsų galimybę analizuoti verslo rezultatus giliau nei standartinė forma leidžia.

Ataskaitos formavimas ir eksporto variantai

Suformavus filtrus, ataskaita generuojama standartiniu įrankių juostos mygtuku arba per dokumentų sąrašo funkciją „Ataskaitos“, pažymėtą spausdintuvo piktograma. Antrasis būdas ypač naudingas, kai reikia suformuoti ataskaitas keliems dokumentams vienu metu, pavyzdžiui, kelioms įmonių grupės narėms iš karto.

Eksporto galimybės Rivilėje apima du pagrindinius formatus:

• XLS (Excel) — tinka tolesnei analizei, formulių taikymui ar duomenų perkėlimui į kitas sistemas. Formuojant bandomąjį balansą įmonių grupei, Rivilė sukuria atskirą Excel lapą kiekvienai įmonei, o kalbą galite rinktis lietuvių arba anglų.
• PDF — geriausias pasirinkimas, kai ataskaitą reikia oficialiai išsaugoti, pasirašyti ar perduoti auditoriui, bankui ar akcininkams.

Renkantis tarp formatų, verta atsižvelgti į galutinį naudojimo tikslą: jei duomenis dar reikės apdoroti ar sujungti su kitais šaltiniais, XLS formatas suteikia daugiau laisvės. PDF geriau tinka fiksuotai versijai, kurios turinys jau nebesikeis. Grupių bandomojo balanso atveju atskiri Excel lapai leidžia palyginti kelias įmones vienoje darbo knygoje, nepersirenginėjant tarp atskirų failų.

Kritiniai patikrinimai prieš metų uždarymą

Balansas gali „susiūti“ skaičiais, tačiau tai nereiškia, kad duomenys teisingi. Analitinės ir sintetinės informacijos sutikrinimas yra būtinas žingsnis prieš metų uždarymą, o Rivilė gidas rekomenduoja tam naudoti specializuotas sutikrinimo ataskaitas.

Praktinė patikros seka atrodo taip:

1. Suformuokite bandomąjį balansą pasirinktam laikotarpiui ir palyginkite jį su ankstesnio periodo duomenimis.
2. Grupei įmonių patikrinkite kiekvieną atskirą Excel lapą, ieškodami neigiamų likučių ar nulinių sumų, kur jų neturėtų būti.
3. Patikrinkite, ar visos operacijos laikotarpiu suvestos ir patvirtintos, nes tai tiesiogiai susiję su i.SAF-T rinkmenos formavimu ir jos teikimu VMI.

Reguliarus sutikrinimas per metus, ne tik gruodį, gerokai sumažina klaidų kiekį metų užbaigimo etape. Automatizuoti Excel eksportai patys savaime nepadeda, jei jie nėra derinami su periodine duomenų patikra bent kartą per mėnesį ar ketvirtį.

Praktiniai patarimai ir dažniausios klaidos rengiant balanso ataskaitą

Dauguma balanso ataskaitos problemų kartojasi iš metų į metus, ir jas galima numatyti iš anksto:

• Nepriskirtos sąskaitos mokestiniam planui, dėl kurių ataskaita neįtraukia dalies apyvartos.
• Trūkstama apvalinimo sąskaita, dėl kurios sistema negali sutvarkyti centų skirtumų.
• Netinkamai pritaikyti filtrai, kai analizuojamas neteisingas padalinys, objektas ar laikotarpis.
• Praleistas sutikrinimas tarp analitinės ir sintetinės apskaitos, kuris paaiškėja tik metų pabaigoje.

Profesionalus patarimas: Susikurkite mėnesinį kontrolinį sąrašą su šiais keturiais punktais — tai užtrunka penkiolika minučių, bet sutaupo dienas darbo gruodį.

Kai rankinis Excel derinimas kiekvieną mėnesį pradeda užimti daugiau laiko nei pati apskaita, tai signalas, kad verta atsisakyti rankinių ataskaitų ir pereiti prie automatizuoto sprendimo, kuris duomenis iš Rivilės sutikrina be pakartotinio įvedimo.

Redaktoriaus perspektyva: kada verta automatizuoti balanso analizę

Rankinis balanso derinimas Excel lentelėse veikia, kol įmonė maža ir sąskaitų skaičius nedidelis. Problema atsiranda, kai tas pats derinimas kartojasi kiekvieną mėnesį, o klaidos, kaip nepriskirtos sąskaitos ar pamiršta apvalinimo sąskaita, grįžta vėl ir vėl nepaisant patikrų.

Automatizuotos ataskaitos šią kilpą nutraukia iš principo kitaip: duomenys iš Rivilės atsinaujina be papildomo įsikišimo, o rodikliai kaip pajamos, sąnaudos ir pelnas matomi realiu laiku, ne tik po mėnesio uždarymo. Tai nereiškia, kad rankinė patikra tampa nebereikalinga, tačiau ji persikelia iš kasdienio derinimo į strateginę analizę, kuriai buhalteris ir turėtų skirti laiką.

— Analitika360

Power BI ataskaitos, kurios sutikrina Rivilės duomenis už jus

Analitika360 yra alternatyva rankiniam balanso derinimui Excel lentelėse: vietoj kelių valandų per mėnesį, sugaišinamų sutikrinant analitinę ir sintetinę informaciją, duomenys iš Rivilės atsinaujina automatiškai ir be pakartotinio įkėlimo.

Paketai apima Power BI ataskaitas, integruotas su Rivilės ir Finvaldos duomenimis, pritaikomas konkrečiai jūsų verslo sričiai, taip pat diegimo ir tolesnio palaikymo paslaugas. Vadovai ir buhalteriai matys tuos pačius rodiklius, tačiau vieni jais valdys strategiją, kiti taupys laiką ataskaitų rengimui.

Jei balanso derinimas kiekvieną mėnesį atima per daug valandų, apžiūrėkite Analitika360 sprendimų puslapį ir užsisakykite demonstraciją savo verslo sričiai.

Šaltiniai

Toliau surinkti šaltiniai, kuriuos verta pasižymėti, jei tenka gilintis į konkrečius Rivilės ataskaitų nustatymus ar VMI reikalavimus:

• Finansinės atskaitomybės ataskaitos | Rivile ERP gidas
• Finansinės atskaitomybės ataskaitos | Rivile GAMA gidas

Papildomai, jei balanse fiksuojate operacijas užsienio valiuta, verta susipažinti su valiutų kurso pokyčių įtaka finansinei analizei, nes valiutos perskaičiavimas gali paveikti balanso likučius, ypač įmonėms, dirbančioms su importu ar eksportu.

Rekomendacijos

• Rivilė ataskaitos ir analitika su Power BI
• Pajamų analitika su Power BI
• Balanso analitika su Power BI
• Power BI ataskaitų pavyzdžiai