Jūsų verslas 360° Analitika360
Dynamics 365 ir Power BI: kaip sujungti duomenis ir ataskaitas
Dynamics 365 ir Power BI sukūrė ta pati bendrovė, Microsoft, todėl jas sujungti nesudėtinga: Power BI jungiasi prie Dynamics 365 duomenų (dažniausiai per Dataverse), o paruoštas ataskaitas galima įterpti atgal į Dynamics 365 programą, kad vadovai ir pardavimų komanda jas matytų ten, kur dirba kasdien. Sunkumų atsiranda vėliau: licencijose, duomenų saugoje, atnaujinimo dažnyje ir tada, kai CRM duomenis reikia sujungti su apskaitos programa, pavyzdžiui, Rivile ar Finvalda. Šiame vadove aptariame visus šiuos etapus iš eilės.
Trumpai
- Trys pagrindiniai būdai: duomenų importas per Dataverse jungtį, analitikos sprendimai Finance & Operations moduliams ir Power BI ataskaitų įterpimas į Dynamics 365 programą.
- Licencijos: daugeliui lentelių skaityti pakanka įprastos licencijos, bet kai kurios lentelės yra su apribojimais ir jose dirbantiems vartotojams reikalinga Dynamics 365 licencija.
- Sauga: paslėptas stulpelis duomenų neapsaugo. Tikrai apsaugo tik eilutės lygio sauga (RLS) ir objektų lygio sauga (OLS).
- Atnaujinimas: sinchronizuojant per pakeitimų sekimą, pakeitimai saugomi ribotą laiką, todėl atnaujinimų grafikas turi būti tankesnis už šį terminą.
- Didžiausia vertė atsiranda tada, kai CRM pardavimų vamzdynas ir apskaitos pajamos, sąnaudos bei skolos yra viename Power BI modelyje.
Turinys
- Trys būdai sujungti Dynamics 365 su Power BI
- Dynamics 365 skydeliai ar Power BI: kada ko reikia
- Licencijos: ką patikrinti prieš pradedant
- Integracija žingsnis po žingsnio
- Sauga: kas iš tikrųjų apsaugo duomenis
- Dažniausios techninės klaidos
- Kai CRM yra Dynamics 365, o apskaita yra Rivilė ar Finvalda
- Mūsų požiūris
- Paruošti Power BI paketai ir individualūs projektai
- DUK
- Šaltiniai
Trys būdai sujungti Dynamics 365 su Power BI
Prieš pradedant verta nuspręsti, ko tikimasi iš analitikos. Nuo to priklauso jungimo būdas.
| Būdas | Kam tinka | Privalumai | Ką įvertinti |
|---|---|---|---|
| Duomenų importas per Dataverse jungtį į Power BI Desktop | Pardavimų, klientų aptarnavimo, rinkodaros analizei (Customer Engagement programos) | Galima jungti su kitais šaltiniais, kurti savus rodiklius | Reikia planuoti atnaujinimą ir modelio struktūrą |
| Finance & Operations analitikos sprendimai | Įmonėms, kurios finansus ir tiekimą valdo Dynamics 365 | Microsoft palaiko atskirą Power BI analitikos išteklių rinkinį šiems moduliams | Pritaikymas reikalauja techninių žinių |
| Ataskaitos įterpimas į Dynamics 365 programą | Kai vartotojai turi matyti rodiklius neišeidami iš CRM | Viena darbo aplinka, mažiau perjungimų | Įterpimą turi įjungti administratorius, o vartotojai turi turėti prieigą prie ataskaitos |
Praktikoje dažniausiai derinami du būdai: ataskaita kuriama Power BI Desktop, publikuojama Power BI paslaugoje, o tada įterpiama į modeliu pagrįstą (model-driven) Dynamics 365 programą.
Jei ataskaitas reikia automatizuoti ir tarp kitų sistemų, Microsoft siūlo Power BI jungtį, skirtą Power Automate ir Logic Apps srautams. Ji leidžia, pavyzdžiui, pradėti semantinio modelio atnaujinimą įvykus tam tikram veiksmui.
Dynamics 365 skydeliai ar Power BI: kada ko reikia
Dynamics 365 turi savo skydelius (dashboards). Jie tinka greitam operaciniam vaizdui: kiek atvirų galimybių, kiek užklausų laukia atsakymo, kokie šios savaitės darbai. Jie rodo tik tos sistemos duomenis ir turi ribotas skaičiavimo galimybes.
Power BI reikalingas, kai:
- Reikia jungti kelis šaltinius. Pavyzdžiui, CRM galimybes su faktinėmis pajamomis iš apskaitos ar biudžetu iš Excel.
- Reikia sudėtingesnių skaičiavimų. Marža pagal klientą, pardavimų prognozės tikslumas, laikotarpių palyginimai.
- Ataskaitas mato skirtingos auditorijos. Valdybai, regionų vadovams ir pardavimų vadybininkams reikia skirtingų pjūvių su skirtingomis teisėmis.
- Reikia istorijos. Operacinė sistema rodo dabartinę būseną, o analitika leidžia matyti, kaip rodikliai keitėsi per mėnesius.
Taisyklė paprasta: kasdieniam darbui pakanka Dynamics 365 skydelių, o sprendimams, kuriems reikia viso verslo vaizdo, reikalingas Power BI.
Licencijos: ką patikrinti prieš pradedant
Licencijos dažnai tampa netikėta išlaida projekto viduryje. Patikrinkite tris dalykus.
Kas kurs ir kas žiūrės ataskaitas. Ataskaitų kūrėjams ir vartotojams, kurie dalijasi turiniu Power BI paslaugoje, reikalingos atitinkamos Power BI licencijos. Konkrečios kainos ir sąlygos keičiasi, todėl jas tikslinkite su Microsoft licencijų tiekėju prieš sudarydami biudžetą.
Lentelės su apribojimais. Dataverse turi lentelių, kurias Microsoft priskiria lentelėms su apribojimais, reikalaujančioms Dynamics 365 licencijos, pavyzdžiui, msdyn_actual ar msdyn_bookingjournal. Licencijos reikia tiems vartotojams, kurie šiose lentelėse kuria, keičia ar trina įrašus. Duomenims tik skaityti dažniausiai pakanka Power Apps ar Power BI licencijos, tačiau tai verta patikrinti pagal savo scenarijų.
Talpa ir didelės apimtys. Jei duomenų daug ir ataskaitas mato daug žmonių, įvertinkite, ar pakaks standartinių licencijų, ar reikės didesnės talpos sprendimo. Šį klausimą verta išspręsti architektūros etape, o ne tada, kai ataskaitos pradeda lėtai krautis.
Integracija žingsnis po žingsnio
Štai tipinė seka, kai Dynamics 365 Customer Engagement duomenys analizuojami Power BI.
- Apibrėžkite rodiklius. Užrašykite 10–15 klausimų, į kuriuos turi atsakyti ataskaita: pardavimų vamzdyno vertė pagal etapą, konversija, vidutinė sandorio trukmė, vadybininko rezultatai.
- Pasirinkite lenteles. Nebūtina traukti visos Dataverse. Galimybės, klientai, kontaktai, veiklos ir produktai dažniausiai sudaro pagrindą.
- Prisijunkite per Dataverse jungtį Power BI Desktop programoje ir pasirinkite importo arba tiesioginės užklausos (DirectQuery) režimą.
- Sutvarkykite duomenų tipus Power Query. Power Query duomenų tipus nustato pagal pirmąsias 200 eilučių, todėl skaičius kartais atpažįstamas kaip tekstas. Tipus patikrinkite ir nustatykite rankiniu būdu.
- Sukurkite modelį. Žvaigždės schema su faktų ir dimensijų lentelėmis, viena datų lentelė, aiškūs ryšiai.
- Sukonfigūruokite saugą (žr. kitą skyrių).
- Publikuokite ir nustatykite atnaujinimą Power BI paslaugoje. Jei dalis duomenų yra vietiniame serveryje, reikės Power BI duomenų šliuzo.
- Įterpkite ataskaitą į Dynamics 365. Administratorius sistemos nustatymų ataskaitų skiltyje leidžia Power BI vizualizacijų įterpimą, o tada ataskaitą ar skydelį galima pridėti prie modeliu pagrįstos programos.
Plačiau apie tai, kaip CRM duomenis paversti analitika, rašėme straipsnyje CRM ir Power BI integracija.
Sauga: kas iš tikrųjų apsaugo duomenis
CRM duomenys yra jautrūs: kainos, nuolaidos, kontaktai, vadybininkų rezultatai. Dažniausiai pasitaikančios klaidos kyla iš to, kad vaizdo sutvarkymas painiojamas su sauga.
- Paslėptas stulpelis nėra sauga. Vartotojas, turintis prieigą prie semantinio modelio, gali matyti visus jo duomenis, nebent sukonfigūruota RLS ar OLS.
- Eilutės lygio sauga (RLS) riboja, kurias eilutes mato vartotojas. Pagal Microsoft RLS gaires taisyklės kuriamos modelio vaidmenimis. Dinaminė RLS filtruoja pagal prisijungusį vartotoją, todėl regiono vadovas mato tik savo regiono klientus ir galimybes.
- Svarbu žinoti, kad Dynamics 365 teisės į Power BI importuotų duomenų automatiškai nepersikelia. Jas reikia atkurti modelyje.
- Funkcija „Publikuoti žiniatinklyje“ (Publish to web) netinka verslo ataskaitoms. Ji padaro ataskaitą viešai prieinamą be autentifikacijos. Dalytis reikia per darbo sritis ir programas su prieigos teisėmis, kaip aprašyta Power BI dalijimosi gairėse.
Nuosekliai šią temą aptarėme straipsniuose apie eilutės lygio saugą ir tris būtinus Power BI saugos žingsnius IT vadovams.
Dažniausios techninės klaidos
Per retas sinchronizavimas. Kai duomenys su išorine sistema sinchronizuojami per Dataverse pakeitimų sekimą (change tracking), pakeitimai saugomi ribotą laiką, numatytasis terminas yra 7 dienos. Jei sinchronizacija vyksta rečiau, ji baigiasi klaida. Prieš įjungdami šią funkciją lentelei, pasitarkite su sistemos administratoriumi, nes tai lentelės nustatymas, kurį vėliau keisti sudėtinga.
Viskas viename modelyje be struktūros. Dešimtys lentelių be aiškių ryšių lėtina ataskaitas ir duoda klaidingus rezultatus. Semantinis modelis turi būti suprojektuotas: kaip veikia skirtingi semantinių modelių tipai Power BI paslaugoje, verta žinoti prieš pradedant.
Nėra duomenų kokybės kontrolės. Tušti laukai, dublikatai, neteisingi etapai CRM sistemoje tiesiogiai iškreipia ataskaitas. Naudinga turėti duomenų kokybės stebėjimo kontrolinį sąrašą.
Kai CRM yra Dynamics 365, o apskaita yra Rivilė ar Finvalda
Lietuvoje dažnas derinys: pardavimai ir klientų santykiai valdomi CRM sistemoje, o buhalterija vedama Rivilėje ar Finvaldoje. Tokiu atveju vien Dynamics 365 ataskaitos atsako tik į pusę klausimų. CRM rodo, kiek sandorių laimėta, o apskaita rodo, kiek iš tikrųjų išrašyta sąskaitų, kiek apmokėta ir kokia liko marža.
Sujungus abu šaltinius viename Power BI modelyje, galima matyti:
- laimėtus sandorius ir faktines pajamas pagal klientą;
- vadybininko rezultatus ne tik pagal sandorių skaičių, bet ir pagal pelną;
- klientų skolas šalia aktyvių galimybių, kad pardavimų komanda žinotų, kam verta siūlyti naujas sąlygas;
- biudžetą iš Excel ar SharePoint šalia faktinių rezultatų.
Raktas yra bendras klientų identifikatorius, dažniausiai įmonės kodas, kuris turi sutapti abiejose sistemose. Jei jo nėra, pirmiausia tvarkomi duomenys, tik po to kuriamos ataskaitos. Kaip struktūruoti tokį modelį, aprašėme straipsnyje apie duomenų modelį finansams.
Mūsų požiūris
Mes dirbame su Rivilės ir Finvaldos naudotojais, todėl matome, kad dauguma įmonių pradeda ne nuo CRM, o nuo finansų: pajamų, sąnaudų, pelno, balanso ir skolų. Tai pagrindas, ant kurio vėliau statoma pardavimų analitika. Jei finansiniai rodikliai patikimi ir atsinaujina automatiškai, CRM duomenų prijungimas tampa aiškiu papildymu, o ne atskiru projektu su atskiromis tiesomis.
Todėl rekomenduojame tokią seką: pirmiausia paruoštas apskaitos ataskaitų rinkinys, tada kiti šaltiniai (CRM, SharePoint, Excel, logistika) į tą patį Power BI modelį. Taip vadovas vienoje vietoje mato ir pardavimų vamzdyną, ir jo finansinį rezultatą. Svarbiausia, kad ataskaitos atsinaujintų be papildomo žmonių darbo: jei kas nors kiekvieną pirmadienį turi rankiniu būdu eksportuoti duomenis, analitika greitai praranda pasitikėjimą.
— Analitika360
Paruošti Power BI paketai ir individualūs projektai
Analitika360 siūlo paruoštus Power BI ataskaitų rinkinius Rivilės ir Finvaldos naudotojams su automatiniu duomenų atnaujinimu:
- Rivilė Basic arba Finvalda Basic: 59 € per mėnesį;
- Rivilė PRO arba Finvalda PRO: 89 € per mėnesį;
- Individualūs projektai, pavyzdžiui, CRM ar kitų sistemų duomenų jungimas su apskaita viename modelyje: 70 € už valandą.
Taip pat padedame įsigyti Microsoft Pro ir Premium licencijas. Visas sąlygas rasite verslo analitikos kainų puslapyje, o kaip paketai veikia kartu su apskaita, aprašyta puslapyje Rivilė, Finvalda ir Power BI paketai. Susisiekite su mumis ir aptarsime, kokie šaltiniai turi būti jūsų modelyje.
DUK
Ar Power BI įeina į Microsoft 365?
Power BI yra atskira Microsoft paslauga su savo licencijomis. Kai kuriuose Microsoft planuose jis gali būti įtrauktas, todėl verta patikrinti savo įmonės sutartį. Ataskaitoms kurti nemokamai galima naudoti Power BI Desktop, tačiau dalijantis ataskaitomis paslaugoje reikia licencijų.
Ar Power BI skiriasi nuo Dynamics 365 skydelių?
Taip. Dynamics 365 skydeliai rodo tik tos sistemos duomenis ir tinka operaciniam darbui. Power BI jungia kelis šaltinius, leidžia kurti sudėtingesnius skaičiavimus ir valdyti prieigą pagal vartotoją.
Ar galima Power BI ataskaitą rodyti pačiame Dynamics 365?
Galima. Administratorius turi leisti Power BI vizualizacijų įterpimą sistemos nustatymuose, tada ataskaitą ar skydelį galima pridėti prie modeliu pagrįstos programos. Vartotojai turi turėti prieigą prie pačios ataskaitos Power BI paslaugoje.
Ar galima Dynamics 365 CRM duomenis sujungti su Rivilės ar Finvaldos duomenimis?
Galima, jei abiejose sistemose klientai identifikuojami vienodai, pavyzdžiui, įmonės kodu. Tokį sujungimą atliekame kaip individualų projektą prie paruošto apskaitos ataskaitų rinkinio.
Ar Power BI dar aktualus?
Taip. Microsoft jį nuolat plėtoja kaip pagrindinę savo verslo analitikos platformą, o integracija su Dynamics 365, Excel ir SharePoint daro jį natūraliu pasirinkimu įmonėms, kurios jau naudoja Microsoft sistemas.
Šaltiniai
- Microsoft Learn: Power BI ataskaitos ir analitika Finance & Operations
- Microsoft Learn: Power BI jungtis
- Microsoft Learn: lentelės su apribojimais, reikalaujančios Dynamics 365 licencijos
- Microsoft Learn: duomenų tipai Power Query
- Microsoft Learn: RLS gairės Power BI Desktop
- Microsoft Learn: dalijimasis Power BI ataskaitomis ir skydeliais
- Microsoft Learn: pakeitimų sekimas Dataverse sinchronizacijai
- Microsoft Learn: semantiniai modeliai Power BI paslaugoje
