Įmonių grupės ataskaitos: kaip pamatyti kelias įmones viename paveiksle

Trys įmonės, trys Rivilės bazės, viena valdyba. Mėnesiui pasibaigus prasideda tas pats ritualas: kiekviena buhalterė paruošia savo pelno-nuostolių ataskaitą, viskas suvedama į Excel’į, kažkas rankomis išima tarpusavio sąskaitas — ir po dešimties dienų vadovas pagaliau pamato, kaip grupei sekėsi praėjusį mėnesį.

Problema net ne tai, kad tai užtrunka. Problema ta, kad iki to laiko duomenys jau nebeaktualūs, o pataisyti kažką liepos rezultatuose rugpjūčio viduryje jau per vėlu.

Kodėl grupės ataskaitos sudėtingesnės, nei atrodo

Iš pirmo žvilgsnio atrodo paprastai: sudėk trijų įmonių skaičius ir gausi grupės rezultatą. Praktikoje sudėti trukdo keli dalykai.

Sąskaitų planai skiriasi. Įmonės kūrėsi skirtingu metu, dažnai su skirtingomis buhalterėmis. Vienoje „Transporto sąnaudos” yra viena DK sąskaita, kitoje — keturios. Kol nėra bendro atitikmenų žemėlapio, sudėtis duoda skaičių, kurio niekas negali paaiškinti.

Laikotarpiai užsidaro skirtingu greičiu. Viena įmonė uždaro mėnesį per tris dienas, kita per dvi savaites. Konsoliduota ataskaita visada tokia šviežia, kokia yra lėčiausia jos dalis.

Tarpusavio operacijos dvigubina apyvartą. Jei viena grupės įmonė pardavė kitai už 200 000 Eur, grupės pajamose šitos sumos būti negali — bet paprastoje sudėtyje ji ten atsiranda.

Trys būdai sujungti duomenis

Rankomis Excel’yje. Veikia, kol įmonių dvi. Kaina — kelios dienos per mėnesį ir prielaida, kad niekas nesuklys kopijuodamas. Klaidos čia tylios: niekas nepraneša, kad viena eilutė liko neįtraukta.

Apskaitos sistemos konsolidavimo modulis. Tvarkinga, jei visos grupės įmonės dirba toje pačioje sistemoje ir tuo pačiu sąskaitų planu. Retai taip būna — ypač jei grupė augo pirkdama įmones.

Bendras duomenų modelis su Power BI. Duomenys imami tiesiai iš kiekvienos apskaitos bazės — Rivilės, Finvaldos ar kelių iš karto — ir sujungiami viename modelyje. Suvienodinimo taisyklės aprašomos vieną kartą, o po to automatinės ataskaitos atsinaujina pačios. Tai brangiausias pirmas žingsnis ir pigiausias kiekvienas paskesnis mėnuo.

Ką reikia sutvarkyti prieš konsolidavimą

Techninė dalis retai būna sunkiausia. Sunkiausia — susitarti dėl taisyklių:

• Sąskaitų atitikmenų lentelė. Kiekviena DK sąskaita kiekvienoje įmonėje susiejama su bendra grupės kategorija. Vieną kartą sudaryta, ji tampa grupės finansine kalba.
• Vienodi padalinių ir prekių grupių kodai. Be jų negalėsite palyginti dviejų įmonių tarpusavyje — tik pamatyti bendrą sumą.
• Valiuta. Jei viena įmonė dirba ne eurais, reikia sutarti, kurio kurso laikotės ir kada.
• Tarpusavio operacijų žymėjimas. Kad jas būtų galima pašalinti, pirmiausia jas reikia atpažinti — patogiausia, kai grupės įmonės viena kitai išrašo dokumentus su sutartu požymiu.

Tarpusavio operacijos — vieta, kur dažniausiai suklystama

Čia verta sustoti, nes klaida kainuoja brangiausiai. Jei įmonė A pardavė įmonei B prekių už 200 000 Eur, o B jas dar neperpardavė, tai grupės mastu pardavimo neįvyko — prekės tiesiog pajudėjo iš vieno sandėlio į kitą.

Neeliminavus tokių operacijų grupės pajamos atrodo didesnės, nei yra, o pelnas — netikras, nes jame sėdi vidinė marža. Kuo aktyviau grupės įmonės prekiauja tarpusavyje, tuo labiau ataskaita nutolsta nuo tikrovės.

Duomenų modelyje tai sprendžiama vieną kartą: tarpusavio dokumentai pažymimi ir automatiškai išimami iš grupės rodiklių, tuo pačiu paliekant juos matomus atskiros įmonės ataskaitose vadovui. Grupė mato konsoliduotą vaizdą, kiekvienos įmonės direktorius — savo.

Ką vadovas mato rezultate

Kai modelis sutvarkytas, klausimas „kaip sekasi grupei” nustoja būti projektu:

• pajamos, sąnaudos ir pelnas — visos grupės ir kiekvienos įmonės atskirai, tame pačiame lange;
• palyginimas tarp įmonių vienodais rodikliais, o ne „pagal jausmą”;
• konsoliduotas balansas ir pelno-nuostolių ataskaita be rankinio sudėliojimo;
• gautinos ir mokėtinos sumos grupės mastu — įskaitant tai, kiek grupės įmonės skolingos viena kitai;
• ir svarbiausia — skaičiai, kurie atsinaujina patys, o ne kai kas nors turi laiko.

Verslo analitika grupei duoda daugiau nei atskirai įmonei. Vienos įmonės vadovas savo skaičius dažniausiai jaučia ir be ataskaitos. Grupės vadovas — ne: be bendro modelio jis mato tris atskirus pasakojimus ir turi pats spėti, kaip jie susideda.

Jei jūsų grupė dirba su Rivile ar Finvalda ir mėnesio uždarymas vis dar baigiasi Excel’yje, pažiūrėkite, kaip atrodo paruoštos Power BI ataskaitos — ir kiek iš to, ką dabar darote rankomis, gali daryti pati sistema.