Rivilė ir Finvalda duomenų replikacija: kelias į Power BI

Rivilė duomenų replikacija reiškia, kad apskaitos duomenys (sąskaitų eilutės, DK įrašai, atsargų likučiai, mokėjimai) reguliariai kopijuojami iš apskaitos programos į analitikai skirtą vietą. Ten jie sujungiami su kitais šaltiniais ir virsta ataskaitomis. Pati duomenų kopija vertės dar nesukuria. Vertė atsiranda tada, kai pajamas, sąnaudas ir pelną matote be rankinio eksporto į Excel. Todėl daugumai įmonių greičiausias kelias yra ne patiems kurti API jungtis, tarpinę duomenų bazę ir atnaujinimo grafiką, o rinktis Rivilės ar Finvaldos naudotojams paruoštą Power BI ataskaitų paketą, kuriame duomenys atsinaujina automatiškai. Analitika360 Basic paketas kainuoja 59 Eur per mėnesį.

Trumpai

• Replikacija reiškia reguliarų apskaitos duomenų perkėlimą į analitikos modelį, kad ataskaitos atsinaujintų be žmogaus įsikišimo.
• Rivile ERP analitikai skirtus duomenis teikia per vieną REST adresą: pardavimų ir pirkimų sąskaitų eilutes, likučius, DK, mokėjimus, klientus, prekes ir kainas.
• Savarankiškai tam reikia prieigos rakto, užklausų su filtrais, didesniems kiekiams tarpinės duomenų bazės, atnaujinimo grafiko ir duomenų sutikrinimo.
• Rivile ERP tos pačios užklausos rezultatą 8 valandas laiko talpykloje, tad tai reikia įvertinti planuojant atnaujinimą.
• Paruošti Power BI paketai Rivilės ir Finvaldos naudotojams šiuos žingsnius perima: duomenys atsinaujina automatiškai, o šaltiniai sujungiami į vieną modelį.

Turinys

• Ką replikacija reiškia apskaitos duomenims
• Kokius Rivilės duomenis galima perkelti
• Finvalda: tas pats principas
• Replikacija žingsnis po žingsnio
• Atnaujinimo dažnis ir talpykla
• Duomenų sauga ir poveikis apskaitos sistemai
• Mūsų požiūris
• Paruošti Power BI paketai Rivilės ir Finvaldos naudotojams
• Dažniausi klausimai
• Šaltiniai

Ką replikacija reiškia apskaitos duomenims

Apskaitos programa skirta dokumentams registruoti, o ne analizei. Kai reikia palyginti kelių restoranų maržą, matyti pradelstas skolas pagal klientą ar sekti sandėlio apyvartumą, duomenis tenka ištraukti ir apdoroti kitur. Replikacija šį darbą paverčia nuolatiniu procesu: duomenys reguliariai keliauja į analitikos modelį, o ataskaitos remiasi naujausia jų versija.

Kiekvienam skaitytojui tai duoda ką kita:

1. Restoranų tinklo savininkas kasdien mato kiekvienos vietos pajamas ir sąnaudas, nelaukdamas mėnesio uždarymo.
2. Buhalteris nebedaro to paties Excel eksporto kas savaitę ir duomenis pateikia vizualiai.
3. Finansų direktorius gauna vieną pelno, balanso ir pinigų srautų vaizdą, net jei dalis duomenų yra SharePoint ar CRM sistemose.
4. Konsultantas kelių klientų ataskaitas kuria pagal vienodą struktūrą.
5. Mažo verslo savininkas pajamų rodiklius stebi telefone, beveik realiu laiku.

Kokius Rivilės duomenis galima perkelti

Pagal Rivile ERP analitikos gidą analitikai skirti duomenų šaltiniai pasiekiami per vieną adresą: GET https://api.rivile.cloud/bi/collect. Dažniausiai naudojami šie šaltiniai:

Duomenų šaltinis	Kas jame yra	Kokioms ataskaitoms tinka
SALES_INVOICE_DETAILED	Pardavimo sąskaitų eilutės	Pardavimai, marža, prekių ir klientų analizė
PURCHASE_INVOICE_DETAILED	Pirkimo sąskaitų eilutės	Sąnaudos, tiekėjai, savikaina
INVENTORY_STOCK	Atsargų likučiai	Sandėlio vertė, apyvartumas
PAYABLE_RECEIVABLES_FLAT	Mokėtinos ir gautinos sumos	Skolos, pradelsimai
GENERAL_LEDGER	Didžiosios knygos įrašai	Pelno ataskaita, balansas
PAYMENTS	Mokėjimai	Pinigų srautai
CLIENT, CLIENT_GROUP	Klientai ir jų grupės	Segmentavimas, klientų pelningumas
PRODUCT, PRICE	Prekės ir kainodara	Kainų ir asortimento analizė

Iš šių šaltinių kuriamos konkrečios ataskaitos: Rivilės pardavimų analizė, sandėlio ataskaitos, skolų kontrolė ir balanso analizė. Svarbiausia ne perkelti viską, o perkelti tai, ko reikia jūsų sprendimams.

Finvalda: tas pats principas

Finvaldos naudotojams logika ta pati: duomenys iš apskaitos programos per programinę sąsają (API) keliauja į Power BI modelį, o ataskaitos atsinaujina pagal grafiką. Skiriasi techninė jungimosi dalis, todėl apie ją plačiau rašome straipsnyje Finvalda API ir Power BI. Dažniausi Finvaldos naudotojų poreikiai yra tokie patys kaip Rivilės: pelno ataskaita, pardavimų analizė ir sandėlio ataskaitos.

Replikacija žingsnis po žingsnio

Žemiau aprašytas visas procesas: ką reikia padaryti ir kur dažniausiai suklystama.

1. Apibrėžkite, kokių ataskaitų reikia

Pradėkite nuo klausimų, į kuriuos turi atsakyti ataskaita: koks kiekvieno padalinio pelnas, kas vėluoja mokėti, kurios prekės stovi sandėlyje. Dažna klaida yra perkelti visas lenteles „dėl visa ko“ ir paskui skęsti duomenyse. Paruoštuose Analitika360 paketuose rodikliai (pajamos, sąnaudos, pelnas, balansas, pardavimai, sandėlis, skolos) jau apibrėžti, todėl šis etapas sutrumpėja iki jūsų specifikos aptarimo.

2. Gaukite prieigą

Rivile ERP užklausos siunčiamos su sesijos raktu antraštėje X-SessionToken. Prieigą turėtų kurti atsakingas asmuo, o raktas neturėtų keliauti el. laiškais ar būti įrašytas į bendrai naudojamus failus.

3. Pažinkite duomenų struktūrą

Rivile ERP gidas siūlo pirmiausia išsikviesti GET /bi/schemas/{dataSource}. Taip sužinosite, kokie laukai yra pasirinktame šaltinyje. Šį žingsnį praleidus, vėliau paaiškėja, kad trūksta padalinio, projekto ar PVM lauko, ir modelį tenka perdaryti.

4. Traukite duomenis su filtrais

Duomenys traukiami užklausa GET /bi/collect?type={dataSource}&filter={urlEncodedJson}, kur filtras yra JSON objektas, pavyzdžiui, su datų intervalu. Excel naudotojams gidas aprašo ir jungimąsi per Power Query: Data > Get Data > From Other Sources > From Web, nurodant REST adresą, antraštę X-SessionToken ir parametrizuotus datų filtrus. Toks sprendimas tinka vienkartinei analizei. Nuolatinėms ataskaitoms jo dažniausiai nepakanka: failą kažkas turi atidaryti ir atnaujinti. Kaip Excel ir Power BI derinti tvarkingai, aprašėme straipsnyje Rivilė, Excel ir Power BI.

5. Įrenkite tarpinę duomenų saugyklą

Kai duomenų daug arba analitikos įrankis REST užklausas palaiko ribotai, Rivile ERP gidas rekomenduoja naudoti ETL įrankį (duomenų išgavimo, transformavimo ir įkėlimo programą) ir duomenis krauti į debesų duomenų saugyklą arba SQL duomenų bazę. Čia daugiausia savarankiškų projektų ir įstringa: reikia serverio, priežiūros ir žmogaus, kuris supranta ir apskaitą, ir duomenų inžineriją. Analitika360 integruoja skirtingus šaltinius (Rivilę ar Finvaldą, SharePoint, Excel, CRM, logistikos sistemas) į vieną Power BI modelį, todėl šios infrastruktūros jums kurti nereikia.

6. Suplanuokite automatinį atnaujinimą

Replikacija, kurią reikia paleisti rankomis, tėra eksportas. Atnaujinimas turi vykti pagal grafiką, be vartotojo įsikišimo. Būtent tai yra pagrindinis Analitika360 paketų privalumas: ataskaitos atsinaujina automatiškai.

7. Sutikrinkite ir stebėkite

Po kiekvieno pakeitimo palyginkite ataskaitos sumas su apskaitos programos suvestinėmis, pavyzdžiui, mėnesio pardavimus ir DK apyvartas. Neatitikimai dažniausiai atsiranda dėl neįtrauktų kreditinių sąskaitų, netinkamo datų filtro ar dublikatų jungiant lenteles.

Atnaujinimo dažnis ir talpykla

Pagal Rivile ERP dokumentaciją užklausų rezultatai 8 valandas saugomi laikinoje talpykloje. Jei per tą laiką pakartosite tą pačią užklausą, gausite duomenis iš talpyklos, o ne iš ERP duomenų bazės. Praktiškai tai reiškia, kad dažnas tos pačios užklausos kartojimas naujesnių duomenų nebūtinai atneš, todėl atnaujinimo grafikas ir filtrai turi būti suderinti.

Kaip dažnai atnaujinti, priklauso nuo sprendimų ritmo:

• Restoranams ir prekybai dažniausiai svarbūs dienos pardavimai ir likučiai.
• Buhalterijai ir finansų vadovams dažnai pakanka atnaujinimo kartą per dieną, o mėnesio uždarymo metu jis būna dažnesnis.
• Valdybai svarbiausia, kad skaičiai sutaptų su patvirtinta apskaita. Apie tai plačiau rašome straipsnyje valdybos ataskaitos.

Jei atnaujinimas nepavyko, pirmiausia patikrinkite prieigos rakto galiojimą, filtro formatą ir tai, ar nepasikeitė duomenų šaltinio laukai.

Duomenų sauga ir poveikis apskaitos sistemai

Apskaitos duomenys yra jautrūs: atlyginimai, kainos, klientų skolos. Patikimai replikacijai reikia trijų dalykų:

1. Minimalių teisių. Analitikos prieiga skirta tik skaityti, kad ataskaitų sistema negalėtų pakeisti apskaitos įrašų.
2. Prieigos pagal vaidmenį. Restorano vadovas mato savo vietą, regiono vadovas savo regioną, finansų direktorius viską. Tai užtikrina eilutės lygio sauga Power BI modelyje.
3. Saikingos apkrovos. Kai ataskaitos remiasi analitikos modeliu, kiekvienas ataskaitos atidarymas nesiunčia naujos užklausos į apskaitos programą, o buhalterių darbas nesulėtėja.

Analitika360 sprendimuose duomenų sauga yra viena iš paslaugos dalių, todėl šių klausimų nereikia spręsti nuo nulio.

Mūsų požiūris

Mes duomenų replikaciją vertiname ne kaip IT projektą, o kaip priemonę greitiems ir pagrįstiems verslo sprendimams. Įmonė, kuri naudoja Rivilę ar Finvaldą, dažniausiai neturi tikslo statyti savo duomenų infrastruktūros. Jai reikia kasdien matyti pajamas, sąnaudas ir pelną.

Todėl Rivilės ir Finvaldos naudotojams kuriame iš anksto paruoštus ataskaitų rinkinius, kuriuose duomenys atsinaujina be papildomo vartotojo darbo. Kai reikia daugiau, į tą patį Power BI modelį jungiame SharePoint, Excel, CRM ar logistikos duomenis. Restoranams, logistikai ir statybai turime šakai pritaikytas ataskaitas.

Jei įmonės procesai nestandartiniai, individualų sprendimą pritaikome prie jūsų procesų ir esamų IT sistemų. Taip replikacija tampa ne nuolatiniu rūpesčiu, o žingsniu į priekį.

Analitika360

Paruošti Power BI paketai Rivilės ir Finvaldos naudotojams

Užuot kūrę jungtis, tarpinę duomenų bazę ir atnaujinimo grafiką patys, galite pradėti nuo paruošto paketo. Jame jau sujungti apskaitos duomenys ir pagrindiniai rodikliai, o ataskaitos atsinaujina automatiškai.

Paketas	Kaina
Rivilė Basic	59 Eur per mėnesį
Rivilė PRO	89 Eur per mėnesį
Finvalda Basic	59 Eur per mėnesį
Finvalda PRO	89 Eur per mėnesį
Individualūs projektai	70 Eur už valandą

Palyginkite paketus ir pasirinkite tinkamą puslapyje Analitika360 kainos. Ten rasite ir Microsoft Pro bei Premium licencijas.

Dažniausi klausimai

Ar replikacijai reikia savo serverio?

Nebūtinai. Nedideliems kiekiams Rivile ERP leidžia duomenis traukti tiesiai per REST sąsają, o didesniems rekomenduojama tarpinė duomenų bazė. Rinkdamiesi paruoštą Power BI paketą, serverio patys neprižiūrite.

Kuo replikacija skiriasi nuo Excel eksporto?

Eksportą kažkas turi atlikti rankomis, ir jis greitai pasensta. Replikacija vyksta pagal grafiką, o ataskaitos remiasi naujausiais duomenimis, be papildomo darbo.

Ar galima sujungti Rivilės ir kitų sistemų duomenis?

Galima. Analitika360 į vieną Power BI modelį integruoja Rivilės ar Finvaldos duomenis su SharePoint, Excel, CRM ir logistikos šaltiniais. Apie CRM jungimą plačiau rašome straipsnyje CRM ir Power BI.

Kodėl ataskaitoje nesimato ką tik įvestos sąskaitos?

Rivile ERP tos pačios užklausos rezultatus 8 valandas laiko talpykloje, be to, ataskaita atsinaujina pagal nustatytą grafiką. Patikrinkite, kada vyko paskutinis atnaujinimas ir ar sąskaita patenka į filtro datų intervalą.

Šaltiniai

Rivile ERP: analitikai, ataskaitoms ir duomenų eksportui

Rekomendacijos

• Ataskaitos be rankinio darbo: Rivilė, Finvalda ir Power BI paketai
• Finvalda API ir Power BI: kaip sujungti duomenis 2026 m.
• Pirkimų ataskaitos: kaip automatizuoti Power BI sprendimą iš Rivilė ir Finvalda
• Rivilė, Excel ir Power BI: kaip sujungti duomenis ataskaitoms