Power BI duomenų kilmė: kelias nuo šaltinio iki ataskaitos

Power BI duomenų kilmė (angl. data lineage) parodo, iš kur ataskaitoje atsiranda skaičius. Matote, iš kokio duomenų šaltinio jis paimtas, per kurį semantinį modelį ar duomenų srautą jis keliauja ir kuriose ataskaitose bei skydeliuose galiausiai rodomas. Power BI tarnyboje tai matyti kilmės vaizde (lineage view). Jį atidaro darbo srities nariai, turintys Pro licenciją ir administratoriaus, nario arba bendradarbio vaidmenį. Žemiau rasite, kaip vaizdą atidaryti, ką jis rodo ir kaip juo naudotis tikrinant pajamų, sąnaudų ir pelno ataskaitas, sudarytas iš Rivilė ar Finvalda duomenų.

Trumpai

• Duomenų kilmė yra grafinė schema: duomenų šaltiniai, semantiniai modeliai, duomenų srautai, ataskaitos ir skydeliai, sujungti rodyklėmis pagal duomenų tekėjimo kryptį.
• Kilmės vaizdą atidarysite darbo srityje per meniu „View“ → „Lineage“. Reikia Power BI Pro licencijos ir Admin, Member arba Contributor vaidmens.
• Poveikio analizė prieš keičiant modelį parodo, kiek ataskaitų ir darbo sričių pakeitimas palies ir kiek žmonių jas peržiūri.
• Kai ataskaita neatsinaujina, kilmės vaizdas padeda greitai rasti grandį, kurioje nutrūko atnaujinimas.
• Buhalteriui ir finansų vadovui kilmė atsako į klausimą, kuriuo galima pasitikėti: iš kur paimtas šis skaičius ir kada jis paskutinį kartą atnaujintas.

Turinys

• Kas yra duomenų kilmė Power BI aplinkoje
• Ką rodo kilmės vaizdas
• Kas gali matyti kilmės vaizdą
• Kaip atidaryti kilmės vaizdą: žingsniai
• Poveikio analizė prieš keičiant modelį
• Kaip kilmė padeda rasti atnaujinimo klaidas
• Duomenų kilmė buhalterio ir finansų komandos darbe
• Kai reikia kilmės už Power BI ribų
• Mūsų požiūris
• Paruošti Power BI paketai Rivilė ir Finvalda naudotojams
• Dažniausiai užduodami klausimai
• Šaltiniai

Kas yra duomenų kilmė Power BI aplinkoje

Power BI turi kelis elementų tipus: ataskaitas, skydelius, semantinius modelius (anksčiau vadintus duomenų rinkiniais) ir duomenų srautus. Dauguma semantinių modelių ir duomenų srautų jungiasi prie išorinių šaltinių: SQL duomenų bazės, Excel failo, SharePoint sąrašo ar apskaitos programos. Kai tokių elementų daugėja, sunku atsakyti į paprastus klausimus: kas nutiks, jei pakeisiu šį modelį? Kodėl ši ataskaita neatsinaujino?

Būtent tam skirtas Power BI duomenų kilmės vaizdas. Jis parodo ryšius tarp visų darbo srities elementų ir jų išorinių priklausomybių. Microsoft, pristatydama šią funkciją, nurodė, kad kilmės įžvalgos padeda valdyti priklausomybes, įvertinti planuojamų pakeitimų poveikį ir matyti, kurie modeliai naudojami dažniausiai.

Praktiškai kilmė yra jūsų analitikos sistemos žemėlapis. Vieną kartą jį pamatęs, žinai, kurį modelį liesti atsargiai, o kurį galima keisti be rizikos.

Ką rodo kilmės vaizdas

Kiekvienas elementas kilmės vaizde yra kortelė, o rodyklės rodo duomenų kryptį iš kairės į dešinę: nuo šaltinio iki vartotojo.

Elementas	Ką matote kortelėje	Kam to reikia
Duomenų šaltinis	Šaltinio tipą ir pavadinimą, iš kurio semantinis modelis ar duomenų srautas gauna duomenis	Patikrinti, ar ataskaita remiasi tinkama duomenų baze ar failu
Semantinis modelis	Paskutinio atnaujinimo laiką, ženklą „certified“ arba „promoted“	Įsitikinti, kad skaičiai švieži ir modelis patvirtintas
Duomenų srautas	Paskutinio atnaujinimo laiką ir sertifikavimo būseną	Rasti bendrą duomenų paruošimo grandį keliems modeliams
Ataskaita ir skydelis	Kuriuo modeliu remiasi	Žinoti, kurias ataskaitas palies pakeitimas
Išorinis ryšys	Kitos darbo srities pavadinimą, jei modelis yra ten	Matyti priklausomybes už savo darbo srities ribų

Visa tai aprašyta Microsoft kilmės vaizdo dokumentacijoje. Ypač naudinga atnaujinimo data modelio kortelėje: vos žvilgtelėjęs suprasi, ar vakarykštės pardavimų ataskaitos skaičiai tikrai vakarykščiai.

Kas gali matyti kilmės vaizdą

Kilmės vaizdas nėra visiems ataskaitų skaitytojams. Pagal Microsoft reikalavimus:

1. Licencija. Reikia Power BI Pro licencijos.
2. Prieiga. Turite turėti prieigą prie konkrečios darbo srities.
3. Vaidmuo. Reikia Admin, Member arba Contributor vaidmens. Vartotojas su Viewer vaidmeniu į kilmės vaizdą persijungti negali.

Tai logiška: kilmės schema atskleidžia sistemos sandarą, o įprastam ataskaitos skaitytojui užtenka pačių skaičių. Kaip darbo sričių vaidmenis paskirstyti įmonėje, plačiau aprašėme straipsnyje apie Power BI valdymą ir vaidmenis.

Kaip atidaryti kilmės vaizdą: žingsniai

1. Prisijunkite prie Power BI tarnybos ir atidarykite reikiamą darbo sritį.
2. Įsitikinkite, kad esate sąrašo rodinyje (list view).
3. Spustelėkite rodyklę prie „View“ ir pasirinkite „Lineage“.
4. Ekrane pasirodys visi darbo srities elementai ir rodyklės tarp jų.
5. Norėdami matyti vieno elemento kelią, spustelėkite dvigubų rodyklių piktogramą po jo kortele. Power BI paryškins visus su juo susijusius elementus, o kiti taps blankūs.
6. Grįžti į įprastą rodinį galite per tą patį meniu „View“.

Šie žingsniai paimti iš oficialaus Power BI kilmės vadovo. Microsoft sąsaja kartais keičiasi, todėl jei meniu pavadinimai atrodo kitaip, pasitikrinkite naujausią vadovo versiją.

Poveikio analizė prieš keičiant modelį

Kilmės vaizdas rodo vienos darbo srities vaizdą. Kai modelį naudoja ataskaitos keliose darbo srityse, padeda semantinio modelio poveikio analizė. Ji parodo:

• kiek darbo sričių, ataskaitų ir skydelių gali paveikti pakeitimas;
• kiek skirtingų žmonių šias ataskaitas peržiūrėjo ir kiek kartų (paskutinių 30 dienų duomenys, be einamosios dienos);
• galimybę išsiųsti pranešimą paveiktų darbo sričių kontaktams.

Peržiūrų skaičiai padeda nuspręsti, ką tikrinti pirmiausia. Jei pervadinate stulpelį „Pajamos“ ir matote, kad nuo modelio priklauso dešimt ataskaitų, pirmiausia tikrinkite tas, kurias vadovybė atidaro kasdien.

Yra ir duomenų šaltinio poveikio analizė. Ji parodo, kuriuose modeliuose ir duomenų srautuose visoje organizacijoje naudojamas konkretus šaltinis. Tai praverčia, kai planuojamas serverio perkėlimas ar apskaitos programos atnaujinimas.

Kaip kilmė padeda rasti atnaujinimo klaidas

Atnaujinimo metu semantinis modelis turi gauti duomenis iš šaltinių, įkelti juos į modelį ir atnaujinti vizualizacijas. Jei nutrūksta bet kuri grandis, ataskaita rodo senus skaičius. Microsoft rekomenduoja reguliariai tikrinti modelius: klaidą sąraše žymi įspėjimo piktograma, o priežastis matyti atnaujinimų istorijoje.

Praktinė seka:

1. Kilmės vaizde suraskite ataskaitą su pasenusiais duomenimis.
2. Eikite rodyklėmis atgal iki semantinio modelio ir pažiūrėkite paskutinio atnaujinimo laiką.
3. Jei modelis remiasi duomenų srautu, patikrinkite ir jį. Nepavykus srauto atnaujinimui, duomenys neatsinaujina visai, net jei klaida tik vienoje lentelėje.
4. Atnaujinimų istorijoje perskaitykite klaidos pranešimą.
5. Jei šaltinis yra vietinis serveris, patikrinkite Power BI duomenų šliuzą, nes dažniausiai būtent ten nutrūksta ryšys.

Kai žinote, kuri grandis kalta, problemą išsprendžiate per kelias minutes, užuot tikrinę kiekvieną ataskaitą atskirai.

Duomenų kilmė buhalterio ir finansų komandos darbe

Finansų ataskaitoje kiekvienas skaičius turi turėti adresą. Kai direktorius klausia, kodėl spalio pelnas ataskaitoje skiriasi nuo to, ką rodo apskaitos programa, kilmės vaizdas padeda atsakyti greitai.

Skaičiaus atsekimas iki šaltinio. Pelno ataskaita remiasi semantiniu modeliu, o šis jungiasi prie Rivilė ar Finvalda duomenų bazės ir, pavyzdžiui, prie biudžeto Excel failo SharePoint aplinkoje. Kilmės vaizde iškart matote, kurie šaltiniai dalyvauja. Jei skirtumas atsiranda tik biudžeto eilutėse, ieškote Excel faile, o ne apskaitoje. Kaip tokius šaltinius sujungti viename modelyje, aprašėme gide apie Rivilė, Excel ir Power BI duomenų sujungimą.

Atnaujinimo laikas prieš mėnesio uždarymą. Prieš siųsdami valdybai mėnesio rezultatus, pažiūrėkite modelio kortelėje paskutinio atnaujinimo laiką. Jei jis ankstesnis nei paskutiniai apskaitos įrašai, pirmiausia atnaujinkite duomenis.

Patvirtinti modeliai. Ženklas „certified“ rodo, kad modelį patikrino už jį atsakingas žmogus. Finansų komandai verta susitarti, kad oficialios ataskaitos remiasi tik patvirtintais modeliais.

Pakeitimų kontrolė. Jei keičiate sąskaitų plano grupavimą ar sąnaudų kategorijas, poveikio analizė parodo, kurias pelno, biudžeto ir skolų ataskaitas tai palies. Platesniam patikrinimui praverčia mūsų duomenų kokybės stebėjimo kontrolinis sąrašas, o kas ir kada keitė elementus, matyti Power BI audito žurnaluose.

Kai reikia kilmės už Power BI ribų

Power BI kilmės vaizdas apima kelią nuo šaltinio iki ataskaitos. Jei organizacijai reikia matyti ir tai, kas vyksta prieš duomenims patenkant į Power BI, pavyzdžiui, stulpelių lygiu duomenų sandėlyje, Microsoft siūlo Purview duomenų žemėlapį. Ten kilmė tarp Power BI ir išorinių šaltinių palaikoma Azure SQL Database, Azure Blob Storage ir Azure Data Lake Store šaltiniams, o stulpelių lygio kilmė veikia su Azure SQL Database.

Daugumai vidutinių Lietuvos įmonių, kurių duomenys yra apskaitos programoje ir keliuose Excel failuose, užtenka Power BI kilmės vaizdo ir tvarkingo modelio. Svarbiausia, kad modelis būtų sukurtas aiškiai: vienas patvirtintas finansų modelis, aiškiai pavadinti šaltiniai ir automatinis atnaujinimas. Kada verta galvoti apie atskirą duomenų sluoksnį, aptarėme straipsnyje apie Power BI duomenų saugyklą.

Mūsų požiūris

Kilmės vaizdas yra tiek aiškus, kiek aiški pati analitikos sistema. Jei įmonėje yra dvidešimt panašių modelių, sukurtų skirtingų žmonių, schema primins voratinklį, ir net su kilmės vaizdu bus sunku pasakyti, kuriuo skaičiumi tikėti.

Todėl Analitika360 ataskaitų rinkinius Rivilė ir Finvalda naudotojams kuriame aplink vieną Power BI modelį. Į jį integruojame ir kitus šaltinius: SharePoint, Excel, CRM ar logistikos duomenis. Duomenys atsinaujina automatiškai, be papildomo vartotojo darbo. Tada kilmės schema lieka trumpa ir suprantama: apskaitos programa, papildomi šaltiniai, vienas modelis ir ataskaitos, kurias naudoja vadovai ir buhalteriai.

Mūsų patirtis su restoranų tinklais ir buhalteriais rodo: daugiausia laiko sutaupoma ne tada, kai klaidas greitai randate, o tada, kai jų atsiranda mažiau. Tvarkingas modelis ir automatinis atnaujinimas leidžia finansų komandai kalbėti apie rezultatus, o ne aiškintis, kuri ataskaita teisinga.

Analitika360

Paruošti Power BI paketai Rivilė ir Finvalda naudotojams

Jei norite, kad pajamų, sąnaudų, pelno, balanso, pardavimų, sandėlio ir skolų ataskaitos atsinaujintų pačios, o kiekvienas skaičius turėtų aiškų kelią iki apskaitos programos, Analitika360 siūlo paruoštus ataskaitų paketus.

• Rivilė Basic ir Finvalda Basic: 59 € per mėnesį.
• Rivilė PRO ir Finvalda PRO: 89 € per mėnesį.
• Individualūs projektai pagal jūsų procesus ir IT sistemas: 70 € už valandą.

Padedame ir su Microsoft Power BI Pro bei Premium licencijomis. Palyginkite planus verslo analitikos kainų puslapyje arba pradėkite nuo Rivilė Basic paketo.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar kilmės vaizdą galima matyti Power BI Desktop programoje?

Kilmės vaizdas yra Power BI tarnybos funkcija, jis atidaromas darbo srityje naršyklėje. Desktop programoje matote savo modelio lenteles ir ryšius, tačiau ne ryšius tarp paskelbtų ataskaitų, modelių ir darbo sričių.

Kodėl nematau meniu „Lineage“?

Dažniausiai darbo srityje turite Viewer vaidmenį arba neturite Pro licencijos. Paprašykite darbo srities administratoriaus suteikti Contributor, Member arba Admin vaidmenį.

Kuo skiriasi kilmės vaizdas ir poveikio analizė?

Kilmės vaizdas parodo visų darbo srities elementų ryšius vienoje schemoje. Poveikio analizė sutelkta į vieną modelį ar šaltinį ir parodo, kurias ataskaitas bei darbo sritis paveiks pakeitimas ir kiek žmonių jas naudoja.

Ar kilmės vaizdas naudingas mažai įmonei su viena ataskaita?

Naudingas, kai ataskaita remiasi keliais šaltiniais, pavyzdžiui, apskaitos programa ir Excel failu. Viena schema parodo, iš kur kiekvienas skaičius ir kada jis paskutinį kartą atnaujintas, o tai svarbu prieš kiekvieną vadovybės susitikimą.

Šaltiniai

Data lineage - Power BI, Microsoft Learn Data lineage, Power Platform release plan, Microsoft Learn Semantic model impact analysis - Power BI, Microsoft Learn Data source impact analysis - Power BI, Microsoft Learn Data refresh in Power BI, Microsoft Learn Understand and optimize dataflows refresh, Microsoft Learn Metadata and lineage from Power BI into Microsoft Purview, Microsoft Learn

Rekomendacijos

• Power BI duomenų šliuzas: kaip veikia ir kaip jį įdiegti
• Power BI įdiegimo etapai: nuo pasirengimo iki veikiančių ataskaitų
• DirectQuery ar importas: kaip pasirinkti tinkamą Power BI režimą