Projektų biudžetai Power BI: planas, faktas ir nuokrypiai

Projektų biudžetus Power BI galima stebėti vienoje ataskaitoje: kiekvienam projektui matyti planuotas sąnaudas, faktines išlaidas iš apskaitos programos, nuokrypį eurais ir procentais bei jau išrašytų sąskaitų dalį. Kad šie skaičiai būtų patikimi, reikia trijų dalykų: projekto žymės kiekvienoje apskaitos operacijoje, biudžeto lentelės su ta pačia struktūra ir duomenų modelio, kuris atsinaujina be rankinio darbo. Šiame gide aprašoma, kaip tai sutvarkyti įmonėje, dirbančioje su Rivilė ar Finvalda.

Trumpai

• Pagrindiniai rodikliai: užbaigtumas (%), faktinės ir biudžetinės sąnaudos, nuokrypis eurais ir procentais, išrašytų sąskaitų dalis.
• Projektas apskaitoje turi būti pažymėtas objektu arba kaštų centru, kitaip Power BI neturės pagal ką sujungti plano ir fakto.
• Biudžetas ir faktas skirstomi pagal tas pačias sąnaudų grupes: darbo laikas, medžiagos, subranga, kitos išlaidos.
• Nuokrypius verta peržiūrėti ties kiekvienu svarbiu etapu, o ne tik uždarant projektą.
• Prieiga ribojama pagal projektus, kad kiekvienas vadovas matytų tik savo duomenis.

Turinys

• Kokius rodiklius turi rodyti projekto biudžeto ataskaita
• Iš kur imami projekto duomenys
• Duomenų modelis: kodėl neužtenka sujungti dviejų lentelių
• Kaip įdiegti projektų biudžetų ataskaitą: 6 žingsniai
• Nuokrypių analizė: nuo skaičiaus iki sprendimo
• Pinigų srautai, valiuta ir ES finansuojami projektai
• Prieigos teisės ir skaičių atsekamumas
• Mūsų požiūris
• Kaip projektų biudžetus stebėti su Analitika360
• DUK
• Šaltiniai

Kokius rodiklius turi rodyti projekto biudžeto ataskaita

Gera projekto biudžeto ataskaita atsako į vieną klausimą: ar už tiek, kiek jau išleidome, padarėme tiek, kiek planavome? Microsoft savo projekto veiklos ir biudžeto palyginimo ataskaitoje naudoja beveik tą patį rodiklių rinkinį, kuris tinka ir Lietuvos įmonėms:

Rodiklis	Ką parodo	Kaip skaičiuojamas
Užbaigtumas, %	Kiek darbų atlikta	Atlikta apimtis / planuota apimtis
Faktinės sąnaudos	Kiek išleista iki šiol	Apskaitos operacijų suma pagal projektą
Biudžetinės sąnaudos	Kiek planuota išleisti	Suma iš biudžeto lentelės
Nuokrypis, €	Kiek viršyta ar sutaupyta	Faktas − biudžetas
Nuokrypis, %	Nuokrypio mastas	Nuokrypis / biudžetas
Išrašyta sąskaitų, %	Kiek pajamų jau užfiksuota	Išrašytos sąskaitos / sutarties vertė

Paslaugų įmonėms prie šių rodiklių verta pridėti valandas. Microsoft praktikos vadovo Power BI turinyje valandų ataskaitos lygina faktines apmokamas, neapmokamas ir biudžetines valandas. Būtent neapmokamos valandos dažniausiai paaiškina, kodėl projektas pelningas popieriuje, bet ne banke.

Pavyzdys: kada nuokrypis tampa signalu

Tarkime, statybos projekto biudžetas yra 120 000 €. Iki šiol išleista 78 000 €, darbų atlikta 55 %. Iš pirmo žvilgsnio viskas gerai, nes biudžetas dar neišnaudotas. Tačiau pagal užbaigtumą turėjo būti panaudota 66 000 €, todėl faktinės sąnaudos yra 12 000 € didesnės, nei turėtų būti. Sąnaudų efektyvumo indeksas lygus 66 000 / 78 000 ≈ 0,85. Jei tempas nesikeis, galutinė projekto kaina sieks apie 141 800 €, t. y. beveik 22 000 € virš plano. Toks skaičius ataskaitoje matomas dabar, kol dar galima pakeisti subrangovą, peržiūrėti medžiagų pirkimus ar susitarti su užsakovu dėl papildomų darbų.

Iš kur imami projekto duomenys

Projekto biudžeto ataskaita jungia bent tris šaltinius. Nuo kiekvieno jų kokybės priklauso, ar vadovai pasitikės skaičiais.

1. Apskaitos programa. Faktinės sąnaudos ir pajamos ateina iš Rivilė arba Finvalda. Rivilėje projektai paprastai žymimi objektais ir kaštų centrais, o šalia jų veikia dar viena dimensija, padalinys. Finvaldoje, priklausomai nuo versijos, operacijas taip pat galima žymėti objektais. Jei dalis sąskaitų užregistruota be objekto, ataskaitoje tos sąnaudos atsidurs grupėje „Nepriskirta“, ir tai reikia matyti iš karto.
2. Biudžeto failas. Daugumoje įmonių biudžetas laikomas Excel faile arba SharePoint sąraše. Svarbu, kad jame būtų tas pats projekto kodas ir tos pačios sąnaudų grupės kaip apskaitoje. Kaip automatiškai skaityti tokius failus, aprašyta mūsų gide apie SharePoint dokumentų ataskaitas.
3. Darbo laiko ir kitos sistemos. Valandos, CRM sandoriai ar logistikos duomenys papildo vaizdą. Finvalda naudotojams aktualus ir Finvalda API ryšys su Power BI, leidžiantis gauti duomenis be eksporto rankomis.

Duomenų modelis: kodėl neužtenka sujungti dviejų lentelių

Dažna klaida yra sujungti biudžeto failą su apskaitos eksportu vienu VLOOKUP ar vienu Power BI ryšiu. Tada matomas bendras nuokrypis, bet neaišku, iš kur jis kyla. Patikimam projektų valdymui reikia analitinio modelio, kuriame skirtingi operacijų tipai (darbo laikas, medžiagų sąnaudos, subrangovų paslaugos) klasifikuojami pagal bendrą dimensijų struktūrą.

Praktikoje modelį sudaro:

• Faktų lentelės: apskaitos operacijos, biudžeto eilutės, valandos, išrašytos sąskaitos.
• Dimensijos: projektas (kodas, vadovas, užsakovas, būsena), sąnaudų grupė, kalendorius, padalinys.
• Atitikmenų lentelė: kurios didžiosios knygos sąskaitos priklauso kuriai sąnaudų grupei.

Tokia struktūra leidžia atsakyti, ar biudžetas viršytas dėl neefektyviai panaudoto laiko, ar dėl nenumatytų medžiagų sąnaudų. Biudžetą verta planuoti mėnesiais, nes tada galima lyginti ne tik visą sumą, bet ir tempą. Daugiau apie struktūrą rasite straipsnyje duomenų modelis finansams, o apie plano ir fakto skaičiavimus, gide apie biudžeto palyginimą Power BI.

Kaip įdiegti projektų biudžetų ataskaitą: 6 žingsniai

1. Sutarkite projekto kodą. Vienas kodas apskaitoje, biudžete ir darbo laiko sistemoje. Be to jokia vizualizacija nepadės.
2. Susiekite sąskaitas su sąnaudų grupėmis. Sudarykite atitikmenų lentelę ir patvirtinkite ją su vyriausiuoju buhalteriu.
3. Paruoškite biudžeto šabloną. Eilutės: projektas, mėnuo, sąnaudų grupė, suma. Jokių sujungtų langelių ar tarpinių sumų.
4. Sukurkite modelį ir matus. Nuokrypis eurais ir procentais, užbaigtumas, prognozuojama galutinė kaina.
5. Įjunkite automatinį atnaujinimą. Duomenys iš Rivilė ar Finvalda turi atsinaujinti pagal grafiką, be eksporto rankomis. Prieš tai patikrinkite duomenų kokybę pagal kontrolinį sąrašą analitikams.
6. Nustatykite peržiūros ritmą. Microsoft plano ir fakto analizės modelyje rekomenduojama projektą peržiūrėti ne tik pabaigoje, bet ir ties svarbiais tarpiniais etapais. Peržiūros taškus patogiausia susieti su projekto etapais, kurie jau numatyti veiksmų plano įgyvendinimo grafike.

Nuokrypių analizė: nuo skaičiaus iki sprendimo

Projektai dažniausiai viršija biudžetą ne todėl, kad atsiranda nuokrypis, o todėl, kad jis pastebimas per vėlai. Todėl ataskaita turi ne tik rodyti praeitį, bet ir padėti apsispręsti, kol nuokrypis dar valdomas. Microsoft aprašytas procesas susideda iš keturių ciklo dalių: faktinių operacijų fiksavimo, reguliarios stebėsenos, nuokrypių analizės (netikėtos išlaidos, pasikeitusi darbų apimtis) ir korekcinių veiksmų, pavyzdžiui, plano koregavimo ar resursų perskirstymo.

Projekto finansinei būklei įvertinti tame pačiame praktikos vadovo turinyje jungiamos keturios sritys: projekto apžvalga, savikaina, pajamos ir įdirbtos vertės valdymas (EVM). EVM rodikliai, t. y. sąnaudų ir planavimo efektyvumo indeksai, parodo, ar projektas vėluoja ir ar brangsta, net kai bendra suma dar telpa į biudžetą.

Praktiškas ataskaitos išdėstymas:

• Pirmas puslapis: visų projektų sąrašas su nuokrypiu ir spalviniu žymėjimu.
• Antras puslapis: vieno projekto plano ir fakto kreivė mėnesiais.
• Trečias puslapis: nuokrypis pagal sąnaudų grupes ir tiekėjus, su galimybe pereiti iki konkrečios sąskaitos.

Jei projektų pelningumas jums svarbesnis už vien sąnaudų kontrolę, papildomų idėjų rasite straipsnyje apie projektų pelningumo vertinimą, o statybos įmonėms skirta statybos sąnaudų kontrolės praktika.

Pinigų srautai, valiuta ir ES finansuojami projektai

Biudžetas rodo, kiek projektas kainuos, bet ne kada reikės pinigų. Microsoft dokumentacijoje apie pinigų srautų prognozavimą aprašoma, kaip prognozė integruojama su didžiąja knyga, mokėtinomis ir gautinomis sumomis bei biudžetu. Tą pačią logiką galima perkelti į Power BI: projekto mokėjimų grafikas kartu su neapmokėtomis sąskaitomis parodo, kurį mėnesį projektas sunaudos daugiausia apyvartinių lėšų. Kaip tokią analizę įdiegti finansų komandoje, aprašyta gide apie pinigų srautų analizę Power BI.

Kai dalis tiekėjų išrašo sąskaitas doleriais ar kita valiuta, biudžetas eurais gali keistis net nepasikeitus kiekiams. Tokiu atveju modelyje verta laikyti ir originalią sumą, ir sumą eurais, o kursų skirtumą rodyti atskira eilute. Planuojant tokias išlaidas, pravartu suprasti ir valiutų keitimo kainodarą, nes ji tiesiogiai veikia faktines sąnaudas.

ES dotacijomis finansuojamiems projektams finansinė ataskaita yra tik dalis atsiskaitymo. Europos Komisija, aprašydama projekto valdymą pagal dotacijos susitarimą, pabrėžia periodines ataskaitas apie rezultatus ir išlaidas. Power BI čia tampa tiltu tarp buhalterinių duomenų ir techninės projekto pažangos.

Prieigos teisės ir skaičių atsekamumas

Projektų biudžetuose yra jautrios informacijos: atlygiai, įkainiai, tiekėjų kainos. Todėl prieigą verta riboti ne tik ataskaitos, bet ir duomenų eilučių lygiu, kad projekto vadovas matytų tik savo projektus, o finansų direktorius visus. Antras reikalavimas yra atsekamumas: kiekvieną ataskaitos skaičių turi būti galima patikrinti iki pradinio dokumento, pavyzdžiui, konkrečios pirkimo sąskaitos. Apie duomenų apsaugos klausimus plačiau rašėme straipsnyje ar Power BI atitinka BDAR reikalavimus.

Mūsų požiūris

Diegdami ataskaitas Rivilė ir Finvalda naudotojams matome, kad projektų biudžetų problema retai slypi pačiame Power BI. Dažniausiai ji prasideda apskaitoje: dalis sąskaitų be objekto, biudžetas Excel faile su kitokiais pavadinimais, valandos atskiroje sistemoje. Todėl pirmiausia sutvarkome dimensijų struktūrą ir sąnaudų grupių atitikmenis, o tik tada kuriame vizualizacijas.

Antra pamoka: ataskaita, kurią reikia atnaujinti rankomis, po kelių mėnesių nustojama naudoti. Dėl to automatinis atnaujinimas mums yra ne papildoma funkcija, o būtina sąlyga. Kai skaičiai atsinaujina patys, projekto vadovas peržiūros laiką skiria sprendimams, o ne duomenų rinkimui.

— Analitika360

Kaip projektų biudžetus stebėti su Analitika360

Analitika360 parengia Power BI ataskaitas, kurios duomenis iš Rivilė ir Finvalda ima automatiškai ir sujungia juos su Excel, SharePoint ar kitais šaltiniais viename modelyje. Pagrindą sudaro paruošti paketai:

• Rivilė Basic ir Finvalda Basic: 59 € per mėnesį;
• Rivilė PRO ir Finvalda PRO: 89 € per mėnesį;
• Individualūs projektai: 70 € per valandą, kai reikia ataskaitų pagal jūsų projektų struktūrą.

Projektų biudžetų ataskaita su jūsų sąnaudų grupėmis ir biudžeto šablonu kuriama kaip individualus sprendimas. Planus ir sąlygas palyginkite verslo analitikos kainų puslapyje arba pradėkite nuo paketo Rivilė Basic ar Finvalda Basic.

DUK

Ar Power BI gali tiesiogiai imti projekto duomenis iš Rivilė ar Finvalda?

Taip, jei projektai apskaitoje žymimi objektais ar kaštų centrais. Tada faktines sąnaudas galima automatiškai gauti pagal projektą ir sulyginti su biudžetu. Be projekto žymės sąnaudų patikimai paskirstyti nepavyks.

Kur geriausia laikyti projekto biudžetą?

Dažniausiai Excel faile arba SharePoint sąraše su aiškiu šablonu: projektas, mėnuo, sąnaudų grupė, suma. Svarbiausia, kad kodai sutaptų su apskaita ir failas būtų vienoje nuolatinėje vietoje, iš kurios Power BI jį skaito automatiškai.

Kaip dažnai peržiūrėti projekto nuokrypius?

Bent kartą per mėnesį ir papildomai ties kiekvienu svarbiu projekto etapu. Ilguose projektuose, pavyzdžiui, statybose, verta peržiūrėti kas dvi savaites, nes vėlai pastebėtas nuokrypis jau būna sunkiai valdomas.

Ar reikia Power BI licencijų visiems projekto vadovams?

Ataskaitoms bendrinti organizacijoje paprastai reikia mokamų Microsoft licencijų, o jų tipas priklauso nuo naudotojų skaičiaus ir poreikių. Analitika360 perparduoda Microsoft Pro ir Premium licencijas ir padeda parinkti tinkamą variantą.

Šaltiniai

• Project Performance to Budget (Power BI Report), Microsoft Learn
• „Power BI“ turinys Praktikos vadovas, Microsoft Learn
• Pattern for analyze project actuals vs budget, Microsoft Learn
• Grynųjų pinigų srautų prognozavimas, Microsoft Learn
• Objektai, Rivilė gidas
• Projekto valdymas pagal dotacijos susitarimą, Europos Komisija
• Veiksmų planas ir įgyvendinimas, Market Smart
• Kaip suprasti pinigų keitimo kainodarą, Forexlita

Rekomendacijos

• Power BI biudžeto palyginimas: kaip pastatyti patikimą ataskaitą
• Pinigų srautų analizė Power BI: kaip įdiegti finansų komandoje
• Ataskaitos be rankinio darbo: Rivilė, Finvalda ir Power BI paketai
• Pirkimų ataskaitos: kaip automatizuoti Power BI sprendimą iš Rivilė ir Finvalda