Smulkaus verslo ataskaitos greitai: integracija su Rivilė ir Finvalda

Taip, automatizuotos Power BI ataskaitos tinka smulkiam verslui ir per kelias savaites suteikia realaus laiko finansų bei operacijų matomumą. Sprendimą galima diegti pasirenkant paruoštą ataskaitų paketą, kurį vėliau pritaiko tiekėjas. Pirmas žingsnis, kurio reikia iš vadovo pusės, yra tik sąrašas naudojamų duomenų šaltinių ir demo užklausa.

Trumpai:

• Automatizuotos Power BI ataskaitos sutaupo laiko ir mažina klaidų kiekį, nes duomenys atnaujinami automatiškai ir nereikalauja rankinio įsikišimo.
• Sėkmingam diegimui būtina aiškiai apibrėžti duomenų šaltinius, nustatyti atsakingus asmenis ir pradėti nuo kelių prioritetinių rodiklių.
• Standartiniai paketiniai sprendimai greičiau pradeda veikti, tačiau individualūs pritaikymai svarbūs, jei įmonė turi specifinius sektoriaus reikalavimus.
• Integracijų sėkmę lemia duomenų kodų suderinamumas ir nuolatinis duomenų kokybės užtikrinimas, todėl būtina turėti vieną atsakingą asmenį kiekviename šaltinyje.
• Tik nuo penkių pagrindinių KPI pradėjusios automatiškai atnaujinamas ataskaitas įmonės gali greičiau ir informatyviau priimti strateginius sprendimus.

Turinys

• Kokias smulkaus verslo ataskaitas verta rinktis: tipai ir paketai
• Kiek galima sutaupyti: verslo nauda ir atsiperkamumas skaičiais
• Kaip vyksta diegimas: etapai nuo duomenų iki automatinio atnaujinimo
• Rivilė, Finvalda, Excel ir SharePoint: kaip juos sujungti be klaidų
• Kokius KPI vadovas turi matyti kiekvieną dieną, savaitę ir mėnesį
• Kaip automatizuotos ataskaitos pasiteisina praktikoje
• Kaip pasirinkti Power BI sprendimų tiekėją smulkiam verslui
• Kontaktinė informacija ir kaip pradėti diegimą
• Analitika360 paketai: nuo demo užklausos iki veikiančios ataskaitos
• Ko dažniausiai nepamato diegdami smulkaus verslo ataskaitas
• Šaltiniai

Kokias smulkaus verslo ataskaitas verta rinktis: tipai ir paketai

Smulkaus verslo ataskaitos skirstomos į dvi grupes, ir kiekviena atsako į skirtingą klausimą. Finansinės ataskaitos rodo, kiek įmonė uždirba ir kur išleidžia pinigus. Operacinės ataskaitos rodo, kaip vyksta pati veikla, nuo pardavimų iki sandėlio likučių.

Tipinis smulkaus verslo ataskaitų rinkinys apima:

• Pajamų ir sąnaudų ataskaitą – rodo pelno dinamiką per pasirinktą laikotarpį.
• Balansą – parodo turtą, įsipareigojimus ir nuosavą kapitalą konkrečiu momentu.
• Pardavimų ataskaitą – detalizuoja apyvartą pagal produktą, klientą ar filialą.
• Sandėlio ataskaitą – rodo likučius, apyvartos greitį ir trūkstamas prekes.
• Skolų ir atsiskaitymų ataskaitą – seka gautinas ir mokėtinas sumas.

Restoranų tinklui svarbiausia bus pardavimų pagal padalinį ir sandėlio ataskaitos, o buhalterinę praktiką ar paslaugų įmonę labiau domins pelningumo ir skolų valdymo blokai. Rivilė siūlo iki 19 paruoštų Power BI ataskaitų, kurios apima abi kategorijas ir leidžia rinktis pagal veiklos specifiką, nepradedant nuo tuščio lapo.

Kiek galima sutaupyti: verslo nauda ir atsiperkamumas skaičiais

Didžiausias sutaupymas atsiranda ne iš gražesnių grafikų, o iš to, kad ataskaitos nustoja reikalauti žmogaus rankų. Rankinis duomenų suvedimas iš Rivilė ar Finvalda į Excel lentelę, jų sujungimas ir formulių tikrinimas kiekvieną mėnesį atima valandas, kurias buhalteris ar finansų vadovas galėtų skirti analizei, ne kopijavimui.

Konkretūs sutaupymo šaltiniai:

• Automatinis duomenų atnaujinimas be rankinio eksportavimo iš apskaitos programos.
• Vieno šablono naudojimas kiekvieną mėnesį, be pakartotinio ataskaitų projektavimo.
• Klaidų sumažėjimas, nes duomenys nebekopijuojami tarp skirtingų failų.

Profesionalus patarimas: Skaičiuodami atsiperkamumą, vertinkite ne tik sutaupytas valandas, bet ir tai, kiek greičiau vadovas priima sprendimą, kai duomenys atnaujinami automatiškai, o ne kartą per mėnesį.

Automatizuotos Power BI ataskaitos sumažina laiko sąnaudas ataskaitų rengimui, nes duomenys atnaujinami be papildomo įsikišimo. Analitika360 klientai, tarp jų restoranų tinklai ir buhalterinės įmonės, naudoja tokį modelį tam, kad gautų išsamią finansinę informaciją strateginiams sprendimams nelaukiant mėnesio pabaigos suvestinės. Trumpuoju laikotarpiu ROI matomas kaip sutaupytas laikas, o per pusmetį ar metus, kaip greičiau priimti sprendimai dėl kainodaros, asortimento ar personalo.

Kaip vyksta diegimas: etapai nuo duomenų iki automatinio atnaujinimo

Diegimas nėra vienos dienos darbas, bet ir nebūtinai ilgas procesas, jei struktūra aiški nuo pradžios.

1. Duomenų šaltinių inventorizacija. Surašykite, kur šiuo metu laikomi duomenys: Rivilė, Finvalda, Excel failai, SharePoint dokumentai. Nustatykite, kurie laukai svarbiausi valdymo sprendimams.
2. Duomenų valymas ir modeliavimas. Tiekėjas suderina lauko pavadinimus tarp šaltinių (pvz., „klientas“ Rivilėje ir „pirkėjas“ Excelyje) ir sukuria bendrą duomenų modelį.
3. Ataskaitų kūrimas ir pritaikymas. Paruoštas paketas pritaikomas jūsų terminologijai, valiutai ir organizacinei struktūrai.
4. Testavimas su vartotojais. Vadovai ir buhalteriai patikrina, ar skaičiai sutampa su tuo, ką jau žino iš apskaitos sistemos.
5. Automatinio atnaujinimo nustatymas. Sukonfigūruojamas atnaujinimo dažnumas, ir ataskaitos nuo šio momento pildosi pačios.

Orientacinis laikas nuo pirmo pokalbio iki veikiančio sprendimo su paruoštu paketu paprastai trunka kelias savaites, individualiam projektui su keliais duomenų šaltiniais reikia daugiau laiko derinimui. Dažniausia kliūtis yra ne technologija, o tai, kad niekas įmonėje aiškiai neatsako už duomenų kokybę – kai laukai skirtinguose šaltiniuose pavadinti nevienodai, ataskaitos rodo netikslius skaičius, kol kas nors tai pastebi.

Profesionalus patarimas: Prieš diegimą paskirkite vieną žmogų, kuris atsakingas už duomenų tvarką kiekviename šaltinyje. Be aiškaus atsakingo asmens net geriausias Power BI paketas rodys nesutampančius skaičius.

Rivilė, Finvalda, Excel ir SharePoint: kaip juos sujungti be klaidų

Kiekvienas duomenų šaltinis atlieka skirtingą vaidmenį. Rivilė ir Finvalda paprastai laiko apskaitos duomenis, pardavimų ir sandėlio įrašus. Excel failai dažnai kaupia biudžetus ar prognozes, kurių apskaitos sistema nemato. SharePoint naudojamas dokumentams ir kartais bendriems skaičiavimo lapams tarp padalinių.

Praktiniai patarimai integracijoms:

• Prieš jungiant, patikrinkite, ar Rivilėje ir Finvaldoje naudojami vienodi produktų ar klientų kodai, kitaip Power BI modelis dubliuosis.
• Finvalda teikia konsultavimą ir techninį palaikymą Power BI ataskaitų parengimui, tad integracijos etapą verta derinti kartu su jų komanda arba analitikos tiekėju, kuris tai jau daro nuolat.
• Excel duomenis naudokite kaip papildomą, ne pagrindinį šaltinį – rankiniai failai lengviausiai sukelia neatitikimus.

Atnaujinimo dažnumas turi tiesioginę įtaką sprendimų greičiui. Kasdieninis atnaujinimas tinka daugumai smulkaus verslo atvejų, valandinis reikalingas prekyboje su dideliu srautu, o realaus laiko atnaujinimas dažniausiai pateisinamas tik ten, kur kiekviena valanda keičia sprendimą, pavyzdžiui, logistikoje. Praktikoje dažna situacija: duomenys išsibarstę tarp Excel ir Rivilė, todėl efektyviausia pradėti nuo paruošto paketo, kurio duomenų apdorojimo procesas jau palaiko dažniausiai naudojamus laukus, ir tik po to atlikti smulkius koregavimus.

Kokius KPI vadovas turi matyti kiekvieną dieną, savaitę ir mėnesį

Ne visi rodikliai turi vienodą svarbą kiekvieną dieną. Gera ataskaitų struktūra atskiria greitos reakcijos rodiklius nuo tų, kurie svarbūs strateginiam vaizdui.

• Kasdien: grynųjų pinigų srautų pozicija, dienos pardavimų vykdymas prieš planą.
• Kas savaitę: maržos analizė pagal produktų grupes, pardavimų tendencijos, sandėlio likučių pokyčiai.
• Kas mėnesį: pelningumo ataskaita, balansas, bendrieji veiklos KPI palyginimui su ankstesniais laikotarpiais.

Power BI integracijos leidžia atlikti sandėlio likučių stebėjimą, pelno ir nuostolių palyginimus bei klientų pelningumo analizę su drill-down funkcija, tad vadovas iš bendro skaičiaus gali nusileisti iki konkretaus kliento ar sandorio per kelis paspaudimus.

Konkrečius vizualizacijų pavyzdžius, kaip šie rodikliai atrodo suvestinėje, galite peržiūrėti Power BI ataskaitų pavyzdžiuose.

Kaip automatizuotos ataskaitos pasiteisina praktikoje

Restoranų tinklo atvejis parodo modelį, kuris kartojasi ir kitose sektoriuose. Kai kelios parduotuvės ar padaliniai generuoja pardavimų duomenis skirtingu greičiu, vadovas iki šiol dažnai laukia mėnesio pabaigos suvestinės, kad pamatytų, kuris padalinys neišpildo plano. Su automatizuota ataskaita ta pati informacija matoma kitą darbo dieną.

Analitika360 sprendimai pritaikyti specifinėms šakoms, tarp jų restoranų tinklams, kur pardavimų ir sandėlio duomenys keičiasi kiekvieną dieną. Tam tikroms buhalterinėms įmonėms panašus modelis leidžia vienoje suvestinėje matyti keliolikos įmonių finansinę būklę, nesijungiant paskirai į kiekvieną apskaitos sistemą.

Bendras dėsningumas visuose atvejuose panašus: kol ataskaitos rengiamos rankomis, vadovas sprendimą priima remdamasis praeities duomenimis. Kai ataskaita atsinaujina automatiškai, sprendimas priimamas remiantis dabartine padėtimi. Skirtumas ne kosmetinis, tai skirtumas tarp reagavimo į problemą ir jos prevencijos.

Tai taip pat paaiškina, kodėl vis daugiau smulkaus verslo įmonių renkasi ne bendrą ataskaitų šabloną, o sektoriui pritaikytą paketą. Bendra suvestinė tinka pradžiai, tačiau greitai išaiškėja, kad restoranui ir statybos įmonei svarbūs skirtingi KPI blokai.

Kaip pasirinkti Power BI sprendimų tiekėją smulkiam verslui

Rinkoje veikia keli skirtingi tiekėjų tipai, ir kiekvienas turi savo stiprybes. Vieni parduoda tik licencijas ir techninę pagalbą, kiti siūlo paruoštus sektorinius ataskaitų paketus su nuolatine priežiūra.

Renkantis tiekėją, verta patikrinti tris dalykus. Pirma, ar tiekėjas turi patirties su jūsų naudojama apskaitos sistema, nes Rivilė ir Finvalda turi savo duomenų struktūrą, kurią reikia išmanyti, ne tik teoriškai suprasti. Antra, ar sprendimas siūlo automatinį atnaujinimą, ar ataskaitas vis tiek reikės atnaujinti rankomis, nes tai iš esmės nulemia, kiek laiko realiai sutaupysite. Trečia, ar tiekėjas turi paruoštų sektorinių paketų jūsų veiklos tipui, ar viską reikės kurti nuo pradžios.

Paruošti paketai sukuria greitą startą smulkiam verslui, o individualūs pritaikymai tampa būtini tada, kai įmonė turi sektoriui specifinių reikalavimų, kurių standartinis paketas neapima. Gera praktika yra pradėti nuo paruošto sprendimo ir jį koreguoti, ne priešingai.

Verta atkreipti dėmesį ir į tai, kaip tiekėjas dirba su papildomais duomenimis, pavyzdžiui, valiutų kursų pokyčiais, kurie tiesiogiai veikia smulkaus verslo finansinius rodiklius importo ar eksporto veiklą vykdančiose įmonėse. Tiekėjas, kuris sugeba integruoti tokius papildomus šaltinius į vieną suvestinę, suteikia daugiau vertės nei tas, kuris apsiriboja tik apskaitos duomenimis.

Kontaktinė informacija ir kaip pradėti diegimą

Pirmas praktinis žingsnis yra ne techninis, o organizacinis: susirašykite, kokias sistemas šiuo metu naudojate (Rivilė, Finvalda, Excel, SharePoint) ir kas įmonėje atsakingas už kiekvieną duomenų šaltinį. Su šiuo sąrašu pokalbis su tiekėju užtrunka žymiai mažiau laiko, ir pirmas pasiūlymas būna tikslesnis.

Toliau seka trumpas pokalbis, kurio metu tiekėjas įvertina, ar tinka paruoštas paketas, ar reikia individualaus sprendimo. Tada aptariamas testinis periodas, kurio metu vadovai ir buhalteriai patikrina, ar ataskaitų skaičiai atitinka tai, ką jau žino iš savo sistemų. Tik po šio patikrinimo įjungiamas automatinis atnaujinimas ir sprendimas perkeliamas į nuolatinį naudojimą.

Įmonėms, kurios dvejoja, nuo kurio paketo pradėti, praktiškiausia pirmiausia susisiekti ir aptarti konkrečią situaciją, nes teisingas pasirinkimas priklauso nuo verslo dydžio, sektoriaus ir šiuo metu naudojamų sistemų derinio. Tai leidžia išvengti dažnos klaidos, kai įmonė iš karto investuoja į plačiausią paketą, nors realiai naudoja tik dalį jo funkcijų.

Analitika360 paketai: nuo demo užklausos iki veikiančios ataskaitos

Yra sprendimų, kurie sukurti specialiai smulkiam verslui, dirbančiam su Rivilė ir Finvalda, ir skiriasi nuo bendrų Power BI šablonų tuo, kad ataskaitos atsinaujina be vartotojo įsikišimo. Skirtumas nuo bendro rinkos sprendimo yra automatika, ataskaitos atsinaujina be jūsų įsikišimo, tad nebereikia kiekvieną mėnesį prašyti buhalterio eksportuoti duomenis į naują lentelę.

Priklausomai nuo verslo tipo, tinka skirtingi paketai. Vadovams, kuriems reikia bendro finansinio ir operacinio vaizdo, skirtas CockpitCEO paketas. Prekybos tinklams su keliomis parduotuvėmis geriau tinka CockpitSHOPS, orientuotas į pardavimų ir sandėlio rodiklius padaliniuose. Įmonėms, naudojančioms Finvaldos apskaitos sistemą ir norinčioms paprasto starto, skirtas Power BI Finvalda Basic paketas.

Kai kurie paketai sujungia duomenis iš Rivilė, Finvalda, SharePoint ir Excel į vieną suvestinę, kuri atnaujinama automatiškai. Norėdami sužinoti, kuris sprendimas tinka jūsų verslui, peržiūrėkite visus verslo analitikos sprendimus pagal veiklos sritį ir susisiekite dėl demo, pritaikyto jūsų naudojamai apskaitos sistemai.

Ko dažniausiai nepamato diegdami smulkaus verslo ataskaitas

Dažniausia klaida diegiant automatizuotas ataskaitas yra ne technologijos pasirinkimas, o KPI kiekis. Įmonės nori matyti viską iš karto ir sukrauna į pirmą suvestinę dvidešimt rodiklių, kurių dešimt niekas realiai neskaito. Geriau pradėti nuo penkių rodiklių, kurie tiesiogiai veikia savaitinius sprendimus, ir plėsti tik tada, kai jie tikrai naudojami.

Antra dažna problema, atsakomybės neaiškumas. Kai niekas konkrečiai neatsakingas už duomenų tvarką Rivilėje ar Excel faile, ataskaita rodo neatitikimus, ir vadovai praranda pasitikėjimą visu sprendimu, net jei problema buvo viename netvarkingame lauke, ne pačioje sistemoje.

Praktika rodo, kad sėkmingiausiai diegimas vyksta tose įmonėse, kurios pradžioje susitaria dėl trumpo, aiškaus rodiklių sąrašo ir vieno atsakingo asmens už duomenų kokybę kiekviename šaltinyje.

— Analitika360

Šaltiniai

• Verslo analitika su Power BI ir Business Central | Softera
• Integracija su Microsoft Power BI | Finvalda
• Įmonės veiklos analitika su Power BI - Rivile

Rekomendacijos

• Finvalda ir Power BI: automatinės ataskaitos
• Power BI verslo analitika naudojantiems Finvaldą
• Kaip prijungti Power BI prie Rivilės
• Power BI verslo analitika naudojantiems Rivilę