Kaip prijungti Power BI prie Rivilės: ką reikia žinoti prieš pradedant

Rivilėje jau yra visi duomenys, kurių reikia sprendimams: pardavimai, savikaina, sandėlio likučiai, klientų skolos. Problema ta, kad juos reikia ištraukti — dažniausiai rankiniu eksportu į Excel, kas mėnesį iš naujo. Power BI prijungimas šį darbą panaikina.

Šiame straipsnyje — ko realiai reikia iš įmonės pusės ir kaip visas procesas atrodo iš arti.

Ko reikia iš jūsų pusės

Sąrašas trumpesnis, nei dauguma tikisi:

• Prieiga prie Rivilės duomenų bazės. Užtenka skaitymo teisių — nieko keisti pačioje Rivilėje nereikia.
• Sprendimas, kur veiks ataskaitos. Dažniausiai tai Power BI paslauga debesyje, prieinama naršyklėje ir telefone.
• Microsoft licencijos tiems darbuotojams, kurie ataskaitas peržiūrės.
• Vienas žmogus iš jūsų pusės, galintis atsakyti į klausimus apie apskaitos specifiką: kaip žymimi padaliniai, ar naudojamos prekių grupės, kaip apskaitomos nuolaidos.

Techninio pasiruošimo iš jūsų nereikia — duomenų modelį ir ataskaitas paruošiame mes.

Kaip vyksta prijungimas

1. Prieigos suteikimas ir duomenų peržiūra. Pirmiausia pažiūrime, kaip duomenys sutvarkyti jūsų Rivilėje. Šis žingsnis dažnai atskleidžia dalykų, kurie vėliau būtų iškraipę ataskaitas — pavyzdžiui, nenuosekliai suvestas prekių grupes.

2. Ataskaitų pritaikymas. Paruoštas ataskaitų rinkinys pritaikomas jūsų padaliniams, prekių grupėms ir rodiklių apibrėžimams.

3. Automatinio atnaujinimo nustatymas. Sukonfigūruojame, kaip dažnai duomenys atsinaujins, ir prieigos teises — kas kokius duomenis mato.

4. Peržiūra kartu su jumis. Pereiname per ataskaitas, paaiškiname, kaip skaityti kiekvieną rodiklį, ir pataisome, kas neatitinka jūsų įpročių.

Su paruoštu rinkiniu visa tai dažniausiai užtrunka kelias dienas, nes ataskaitos jau suprogramuotos — pritaikymas, o ne kūrimas nuo nulio.

Kokias ataskaitas gaunate iš karto

Su Rivilės duomenimis paruoštame rinkinyje veikia:

• vadovo santrauka su pagrindiniais rodikliais;
• pajamų ir sąnaudų analitika su palyginimu su biudžetu;
• pardavimų analizė su marža ir vidutine sąskaita;
• klientų analizė su naujais ir prarastais klientais;
• skolų ir vėluojančių mokėjimų ataskaitos;
• sandėlio likučiai ir užsigulėjusios prekės;
• balansas ir pelno-nuostolių ataskaita.

Ar duomenys saugūs

Prisijungimas prie duomenų bazės vykdomas šifruotu ryšiu, prireikus — per VPN. Naudotojai prie ataskaitų jungiasi su dviejų faktorių autentifikacija (MFA), o prieigos teises galima riboti taip, kad, pavyzdžiui, padalinio vadovas matytų tik savo objekto duomenis.

Prijungimas vyksta tik skaitymui — ataskaitos į Rivilę nieko nerašo ir nieko nekeičia. Plačiau apie visą saugumo pusę rašome atskirame straipsnyje.

Ką verta pasitikrinti Rivilėje prieš pradedant

Diegimo greitis beveik visada priklauso nuo duomenų tvarkos, ne nuo technikos. Keturi dalykai, kuriuos verta peržiūrėti iš anksto:

• Ar padaliniai žymimi nuosekliai. Jei tas pats objektas skirtingu metu vadinamas skirtingai, pjūvis pagal padalinius bus netikslus.
• Ar prekių grupės sutvarkytos. Analizė pagal grupes verta tiek, kiek nuosekliai jos suvestos.
• Kaip registruojamos nuolaidos. Nuo to priklauso, ar marža bus skaičiuojama teisingai.
• Ar grąžinimai priskiriami tam pačiam laikotarpiui. Jei ne, mėnesiniai palyginimai svyruos be priežasties.

Nė vienas iš šių dalykų netrukdo pradėti — jie tiesiog nulemia, ar pirmoji ataskaitų versija bus tiksli iš karto, ar po vieno pataisymų ciklo.

Kaip dažnai atsinaujina duomenys

Standartiškai — kartą per parą, naktį, todėl rytinė ataskaita jau būna paruošta. Prireikus atnaujinimą galima nustatyti dažniau, kelis kartus per dieną.

Praktikoje kasdienio ritmo pakanka beveik visiems finansiniams rodikliams. Dažnesnio atnaujinimo prireikia retai — dažniausiai prekyboje, kur sandėlio likučiai svarbūs realiu laiku.

Svarbu atsiminti vieną dalyką: ataskaita rodo tai, kas suvesta Rivilėje. Jei dokumentai registruojami su vėlavimu, ataskaita tą vėlavimą paveldi.

Ką daryti, jei naudojate ne tik Rivilę

Dažnas atvejis — Rivilė apskaitai, bet dar yra kasos sistema, CRM arba Excel failai su biudžetu ir planais.

Tokiu atveju paruoštas rinkinys padengia finansinę dalį, o kiti šaltiniai prijungiami prie to paties duomenų modelio atskirai. Nieko perdaryti nereikia — naujos ataskaitos statomos ant jau veikiančio pagrindo. Kaip tai skaičiuojama, aprašėme straipsnyje paruoštas rinkinys ar individualus projektas.

Nuo ko pradėti

Paprasčiausias kelias — pasirinkti paruoštą rinkinį pagal tai, kiek ataskaitų jums reikia: Rivilė Basic su 8 ataskaitomis arba Rivilė PRO su 20. Kainos ir skirtumai — kainų puslapyje.

Jei duomenų reikia ne tik iš Rivilės, bet ir iš kitų sistemų, tokius sprendimus aprašome Power BI diegimo puslapyje.