Finvalda ir Power BI: automatinės ataskaitos be rankinio eksporto

Finvalda tvarkingai kaupia apskaitos duomenis, bet ataskaitų poreikis dažniausiai išeina už apskaitos ribų: vadovas nori matyti pelningumą pagal padalinius, pardavimų vadovas — klientų dinamiką, savininkas — kelerių metų palyginimą.

Įprastas sprendimas — eksportas į Excel ir rankinis apdorojimas kas mėnesį. Power BI leidžia tą patį padaryti vieną kartą, o toliau ataskaitos atsinaujina pačios.

Kas keičiasi buhalterio darbe

Praktikoje pokytis paprastas: dingsta mėnesio pabaigos ataskaitų ruošimas.

Vietoj to, kad rinktumėte duomenis, formatuotumėte lenteles ir tikrintumėte formules, ataskaitos jau yra paruoštos, o jūsų darbas lieka ten, kur jis vertingiausias — užtikrinti, kad duomenys Finvaldoje būtų suvesti teisingai.

Antras pokytis — nebereikia atsakinėti į tuos pačius klausimus. Vadovas ar padalinio vadovas pats atsidaro ataskaitą ir randa atsakymą, nelaukdamas, kol kas nors paruoš suvestinę.

Kokias ataskaitas gaunate

Paruoštame Finvaldos rinkinyje veikia tos pačios ataskaitos, kurios reikalingos daugumai įmonių:

• vadovo santrauka: pajamos, sąnaudos, pelnas, marža, likvidumas;
• pajamų ir sąnaudų analizė su palyginimu su praėjusiais metais ir biudžetu;
• pelno analizė pagal padalinius;
• pajamų–sąnaudų pokyčiai su detalizavimu iki DK sąskaitų;
• skolų ir vėluojančių mokėjimų ataskaitos;
• balansas ir pelno-nuostolių ataskaita su kelerių metų palyginimu.

Ko reikia prijungimui

Reikia skaitymo prieigos prie Finvaldos duomenų bazės ir vieno žmogaus, galinčio paaiškinti apskaitos specifiką — kaip žymimi padaliniai, kokia prekių grupių struktūra, kaip apskaitomos nuolaidos ir grąžinimai.

Nieko keisti pačioje Finvaldoje nereikia: ataskaitos duomenis skaito, o ne rašo.

Kaip veikia automatinis atnaujinimas

Duomenys iš Finvaldos paimami pagal grafiką — dažniausiai kartą per naktį, todėl rytinė ataskaita jau būna paruošta. Prireikus dažnesnio ritmo, atnaujinimą galima nustatyti kelis kartus per dieną.

Svarbu suprasti, ką tai reiškia praktiškai: ataskaita rodo tai, kas suvesta Finvaldoje. Jei sąskaitos registruojamos su kelių dienų vėlavimu, ataskaita tą vėlavimą paveldi. Analitika duomenų kokybės nepataiso — ji ją tik padaro matomą, ir tai dažnai būna pirmoji nauda.

Antra dažna nuostaba: klaidos apskaitoje išryškėja greičiau. Neteisingai priskirta sąskaita metinėje ataskaitoje dingsta, o mėnesiniame grafike iškart matosi kaip nukrypimas.

Ką verta sutvarkyti prieš pradedant

Diegimas vyksta sklandžiau, jei prieš tai atsakoma į kelis klausimus:

• Kaip žymimi padaliniai. Jei objektai skiriami ne visur vienodai, pjūvis pagal padalinį bus netikslus.
• Kokia prekių grupių struktūra. Analizė pagal grupes tiek verta, kiek nuosekliai jos suvestos.
• Kaip apskaitomos nuolaidos ir grąžinimai. Nuo to priklauso maržos skaičiavimas.
• Kas ką turi matyti. Padalinio vadovui dažniausiai reikia tik savo objekto duomenų.

Nė vienas iš šių dalykų nėra kliūtis pradėti — jie tiesiog nulemia, ar pirmoji ataskaitų versija bus tiksli iš karto.

Ką tai keičia mėnesio uždarymo metu

Įprastas mėnesio uždarymas atrodo taip: suvedami dokumentai, tikrinami likučiai, tada ruošiamos ataskaitos vadovybei — ir paskutinis žingsnis dažnai užima daugiausiai laiko.

Su automatinėmis ataskaitomis lieka pirmi du žingsniai. Trečiasis įvyksta pats, o buhalterio darbas pasislenka nuo suvestinių ruošimo prie duomenų teisingumo — to, ko niekas kitas padaryti negali.

Kaip praktiškai pereiti nuo rankinių lentelių, aprašėme atskirame straipsnyje, o kiek visas diegimas užtrunka — čia.

Nuo ko pradėti

Pasirinkimas priklauso nuo to, kiek ataskaitų reikia: Finvalda Basic apima 8 pagrindines ataskaitas, Finvalda PRO — 20, įskaitant klientų, prekių pelningumo ir tiekėjų analizes. Kainas rasite kainų puslapyje, o kaip ataskaitos atrodo — pavyzdžiuose.