Duomenų katalogas Power BI: kaip jį sukurti ir naudoti

Duomenų katalogas Power BI aplinkoje yra vienas sąrašas, kuriame matyti, kokie duomenų rinkiniai (semantiniai modeliai) įmonėje yra, iš kur jie gaunami, kas už juos atsako, kas gali juos matyti ir kada jie paskutinį kartą atnaujinti. Jis nepakeičia ataskaitų. Jis padeda darbuotojams rasti teisingus duomenis ir jais pasitikėti. Vadovui tai reiškia, kad pajamų, sąnaudų ir pelno skaičiai visose ataskaitose sutampa, nes jie ateina iš to paties aprašyto šaltinio.

Trumpai

• Katalogas aprašo duomenis, ataskaita juos rodo. Kataloge saugoma informacija apie duomenų rinkinį: savininkas, šaltinis, prieigos teisės, atnaujinimo dažnis, kokybė.
• Mažai ir vidutinei įmonei pakanka Power BI paslaugos galimybių ir aiškių taisyklių. Didelėms organizacijoms su daug sistemų naudojamas Microsoft Purview.
• Kokius laukus aprašyti, galima remtis Lietuvos DCAT-AP-LT standartu: pavadinimas, aprašymas, savininkas, prieigos teisės, kilmė, periodiškumas, pakeitimo data, kokybė.
• Katalogas veikia tik tada, kai duomenys atsinaujina automatiškai. Pasenęs rinkinys kataloge klaidina labiau nei jokio katalogo.
• Rivilės ir Finvaldos naudotojams paruošti Analitika360 ataskaitų paketai jau turi aprašytą, vieningą duomenų modelį, nuo kurio galima pradėti.

Turinys

• Kas yra duomenų katalogas ir kuo jis skiriasi nuo ataskaitos
• Kur katalogas gyvena Power BI ekosistemoje
• Ką aprašyti kataloge
• Kaip sukurti katalogą: 6 žingsniai
• Prieigos teisės, kilmė, kokybė ir atnaujinimas
• Katalogas finansų analitikai: pajamos, sąnaudos, pelnas
• Mūsų požiūris
• Paruoštas modelis Rivilės ir Finvaldos naudotojams
• Licencijos ir papildomos išlaidos
• DUK
• Šaltiniai

Kas yra duomenų katalogas ir kuo jis skiriasi nuo ataskaitos

Power BI aplinkoje dažnai painiojamos trys sąvokos:

1. Ataskaita yra vizualizacijų puslapiai: grafikai, lentelės, rodikliai, kuriuos mato vartotojas.
2. Duomenų rinkinys (semantinis modelis) yra lentelės, ryšiai ir skaičiavimai (DAX matai), kuriais remiasi viena ar kelios ataskaitos.
3. Duomenų katalogas yra aprašų sąrašas apie visus duomenų rinkinius ir šaltinius: kas tai per duomenys, iš kur jie atkeliauja, kas juos prižiūri ir kam jie skirti.

Paprastas pavyzdys. Restoranų tinklas turi pardavimų ataskaitą, sąnaudų ataskaitą ir pelno ataskaitą. Jei kiekviena jų turi savo atskirą duomenų rinkinį, sukurtą skirtingų žmonių, „pajamų“ skaičius trijose ataskaitose gali skirtis. Katalogas atsako į klausimą: kuris rinkinys yra oficialus, kas jį patvirtino ir iš kurios apskaitos programos jis paima duomenis.

Verta atskirti ir duomenų žodyną nuo katalogo. Žodynas apibrėžia atskirus laukus, pavyzdžiui, ką reiškia „bendrasis pelnas“. Katalogas apima daugiau: rinkinių tarpusavio ryšius, kilmę, verslo terminų žodyną ir paiešką. Praktikoje gerame Power BI kataloge yra abu sluoksniai.

Kur katalogas gyvena Power BI ekosistemoje

Power BI neturi vieno mygtuko „sukurti katalogą“. Katalogo funkcijas sudaro kelios dalys, ir svarbu žinoti, ką atlieka kiekviena.

Power BI Desktop

Čia kuriamas duomenų modelis. Desktop programoje galima aprašyti lenteles, stulpelius ir matus, juos sugrupuoti į aplankus ir paslėpti techninius laukus. Tai pirmasis katalogo sluoksnis: jei modelyje laukai pavadinti aiškiai ir turi aprašymus, vartotojas paslaugoje lengviau supras, ką jie reiškia.

Power BI paslauga

Paskelbus modelį į Power BI paslaugą, jį galima rasti, pažymėti kaip rekomenduojamą ar sertifikuotą, matyti jo kilmę (iš kokių šaltinių jis gauna duomenis ir kokios ataskaitos jį naudoja) ir valdyti prieigą per darbo sritis. Bendrą šių galimybių apžvalgą, kaip jos sudaro Power BI duomenų katalogą, verta peržvelgti prieš pradedant. Daugumai mažų ir vidutinių įmonių šių galimybių pakanka.

Microsoft Purview

Kai įmonė turi daug sistemų (SQL bazes, duomenų saugyklas, debesų paslaugas) ir nori vieno valdymo centro visiems duomenims, naudojamas Microsoft Purview. Mokslinėje Purview architektūros apžvalgoje pabrėžiama, kad jo išskirtinumas yra integracija su Office 365 teisių valdymu: prieigą prie duomenų galima nuosekliai valdyti ir SQL bazėse, ir Power BI ataskaitose. Tai jau įmonės lygio sprendimas, kurį verta svarstyti, kai duomenų šaltinių yra dešimtys.

Ką aprašyti kataloge

Lietuvoje viešojo sektoriaus duomenų rinkiniai aprašomi pagal DCAT-AP-LT metaduomenų standartą. Jis skirtas atviriems duomenims, tačiau jo laukų sąrašas puikiai tinka ir vidiniam Power BI katalogui. Žemiau pateikiame, kaip juos pritaikyti verslo aplinkoje.

Laukas	Ką įrašyti	Pavyzdys
Pavadinimas	Aiškus, verslo kalba	„Pardavimai pagal padalinius“
Aprašymas	Ką rodo, kam skirta	Pajamos be PVM pagal restoranus ir dienas
Savininkas ir kontaktas	Atsakingas asmuo	Finansų vadovė
Raktažodžiai	Paieškai	pajamos, pardavimai, restoranai
Prieigos teisės	Kas mato duomenis	Vadovybė, padalinių vadovai tik savo padalinį
Kilmė ir šaltinis	Iš kur duomenys	Rivilė, papildomai Excel planas iš SharePoint
Atnaujinimo periodiškumas	Kaip dažnai	Kasdien 6:00
Pakeitimo data	Paskutinis atnaujinimas	Rodoma automatiškai
Versija	Modelio pakeitimai	v2: pridėtas sandėlio likutis
Kokybės aprašas	Žinomi apribojimai, patikros	Sutikrinta su didžiąja knyga kas mėnesį
Dokumentacija	Nuoroda į aprašą	Matų skaičiavimo taisyklės

Papildomai rekomenduojame aprašyti verslo terminus. Jei įmonėje „pelnas“ vieniems reiškia bendrąjį, o kitiems grynąjį pelną, katalogas turi tai aiškiai apibrėžti.

Kaip sukurti katalogą: 6 žingsniai

1. Surašykite šaltinius. Apskaitos programa (Rivilė ar Finvalda), Excel failai, SharePoint sąrašai, CRM, logistikos sistema. Kiekvienam nurodykite savininką.
2. Sujunkite šaltinius į vieną modelį. Kuo mažiau atskirų rinkinių, tuo mažiau prieštaraujančių skaičių. Kaip tai padaryti su apskaitos ir Excel duomenimis, aprašėme straipsnyje apie tai, kaip sujungti Rivilę, Excel ir Power BI.
3. Aprašykite modelį Desktop programoje. Pervadinkite techninius laukus, pridėkite aprašymus prie matų, paslėpkite pagalbinius stulpelius.
4. Paskelbkite ir pažymėkite oficialų rinkinį. Paslaugoje rinkinį pažymėkite kaip patvirtintą, kad darbuotojai žinotų, kuriuo remtis.
5. Nustatykite prieigą ir atnaujinimą. Vietiniams šaltiniams reikės šliuzo, apie kurį plačiau rašėme gide apie Power BI duomenų šliuzą.
6. Paskirkite atsakingą žmogų. Katalogas be prižiūrėtojo per kelis mėnesius pasensta.

Prieigos teisės, kilmė, kokybė ir atnaujinimas

DCAT-AP-LT standarte tarp privalomų aprašų yra prieigos teisės, kilmė, kaupimo periodiškumas, pakeitimo data ir kokybės matavimas. Tai lygiai tos sritys, kuriose Power BI kataloge dažniausiai atsiranda spragos.

• Prieigos teisės. Nustatykite vaidmenis darbo srityse ir, kur reikia, eilučių lygio saugą (RLS), kad padalinio vadovas matytų tik savo padalinio duomenis. Taisyklių rinkinį aprašėme straipsnyje apie Power BI valdymą ir vaidmenis.
• Kilmės atsekamumas. Kilmės rodinys paslaugoje parodo kelią nuo šaltinio iki ataskaitos. Jei pasikeičia Excel failo struktūra, iš karto matysite, kurios ataskaitos paveiktos.
• Kokybė. Įtraukite patikras: ar sutampa pajamų suma su didžiąja knyga, ar nėra tuščių padalinių kodų. Praktinį sąrašą rasite duomenų kokybės stebėjimo gide.
• Atnaujinimas. Kataloge nurodytas periodiškumas turi atitikti realų grafiką. Kaip jį nustatyti ir kokie yra apribojimai, rašėme apie suplanuotą atnaujinimą.
• Naudojimo stebėsena. Kas ir kada atidarė ataskaitą, galima matyti Power BI audito žurnaluose. Tai padeda išvalyti katalogą nuo nebenaudojamų rinkinių.

Katalogas finansų analitikai: pajamos, sąnaudos, pelnas

Finansų vadovui katalogas visų pirma reiškia vieną tiesos šaltinį. Kai pajamų, sąnaudų ir pelno rodikliai skaičiuojami viename aprašytame modelyje, vadovybės susitikime niekas nebeginčija, kieno Excel failas teisingas.

Tipinė struktūra įmonei, dirbančiai su Rivile ar Finvalda:

1. Finansų modelis: pajamos, sąnaudos, pelnas, balansas, sujungti su biudžetu iš Excel ar SharePoint.
2. Pardavimų modelis: pardavimai pagal klientus, prekes, vadybininkus.
3. Sandėlio modelis: likučiai, apyvartumas.
4. Skolų modelis: debitorių ir kreditorių įsiskolinimai.

Kiekvienas modelis kataloge turi savininką ir aprašą. Buhalteris žino, iš kur kyla skaičius, o vadovas gali pasitikėti, kad pelno ataskaita rodo tą patį, ką ir apskaitos programa. Kaip tokią ataskaitą paruošti ir skaityti, aprašėme straipsnyje apie Finvaldos pelno ataskaitą.

Mūsų požiūris

Daugelis įmonių katalogo kūrimą pradeda nuo įrankio pasirinkimo. Mūsų patirtis rodo, kad pradėti reikia nuo duomenų modelio. Jei pajamos, sąnaudos ir pelnas skaičiuojami viename tvarkingame Power BI modelyje, katalogas tampa paprastas: jame tereikia aprašyti kelis aiškius rinkinius, o ne dešimtis atsitiktinių failų.

Todėl Rivilės ir Finvaldos naudotojams siūlome paruoštus ataskaitų rinkinius su vieningu modeliu. Duomenys atsinaujina automatiškai, be papildomo vartotojo darbo, todėl kataloge nurodyta atnaujinimo data visada atitinka tikrovę. Į tą patį modelį integruojame ir kitus šaltinius: SharePoint, Excel, CRM ar logistikos sistemas.

Kai įmonės procesai specifiniai, paruošiame individualų sprendimą, pritaikytą prie esamų IT sistemų. Taip katalogas atspindi realų verslą, o ne teorinę schemą.

Analitika360

Paruoštas modelis Rivilės ir Finvaldos naudotojams

Jei jūsų įmonė dirba su Rivile ar Finvalda, nereikia kurti duomenų modelio nuo nulio. Analitika360 Power BI paketai apima pajamų, sąnaudų, pelno, balanso, pardavimų, sandėlio ir skolų rodiklius, kurie atsinaujina automatiškai.

• Rivilė Basic ir Finvalda Basic: 59 € per mėnesį.
• Rivilė PRO ir Finvalda PRO: 89 € per mėnesį.
• Individualūs projektai: 70 € per valandą.

Planus palyginti ir pasirinkti galite verslo analitikos kainų puslapyje, o daugiau apie paketus rasite apžvalgoje ataskaitos be rankinio darbo.

Licencijos ir papildomos išlaidos

Katalogo kaina priklauso nuo to, kiek žmonių naudoja ataskaitas ir kokiu mastu norite valdyti duomenis.

• Power BI licencijos. Norint dalintis ataskaitomis ir rinkiniais Power BI paslaugoje, vartotojams reikia tinkamų Microsoft licencijų (Pro arba Premium). Analitika360 perparduoda Microsoft Pro ir Premium licencijas, tad jas galima įsigyti kartu su ataskaitų paketu. Aktualias Microsoft kainas tikslinkite oficialiame Microsoft puslapyje, nes jos keičiasi.
• Dalinimosi būdas. Nuo pasirinkto būdo priklauso, kiek licencijų reikės. Variantus aptarėme straipsnyje apie duomenų dalinimąsi Power BI.
• Purview. Tai atskira Microsoft paslauga su savo kainodara. Ji aktuali įmonėms, valdančioms daug duomenų sistemų.
• Duomenų saugykla. Kai šaltinių daugėja, gali prireikti tarpinės saugyklos. Kada ji reikalinga, rašėme straipsnyje apie Power BI duomenų saugyklą.

DUK

Ar Power BI turi įtaisytą duomenų katalogą?

Atskiro produkto tokiu pavadinimu nėra, tačiau Power BI paslauga leidžia rasti rinkinius, juos pažymėti kaip patvirtintus, matyti kilmę ir valdyti prieigą. Kartu su aprašytu modeliu Desktop programoje tai ir sudaro katalogą. Didesnėms organizacijoms galimybes papildo Microsoft Purview.

Ar mažai įmonei reikia Microsoft Purview?

Dažniausiai ne. Jei duomenys ateina iš apskaitos programos, kelių Excel failų ir SharePoint, pakanka Power BI paslaugos galimybių ir aiškių taisyklių. Purview verta svarstyti, kai šaltinių ir duomenų sistemų yra labai daug.

Kiek laiko užtrunka sukurti katalogą?

Tai priklauso nuo šaltinių skaičiaus ir modelio būklės. Jei naudojate paruoštą Rivilės ar Finvaldos ataskaitų paketą, didžioji dalis modelio jau aprašyta, tad lieka papildyti savo šaltinius ir prieigos taisykles.

Kuo skiriasi duomenų katalogas nuo valstybės duomenų katalogo?

Viešas valstybės duomenų katalogas aprašo atvirus viešojo sektoriaus duomenų rinkinius. Įmonės Power BI katalogas aprašo vidinius verslo duomenis. Abu gali remtis tais pačiais DCAT-AP-LT metaduomenų laukais.

Šaltiniai

DCAT-AP-LT – Versija 2 Microsoft Purview: A System for Central Governance of Data (VLDB) Power BI Data Catalog – Features, Benefits, How to Create?

Rekomendacijos

• Duomenų dalinimasis Power BI: kaip pasirinkti tinkamą būdą
• Power BI audito žurnalai: kur juos rasti ir kaip panaudoti
• Eilutės lygio sauga: kaip apsaugoti duomenis Power BI ir DB
• Power BI valdymas: vaidmenys, taisyklės ir duomenų sauga