Finvalda sandėlio ataskaitos: pilnas žingsnių vadovas 2026

Taip, Finvalda turi pilną sandėlio ataskaitų rinkinį: likučius, likučius datai, prekių judėjimą, nurašymus ir inventorizaciją. Kelias iki jų yra vienodas visose sistemos versijose: atidarote ataskaitų medį, pasirenkate sandėlio grupę, pritaikote filtrus, spaudžiate „Peržiūra“ ir patvirtinate. Rezultatą galima iškart eksportuoti į XLS, CSV ar XML formatą arba suplanuoti automatinį kasdienį ataskaitų rinkinį.

Trumpai:

Jei naudojate Finvalda, sandėlio ataskaitas galite kurti ir eksportuoti per kelias minutes ir jas automatiškai planuoti.

Abiejose versijose, WEB ir Finance, ataskaitų medžio ir filtrų logika yra tokia pati, tik veikia skirtingose aplinkose.

Dažniausiai klaidos kyla netiksliai suvestų likučių ar klaidingų filtrų dėl kelių sandėlių ar objektų nesilaikymo.

Eksportuoti į CSV arba XML dažniausiai naudinga analizei, o XLS tinka peržiūrai žmonių, kurie analizuoja rankiniu būdu.

Power BI integracija leidžia automatiškai atnaujinti sandėlio rodiklius ir juos susieti su pardavimais bei sąnaudomis be rankinio darbo.

Turinys

Ataskaitų medis Finvaldoje: kur rasti sandėlio ataskaitas
Kaip sugeneruoti konkrečią sandėlio ataskaitą Finvaldoje
Dažniausiai naudojamos sandėlio ataskaitos ir ką iš jų suprasti
Eksporto formatai: kada rinktis XLS, CSV ar XML
Tipiškos klaidos generuojant sandėlio ataskaitas ir kaip jas taisyti
Integracija su Power BI: kaip Analitika360 praplečia Finvalda sandėlio ataskaitas
Redakcijos pastaba: kada užtenka Finvalda, o kada verta automatizuoti
Kaip Analitika360 automatizuoja Finvalda sandėlio ataskaitas
Šaltiniai
Dažniausiai užduodami klausimai

Ataskaitų medis Finvaldoje: kur rasti sandėlio ataskaitas

Visos Finvalda ataskaitos, tarp jų ir sandėlio, sudėtos į vieną struktūrą, kurią sistemos dokumentacijoje vadina ataskaitų medžiu. Struktūra veikia trimis lygiais: grupė, subgrupė ir konkretus ataskaitos sąrašas. Sandėlio blokas paprastai stovi šalia pirkimų ir pardavimų grupių, todėl naujam vartotojui pirmas iššūkis yra ne pati ataskaita, o navigacija iki jos.

Pagal oficialią dokumentaciją, medyje ataskaitos suskirstytos į grupes ir subgrupes, o kiekvienas filtro langas veikia dinamiškai. Tai reiškia, kad filtro laukai keičiasi priklausomai nuo pasirinktos ataskaitos: pavyzdžiui, inventorizacijos ataskaitoje matysite datų intervalą ir sandėlio kodą. Prekių judėjimo ataskaitoje papildomai atsiras dokumento tipo laukas.

Praktiškai naviguoti po medį verta taip:

Atsidarykite pagrindinį meniu ir suraskite sandėlio grupę tarp kitų modulių (pirkimai, pardavimai, kasa).
Dešiniuoju pelės mygtuku paspauskite ant norimos ataskaitos pavadinimo, kad atsivertų kontekstinis meniu su komanda „Peržiūra“.
Pasirinkite „Peržiūra“, kad atsivertų dinaminis filtro langas su konkrečiai tai ataskaitai skirtais parametrais.
Jei ataskaitų sąrašas per ilgas, paslėpkite neaktualias eilutes. Finvalda leidžia pritaikyti matomų ataskaitų sąrašą ir įsiminti šį nustatymą vartotojo profilyje.
Kartą sukonfigūruotas medis lieka toks pat kitą kartą prisijungus, tad laiką investuojate vieną kartą.

Skirtumas tarp Finvalda WEB ir Finvalda Finance (dar vadinamos Finvalda PRO) čia praktinis, ne principinis. Abi versijos naudoja tą patį ataskaitų medžio principą, tačiau Finvalda WEB dirba naršyklėje, o Finvalda Finance yra stacionari programa, dažniau naudojama didesnės apimties buhalterijose. Filtrų logika ir ataskaitų pavadinimai sutampa, todėl instrukcijos iš vienos sistemos beveik visada tinka ir kitai.

Profesionalus patarimas: *jei sandėlio ataskaitų sąrašas jums atrodo per platus, palikite matomas tik 4-5 dažniausiai naudojamas ataskaitas (likučiai datai, judėjimas, inventorizacija), o likusias paslėpkite. Tai sutrumpina paieškos laiką kiekvieną kartą, kai reikia greito atsakymo prieš susitikimą su vadovybe.

Kaip sugeneruoti konkrečią sandėlio ataskaitą Finvaldoje

Sandėlio ataskaitos generavimas Finvalda WEB arba Finance versijoje užtrunka kelias minutes, jei filtrai jau žinomi. Toliau pateiktas žingsnių planas tinka tiek pirmam kartui, tiek pasikartojančiam mėnesio uždarymui.

Atidarykite ataskaitų medį. Finvalda WEB versijoje tai daroma per pagrindinį meniu, Finance versijoje ataskaitų medis pasiekiamas panašiu keliu per programos viršutinę juostą.
Suraskite sandėlio ataskaitų grupę ir pasirinkite konkretų sąrašą: likučiai, likučiai datai, judėjimas, nurašymai ar inventorizacija.
Paspauskite dešinį pelės mygtuką ant pasirinktos ataskaitos ir spustelėkite „Peržiūra“, kad atsidarytų filtro langas.
Nustatykite laikotarpį. Rinkitės konkrečią datą (likučiams datai) arba intervalą (judėjimo ir nurašymų ataskaitoms).
Pasirinkite sandėlį arba kelis sandėlius. Jei įmonė turi kelis sandėlius, filtre galima pažymėti vieną, kelis arba visus vienu metu.
Nurodykite prekę arba prekių grupę. Konkrečiam prekės kodui tinka tiesioginė paieška, platesnei analizei geriau naudoti prekių grupės filtrą.
Pridėkite objektus, jei reikia. Objektai leidžia atskirti padalinius, projektus ar padalinio pelno centrus, jei tokia struktūra jūsų įmonėje naudojama.
Paspauskite „Patvirtinti“. Ataskaita atsivers atskirame lange su jūsų pasirinktais parametrais.
Peržiūrėkite rezultatą ir, jei reikia koreguoti, grįžkite į filtro langą be poreikio iš naujo eiti per visą medį.
Išsaugokite filtro šabloną, jei planuojate tą pačią ataskaitą generuoti reguliariai, arba iš karto eksportuokite duomenis.

Filtro lango dinamiškumas reiškia, kad kiekviena ataskaita „prisitaiko“ prie savo turinio. Pavyzdžiui, nurašymų ataskaitoje atsiranda laukas nurašymo priežasčiai, kurio nėra paprastoje likučių ataskaitoje. Kai kartą suprantate šią logiką, naujos ataskaitos filtro langas nebekelia klausimų, net jei niekada anksčiau jos negeneravote.

Automatinis kasdienis ataskaitų rinkinys yra atskira, bet susijusi funkcija. Finvalda dokumentacijoje minima galimybė gauti automatiškai sugeneruotą kasdienį verslo ataskaitų rinkinį, pavyzdžiui, pardavimus per praėjusią dieną ar savaitę. Sandėlio kontekste ši funkcija naudinga, kai norite kiekvieną rytą matyti prekių likučius be poreikio rankiniu būdu jų generuoti. Tokį rinkinį verta sukonfigūruoti kartą, tada jis veikia be nuolatinio priežiūros poreikio.

Profesionalus patarimas: prieš išsaugodami filtro šabloną, patikrinkite, ar jis apima visus reikalingus sandėlius. Dažna klaida, kai vartotojas sukuria šabloną vienam sandėliui, o po kelių mėnesių įmonė atidaro antrą sandėlį, ir senas šablonas jo tiesiog nemato.

Dažniausiai naudojamos sandėlio ataskaitos ir ką iš jų suprasti

Kiekviena sandėlio ataskaita Finvaldoje atsako į skirtingą klausimą. Skirtumo nesupratimas yra dažniausia priežastis, kodėl vadovybei pateikiami netikslūs skaičiai, nors pati sistema veikia teisingai.

Penkių sandėlio ataskaitų paskirties schema

Einamieji likučiai parodo prekių kiekį ir vertę šiuo konkrečiu momentu, kai atidaroma ataskaita. Ši ataskaita geriausiai tinka greitam patikrinimui prieš pardavimą ar užsakymo tvirtinimą, bet netinka istoriniam palyginimui, nes duomenys keičiasi kiekvieną kartą, kai įvyksta nauja operacija.

Likučiai datai, priešingai, „užšaldo“ vaizdą pasirinktai dienai praeityje. Ši ataskaita būtina mėnesio uždarymui, nes leidžia palyginti sandėlio būklę, pavyzdžiui, gruodžio 31 dieną su ankstesnio mėnesio pabaiga, net jei šiandien sandėlyje jau kitokie kiekiai.

Prekių judėjimo ataskaitos rodo, kas konkrečiu laikotarpiu vyko su preke: įsigijimai iš tiekėjų, pardavimai klientams, perdavimai tarp sandėlių ir nurašymai. Šios ataskaitos svarbios ne tik apskaitai, bet ir sandėlio vadybininkui, nes atskleidžia, ar prekė juda taip, kaip planuota, ar strigo dėl kokios nors priežasties.

Nurašymų ataskaitos sekasi atskirai, nes nurašymas dažniausiai reiškia finansinį nuostolį (sugadinta prekė, pasibaigęs galiojimas, inventorizacijos trūkumas). Reguliariai peržiūrima nurašymų ataskaita padeda pastebėti pasikartojantį modelį, pavyzdžiui, tą pačią prekių grupę, kuri nuolat nurašinėjama dėl netinkamo sandėliavimo.

Inventorizacijos ataskaitos lygina faktinį patikrinimo metu suskaičiuotą kiekį su apskaitos sistemoje užfiksuotu kiekiu. Skirtumai čia gali reikšti tiek fizinį trūkumą, tiek klaidą dokumentuose. Finvalda WEB funkcijose taip pat numatytas prekių einamųjų likučių senėjimo stebėjimas, kuris parodo, kiek laiko prekė guli sandėlyje nejudėdama, tai svarbu planuojant nurašymus ar akcijas seno asortimento realizavimui.

Tiksli savikaina yra ataskaita, kuri susieja sandėlio likutį su konkrečiu pirkimo dokumentu. Prekių sąraše meniu „Sandėliuose“ galima matyti bendrą kiekį ir vertę eurais, o mygtukas leidžia peržiūrėti savikainą pagal konkretų užpajamavimo dokumentą. Tai naudinga, kai reikia patvirtinti, iš kokios partijos buvo parduota prekė ir kokia buvo jos faktinė įsigijimo kaina.

Eksporto formatai: kada rinktis XLS, CSV ar XML

Formato pasirinkimas priklauso nuo to, kas su duomenimis vyks toliau, ne nuo asmeninio įpročio. Finvalda WEB dokumentacija patvirtina, kad ataskaitas galima eksportuoti į XLS, CSV ir XML formatus, tačiau kiekvienas iš jų turi savo paskirtį.

XLS tinka, kai ataskaitą tikrina žmogus: buhalteris, vadovas ar auditorius, kuriam reikia formatuoto lakšto su sumomis, filtrais ir galimybe patiems perskaičiuoti tarpines sumas.
CSV tinka, kai duomenys keliauja į kitą sistemą arba analitikos įrankį. Formatas nesaugo formatavimo, todėl jis lengviau apdorojamas automatizuotai, bet prastesnis, jei duomenis reikia peržiūrėti akimis.
XML naudinga struktūrizuotiems duomenims, kuriuose svarbūs hierarchiniai laukai, pavyzdžiui, prekių kodai kartu su Intrastat duomenimis ar matavimo vienetais. Šis formatas dažniausiai renkamasi integracijoms su kitomis verslo sistemomis.

Prieš eksportuojant verta patikrinti, ar filtras iš tikrųjų atkartojamas kitą kartą. Praktiškai tai reiškia: išsaugokite filtro šabloną pavadinimu, kuris aiškiai nurodo turinį (pavyzdžiui, „Sandėlis Nr. 1, likučiai datai, mėnesio pabaiga“), o ne generinį pavadinimą, kurio po pusmečio nebeatpažinsite.

Kai kurios sandėlio ataskaitos turi papildomus struktūrizuotus laukus, kurie svarbūs eksportui: prekių kodus, matavimo vienetus ir Intrastat kategorijas prekėms, kurios keliauja tarp Europos Sąjungos šalių. Jei jūsų įmonė vykdo tarptautinę prekybą, šiuos laukus verta patikrinti prieš eksportą, kad statistinė ataskaita nebūtų neišsami. Panašiai svarbu ir tinkamai tvarkyti valiutos laukus, kai sandėlio operacijos susijusios su užsienio tiekėjais, o praktinis gidas apie valiutos keitimą sąskaitose gali padėti suprasti, kaip valiutos kursai atsispindi buhalterinėje dokumentacijoje.

Tipiškos klaidos generuojant sandėlio ataskaitas ir kaip jas taisyti

Dauguma sandėlio ataskaitų klaidų Finvaldoje kyla ne dėl sistemos gedimo, o dėl neteisingai suvestų pradinių duomenų arba per siauro filtro.

Netikslūs pradiniai likučiai. Jei prekės pradinis likutis buvo suvestas neteisingai steigiant sistemą arba pereinant iš kitos programos, visos vėlesnės ataskaitos paveldi šią klaidą. Apskaitos mokyklos medžiagoje pabrėžiama, kad pradinių likučių tikslumas yra vienas pirmųjų žingsnių dirbant su Finvalda, ir jį verta patikrinti pirmiausia, kai ataskaitos skaičiai neatitinka lūkesčių.
Per siauras sandėlio ar objekto filtras. Jei įmonė turi kelis sandėlius ar padalinius, o filtre pažymėtas tik vienas, ataskaita atrodys neišsami, nors sistema veikia teisingai. Sprendimas: prieš generuojant patikrinkite, ar filtre pažymėti visi reikalingi sandėliai ir objektai.
Neatitikimai savikainoje. Kai bendra sandėlio vertė neatitinka lūkesčių, naudokite mygtuką „Tiksli savikaina“ konkrečiai prekei, kad pamatytumėte, iš kurio konkretaus pirkimo dokumento susidarė likutis. Dažnai paaiškėja, kad problema kilo dėl vieno klaidingai įvesto pirkimo dokumento, o ne dėl sisteminės klaidos.
Netinkami datų intervalai inventorizacijoje. Inventorizacijos ataskaitos jautrios datų diapazonui: jei patikrinimo data neatitinka dokumento įforminimo datos, skirtumai tarp faktinio ir apskaitinio kiekio gali atrodyti didesni, nei yra iš tikrųjų. Prieš darant išvadas patikrinkite inventorizacijos dokumento statusą, ar jis patvirtintas, ne tik išsaugotas juodraštyje.

Integracija su Power BI: kaip Analitika360 praplečia Finvalda sandėlio ataskaitas

Finvalda ataskaitų medis puikiai tinka periodiniam patikrinimui ir vienkartinei analizei. Tačiau kai reikia matyti sandėlio rodiklius realiu laiku, kartu su pardavimų ir pelno duomenimis, standartinio eksporto nebepakanka, nes kiekvieną kartą reikia iš naujo generuoti, atsisiųsti ir apdoroti failą rankiniu būdu.

Čia į vaizdą įeina Power BI integracija. Analitika360 siūlo Power BI Analitika Finvalda paketus, kurie automatiškai jungiasi prie Finvalda duomenų bazės ir atnaujina rodiklius be poreikio kiekvieną kartą eksportuoti XLS failą. Tokiame darbalapyje sandėlio likučiai, pardavimų apimtys ir savikainos rodikliai atsiranda tame pačiame ekrane, ir juos galima filtruoti pagal sandėlį, prekių grupę ar laikotarpį vos keliais paspaudimais.

Praktiniai integracijos privalumai:

Laiko taupymas. Vietoje kasdienio ataskaitos generavimo ir eksportavimo, duomenys atsinaujina automatiškai foniniu režimu.
Centralizuotas rodiklių stebėjimas. Sandėlio duomenys matomi kartu su pardavimų ir finansiniais rodikliais viename darbalapyje, o ne atskirose Excel skiltyse.
Mažiau rankinių klaidų. Kai duomenys nekeliauja per kelis rankinio kopijavimo etapus, sumažėja tikimybė, kad formulė nusikels į netinkamą langelį ar failas bus atidarytas su pasenusiais duomenimis.
Istorinė analizė be papildomo darbo. Power BI darbalapiai leidžia lyginti sandėlio rodiklius per kelis mėnesius ar metus, ko standartinė vienkartinė ataskaita paprastai neapima.

Analitika360 sprendimas automatiškai atnaujina Finvalda duomenis ir pateikia vizualizacijas be papildomo vartotojo įsikišimo, tai reiškia, kad kartą sukonfigūruotas darbalapis veikia savarankiškai. Panašią logiką galima pritaikyti ir platesniam automatizavimo klausimui versle, apie kurį rašoma straipsnyje kaip atsisakyti rankinių Excel ataskaitų.

Kada verta pereiti nuo Finvalda eksporto prie tiesioginės integracijos? Kai ataskaitas reikia generuoti dažniau nei kartą per savaitę, kai reikalingi rodikliai iš kelių šaltinių vienu metu (pavyzdžiui, sandėlis ir CRM), arba kai vadovybė nori matyti tendencijas, ne tik momentinę nuotrauką.

Redakcijos pastaba: kada užtenka Finvalda, o kada verta automatizuoti

Nedidelei įmonei su vienu sandėliu ir keliais darbuotojais Finvalda WEB standartinis ataskaitų paketas paprastai būna pakankamas. Ataskaitų medis, dinaminiai filtrai ir automatinis kasdienis rinkinys atlieka savo funkcijas be papildomų investicijų.

Situacija keičiasi, kai auga sandėlių, prekių grupių ar objektų skaičius, arba kai vadovybė nori matyti rodiklius realiu laiku, ne po rankinio eksporto. Tada vertinimo kriterijai tampa aiškūs: kaip dažnai reikia ataskaitos, kiek skirtingų šaltinių reikia sujungti į vieną vaizdą, ir ar rodikliai turi keistis automatiškai, ar užtenka periodinio patikrinimo. Kai atsakymas į paskutinį klausimą yra „taip, reikia automatiškai“, integracija su Power BI tampa logišku kitu žingsniu, ne prabanga.

— Analitika360

Kaip Analitika360 automatizuoja Finvalda sandėlio ataskaitas

Analitika360 yra alternatyva rankiniam Finvalda ataskaitų eksportui ten, kur sandėlio rodiklius reikia matyti kasdien, ne tik mėnesio pabaigoje. Skirtumas nuo standartinio XLS eksporto konkretus: duomenys atsinaujina automatiškai, sandėlio likučiai, savikaina ir pardavimų rodikliai matomi viename Power BI darbalapyje, o ne keliuose atskiruose failuose.

Analitika360

Siūlomi paruošti Power BI Finvalda ataskaitų paketai, kuriuos galima pritaikyti įvairioms veiklos sritims, tokioms kaip prekyba, logistika ar gamyba. Paketas integruojasi su Finvalda ir kitais šaltiniais, pavyzdžiui, Excel ar CRM sistema, jei sandėlio duomenis reikia matyti kartu su pardavimų ar klientų informacija. Rezultatas – kasdienio ataskaitų generavimo laikas sutaupomas, o vadovybė gali matyti aktualius skaičius bet kuriuo momentu.

Jei norite pamatyti, kaip tai atrodo praktiškai, apžiūrėkite Power BI Analitika Finvalda paketo funkcionalumą arba peržiūrėkite sprendimus pagal veiklos sritį, kad rastumėte jūsų įmonei tinkamiausią variantą.

Šaltiniai

Norintiems giliau pasidomėti technine dokumentacija, verta pradėti nuo Finvalda WEB naudojimo instrukcijos, kurioje aprašytas visas ataskaitų medžio ir filtrų veikimas. Finvalda WEB produkto puslapyje rasite pilną funkcijų sąrašą, o D.U.K. skiltyje atsakyta į dažniausius praktinius klausimus, tarp jų ir apie automatinius ataskaitų rinkinius. Praktinius pradinių likučių ir apskaitos darbo žingsnius aprašo apskaitos mokyklos medžiaga.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar Finvalda turi automatines sandėlio ataskaitas?

Taip, Finvalda leidžia sukonfigūruoti automatiškai generuojamą kasdienį verslo ataskaitų rinkinį, kuris gali apimti ir sandėlio likučius, be poreikio kiekvieną kartą ataskaitą kviesti rankiniu būdu.

Kuo skiriasi Finvalda WEB ir Finvalda Finance sandėlio ataskaitose?

Abi versijos naudoja tą patį ataskaitų medžio principą ir filtrų logiką, skirtumas tik naudojimo aplinkoje: Finvalda WEB veikia naršyklėje, Finvalda Finance (PRO) yra stacionari programa.

Kokiu formatu geriausia eksportuoti sandėlio ataskaitą tolesnei analizei?

Jei duomenys keliaus į kitą analitikos ar BI sistemą, geriausiai tinka CSV arba XML formatas, o žmogaus peržiūrai patogesnis XLS.

Kodėl sandėlio likučiai ataskaitoje neatitinka faktinio kiekio?

Dažniausia priežastis yra netikslūs pradiniai likučiai arba nepilnai patvirtinti inventorizacijos dokumentai, todėl pirmiausia reikia patikrinti dokumentų statusą ir pradinių įrašų tikslumą.

Ar galima Finvalda sandėlio duomenis susieti su Power BI?

Taip, Analitika360 siūlo paruoštus Power BI paketus, kurie automatiškai atnaujina Finvalda sandėlio duomenis ir pateikia juos kartu su pardavimų bei savikainos rodikliais viename darbalapyje.

Kiek kainuoja Analitika360 Power BI sprendimas Finvaldai?

Konkrečios kainos priklauso nuo pasirinkto Basic ar PRO paketo ir įmonės poreikių, todėl aktualiausią kainą rasite oficialiame Power BI Analitika Finvalda puslapyje.