Sandėlio vadybininkams: Rivilės ataskaitos Power BI su Analitika360

Rivilė sandėlio ataskaitos leidžia matyti einamuosius likučius, prekių apyvartą ir detalius atsargų registrus bei jas eksportuoti arba automatiškai traukti į Power BI. Sistema teikia sisteminius ataskaitų šablonus, kuriuos galima administruoti per Nustatymai → Bendrieji, o generuoti tiesiai dokumentų sąraše arba per Servisas → Statistika. Pradėti verta nuo šių dviejų vietų, priklausomai nuo to, ar reikia vieno dokumento ataskaitos, ar viso periodo apžvalgos.

Trumpai:

• Pirmiausia rekomenduojama naudotis ataskaitų šablonais per Nustatymai arba Servisas, priklausomai nuo norimo apžvalgos laikotarpio.
• Sandėlio ataskaitos turi būti kruopščiai parinktos pagal tikslą, pavyzdžiui, likučių patikrinimui ar ataskaitų audito poreikiams.
• Duomenų exportas į Excel geriausiai tinka tolesnei analizei ir Power BI integracijai, o PDF – fiksuotų ataskaitų atsiuntimui klientams ar tiekėjams.
• Neteisingi filtrai dažnai sukelia klaidingus rezultatus, todėl naudinga naudoti iš anksto nustatytus vaizdus ir tinkamai suderinti parametrus.
• Sandėlio duomenis galima efektyviai automatiškai atnaujinti naudojant Power BI ir API, o tai leidžia matyti realiu laiku atnaujintus likučius ir apyvartą.

Turinys

• Pagrindinės Rivilė sandėlio ataskaitos: kas jos ir kada jas naudoti
• Kaip Rivilėje rasti ir sugeneruoti sandėlio ataskaitas
• Kokį eksporto formatą rinktis: PDF, Excel, Word ar el. paštas
• Dažniausios klaidos rengiant sandėlio ataskaitas ir kaip jų išvengti
• Rivilės ir Power BI integracija: kaip techniškai traukti sandėlio duomenis
• Kuriuos sandėlio KPI verta stebėti kas savaitę
• Analitika360 perspektyva: kaip padedame automatizuoti Rivilės ataskaitas
• Kaip Analitika360 automatizuoja Rivilės sandėlio ataskaitas
• Šaltiniai

Pagrindinės Rivilė sandėlio ataskaitos: kas jos ir kada jas naudoti

Kiekviena sandėlio ataskaita Rivilėje atsako į skirtingą klausimą, todėl svarbu žinoti, kurią naudoti konkrečiu atveju.

• Einamieji prekių likučiai rodo faktinę situaciją dabar. Ji naudinga operatyviai kontrolei, kai reikia greitai patikrinti, ar prekė yra sandėlyje.
• Atsargų likučiai datai fiksuoja būklę pasirinktu momentu praeityje. Šia ataskaita remiasi inventorizacijos ir auditai.
• Prekių apyvarta parodo, kiek ir kaip greitai prekės juda per pasirinktą laikotarpį. Ji padeda optimizuoti pirkimus ir užsakymų dažnumą.
• Atsargų registras ir suminis atsargų registras fiksuoja kiekvieną apskaitos operaciją atsekamumui pagal seriją ar partiją.

Rivilė ERP leidžia analizuoti likučius pagal padalinį, objektą, seriją, partiją ir žymą, o savikaina skaičiuojama FIFO metodu. Ši detalė svarbi, kai keli padaliniai dirba su tomis pačiomis prekių kortelėmis, bet skirtingais sandėliais.

Kaip Rivilėje rasti ir sugeneruoti sandėlio ataskaitas

Ataskaitų paieška Rivilėje priklauso nuo to, ar norite peržiūrėti vieną dokumentą, ar visą periodą.

1. Atverkite Ataskaitų šablonus. Eikite į Nustatymai → Bendrieji → Ataskaitų šablonai — čia sukauptos visos sisteminės ataskaitos, kurias galima peržiūrėti ir koreguoti.
2. Naudokite spausdintuvo ikoną dokumentų sąraše, jei norite vieno ar kelių dokumentų ataskaitos. Pažymėkite reikiamus dokumentus ir pasirinkite tinkamą šabloną.
3. Kreipkitės į Servisas → Statistika, kai reikia masinės likučių apžvalgos ar periodo analizės. Šis kelias tinka, kai analizuojate ne pavienį dokumentą, o visą sandėlio būklę.

Ataskaitas galima formuoti tiesiogiai dokumentų sąraše arba per Servisas → Statistika, o gauti rezultatai iškart siunčiami peržiūrai ekrane, spausdinimui arba eksportui. Pradedantiesiems verta pirmiausia išbandyti ataskaitų šablonus su nedideliu dokumentų kiekiu, tada perkelti procesą į masinį režimą.

Kokį eksporto formatą rinktis: PDF, Excel, Word ar el. paštas

Formato pasirinkimas priklauso nuo to, kam ataskaita skirta ir ką su ja darysite toliau.

• Excel tinka, kai duomenis reikės tolesnei analizei, papildomiems filtrams ar įkėlimui į Power BI.
• PDF naudingas, kai reikia fiksuoto, nekintančio ataskaitos vaizdo, pavyzdžiui, siunčiant klientui ar tiekėjui.
• Word pasirenkamas retai, dažniausiai kai ataskaitą reikia papildyti komentarais ar aprašais.
• Tiesioginis siuntimas el. paštu leidžia išsiųsti ataskaitą iš sistemos, be papildomo žingsnio per pašto klientą.

Rivilė palaiko peržiūrą ekrane, spausdinimą ir eksportą į PDF, Excel bei Word formatus, taip pat tiesioginį siuntimą el. paštu tiesiai iš programos.

Profesionalus patarimas: Prieš generuodami didelį masinį eksportą, pirmiausia patikrinkite ataskaitą su vienu ar dviem dokumentais. Taip anksti pastebėsite filtravimo klaidas ir nešvaistysite laiko, generuodami klaidingą failą su tūkstančiais eilučių.

Dažniausios klaidos rengiant sandėlio ataskaitas ir kaip jų išvengti

Didžioji dauguma neteisingų sandėlio ataskaitų kyla ne dėl sistemos ribotumo, o dėl netinkamai parinktų filtrų.

• Netinkami filtrai iškreipia visą ataskaitą — pavyzdžiui, praleistas padalinys ar objektas parodo dalinę, klaidinančią situaciją. Ekspertai rekomenduoja kurti vartotojui pritaikytus vaizdus (views) su iš anksto nustatytais filtrais, kad kiekvienas darbuotojas matytų tik jam reikalingus duomenis.
• Nuliniai likučiai pagal nutylėjimą nerodomi suminiuose registruose. Jei prekė buvo išparduota iki nulio, ji tiesiog neatsiras ataskaitoje, nebent atskirai pakeisite rodymo nustatymus.
• SVS parametrai (pavyzdžiui, SVS_REZIMAS) ir alternatyvių barkodų konfigūracija turi būti suderinti su realiu sandėlio darbo modeliu, kitaip skenavimo duomenys neatsispindės teisingai ataskaitose.
• Nepatikrinti prekių kortelių klasifikatoriai — prekių grupės ir ženklai — sugriauna analitinį skaidymą pagal kategorijas dar prieš pradedant analizę.

Atsargų registras fiksuoja visas užregistruotas operacijas, tačiau nuliniai likučiai pagal nutylėjimą nerodomi, todėl pilnai istorijai reikia atskirai koreguoti filtrus.

Rivilės ir Power BI integracija: kaip techniškai traukti sandėlio duomenis

Sandėlio ataskaitos Rivilėje puikiai tinka operatyviam darbui, tačiau prognozėms, pelningumo analizei ar keleto padalinių palyginimui vieno lango sistemos ataskaitos jau nepakanka. Čia į pagalbą ateina Power BI integracija.

Techninis procesas susideda iš kelių žingsnių:

1. Iškviesti GET /bi/schemas — taip gaunama informacija, kokie duomenų laukai ir struktūros yra prieinamos eksportui.
2. Suformuoti filter JSON su reikiamomis sąlygomis (laikotarpis, padalinys, prekių grupė).
3. Iškviesti GET /bi/collect su suformuotu filtru ir X-SessionToken antraštėje autentifikacijai.

Rivilė siūlo API prieigą BI integracijai — GET /bi/schemas ir GET /bi/collect yra pagrindiniai šio proceso kreipiniai, o rezultatai sistemoje išsaugomi talpykloje 8 valandas, todėl pakartotiniai identiški kreipiniai tuo laikotarpiu grąžinami greičiau, negu skaičiuojant iš naujo.

Didesniems duomenų kiekiams patyrę specialistai renkasi ETL sprendimą arba tarpinę duomenų bazę, o ne tiesioginį kreipinį kaskart atidarant Power BI ataskaitą. Atsargų valdymo analitikai su Power BI rekomenduojama pirmiausia iškviesti schemą, nes tai apsaugo nuo perteklinės sistemos apkrovos ir sumažina klaidingų užklausų riziką. Power Query aplinkoje patogiausia iš karto nustatyti duomenų atnaujinimo grafiką, atitinkantį 8 valandų talpyklos ciklą, kitaip vartotojai matys pasenusius skaičius, nesuprasdami, kodėl.

Kuriuos sandėlio KPI verta stebėti kas savaitę

Sandėlio vadybininkui neverta tikrinti visų ataskaitų kasdien. Svarbiau reguliariai matyti tuos rodiklius, kurie iš tikrųjų signalizuoja apie problemą.

• Savaitinė prekių apyvarta parodo, kurios prekių grupės juda greičiau, o kurios strigsta sandėlyje.
• Einamųjų likučių dinamika leidžia pastebėti užsigulėjusias atsargas anksčiau, nei jos tampa nurašymo objektu.
• Tiekėjų ir prekių pelningumo rodikliai, susieti su Didžiąja knyga, atskleidžia, kurios prekių linijos realiai neša pelną, o kurios tik apkrauna sandėlį. Integruojant atsargų judėjimą su Didžiosios knygos įrašais, finansų vadovai gauna patikimesnį sandėlio vertės vaizdą, negu žiūrėdami tik į atsargų modulį atskirai.

Profesionalus patarimas: Kai savaitės apyvartos ataskaitoje pastebite prekę su nuolat mažėjančiu likučiu ir didele paklausa, tai signalas užsakyti papildymą dabar, o ne kitą savaitę. Atvirkštinė situacija, augantis likutis be pardavimų, dažniausiai reiškia, kad laikas svarstyti nurašymą arba akciją.

Analitika360 perspektyva: kaip padedame automatizuoti Rivilės ataskaitas

Dauguma sandėlio vadybininkų, su kuriais susiduriame, iš pradžių žiūri į Rivilės ataskaitas kaip į atskirą, kartą per savaitę atsidaromą įrankį. Tai klaida. Kai sandėlio duomenys sujungiami su pardavimų ir finansiniais rodikliais viename Power BI skydelyje, pastebimi modeliai, kurių atskiroje ataskaitoje tiesiog nematyti, pavyzdžiui, kaip konkretaus tiekėjo pristatymo vėlavimai koreliuoja su prekių trūkumu tam tikrose parduotuvėse. Analitika360 teikia automatizuotas ataskaitas ir integracijas su Rivilė, skirtas tokiems ryšiams atskleisti be papildomo rankinio darbo.

Restoranų tinklai ir buhalterinės įmonės, dirbančios su keliais padaliniais, jau naudoja mūsų paruoštus PRO paketus, kur duomenys atsinaujina automatiškai, be papildomo vartotojo įsikišimo. Jei norite pamatyti, kaip tai atrodytų jūsų sandėlio duomenims, kviečiame susisiekti dėl demonstracijos.

— Analitika360

Kaip Analitika360 automatizuoja Rivilės sandėlio ataskaitas

Analitika360 yra alternatyva rankiniam Excel darbui su Rivilės sandėlio duomenimis: sandėlio vadybininkui nebereikia savaitę po savaitės eksportuoti atskirų ataskaitų ir jungti jų rankomis vienam vaizdui.

Vietoje to duomenys iš Rivilės automatiškai atsinaujina Power BI skydelyje, kur likučiai, apyvarta ir pelningumas matomi vienoje vietoje realiu laiku. Konkrečias verslo analitikos paketų galimybes pritaikome pagal jūsų sandėlio dydį ir šaką, o pavyzdinius rezultatus galite pamatyti Power BI ataskaitų pavyzdžiuose. Norintiems pereiti nuo standartinių Rivilės ataskaitų prie automatizuoto BI sprendimo rekomenduojame pradėti nuo Power BI diegimo konsultacijos, kur kartu peržiūrime jūsų sandėlio duomenų struktūrą ir sudarome konkretų diegimo planą.

Šaltiniai

Daugiau techninių detalių rasite Rivilė ERP gide apie atsargų registrus ir Technaujienos apžvalgose apie sandėlių automatizaciją.

• Prekių ir atsargų likučiai bei apyvarta | Rivilė GAMA gidas

Rekomendacijos

• Verslo analitika su Power BI
• Kaip prijungti Power BI prie Rivilės
• Power BI diegimas ir konsultacijos