Analitika360
Kelias valandas per savaitę: Rivilė skolos ir Analitika360 buhalteriui
Rivilė GAMA sistema leidžia peržiūrėti skolų likučius, analizuoti skolų senėjimą pagal terminus, generuoti priminimus ir suderinimo aktus bei automatizuoti skolų sudengimą. Tam reikia tinkamai sukonfigūruoti keletą parametrų: sąskaitų ryšio lentelę, sistemos priminimų slenkstį nuo smulkių valiutos apvalinimo skirtumų ir dokumentų numerių unikalumą. Straipsnyje rasite žingsnius, kaip šiuos nustatymus sutvarkyti, kokias ataskaitas skaityti ir kaip skolų duomenis paversti valdymo sprendimais per Power BI.
Trumpai:
- Sistemai svarbu tinkamai sukonfigūruoti dokumentų numerių unikalumą, sąskaitų ryšio lentelę ir priminimų slenkstį, kad veikimas būtų patikimas.
- Automatinis skolų sudengimas veikia tik jei klientų kortelėje aktyvuotas parametras, o dokumentų numeriai yra unikalūs visoje duomenų bazėje.
- Skolų priminimai ir suderinimo aktai gali būti generuojami ir siunčiami automatiškai ar rankiniu būdu, priklausomai nuo nustatymų ir poreikio.
- Esmė - ataskaitos turėtų būti peržiūrimos periodiškai, atkreipiant dėmesį į skolų augimą, vėlavimus virš 90 dienų ir beviltiškas skolas, siekiant taupyti išteklius.
- Duomenų analizė ir tendencijos gali būti žymiai patikimesnės ir automatizuotos naudojant Power BI integraciją su Rivile duomenų baze, sutaupant daug rankinio darbo.
Turinys
- Skolų modulio apžvalga: pagrindinės funkcijos ir kasdienės operacijos
- Skolos priminimai ir suderinimo aktai: kaip sukonfigūruoti ir siųsti
- Automatinis skolų sudengimas: konfigūravimas ir dažniausios klaidos
- Skolų ataskaitos ir senėjimo analizė: kokias ataskaitas naudoti ir kaip jas interpretuoti
- Mokymai ir ištekliai: Rivile akademija ir praktinės pamokos
- Praktinė perspektyva: kaip Analitika360 papildo Rivilę ir automatizuoja skolų analizę su Power BI
- Teisiniai aspektai ir reikalavimai skolos valdymui Lietuvoje
- Kaip integruoti Rivilė skolos modulį su kitomis sistemomis
- Dažniausios problemos ir jų sprendimo būdai naudojant Rivilė skolos modulį
- Analitika360 perspektyva: dažniausios klaidos diegiant skolų ataskaitas
- Trumpas pasiūlymas: automatizuota skolų analitika su Analitika360
- Šaltiniai
Skolų modulio apžvalga: pagrindinės funkcijos ir kasdienės operacijos
Rivilė GAMA skolų modulis dirba su pirkėjų ir tiekėjų skolomis vienoje vietoje. Sistema rodo skolų likučius, skaičiuoja senėjimą pagal apmokėjimo terminus ir leidžia dengti skolas rankiniu arba automatiniu būdu, prie kiekvienos operacijos susiejant konkrečius dokumentus, tokius kaip sąskaitos ir mokėjimai.
Kasdieniam darbui buhalteris naudoja tris pagrindines ataskaitas:
- Detalių skolų ataskaita — rodo kiekvieną neapmokėtą dokumentą su terminu ir suma.
- Suminės skolos ataskaita — apibendrina skolas pagal klientą ar tiekėją, patogu greitai peržiūrai.
- Klientų būklės ataskaita — parodo kredito limitą, esamą skolą ir mokėjimo istoriją vienoje kortelėje.
Rankinis dengimas tinka, kai reikia priskirti konkretų mokėjimą konkrečiai sąskaitai, pavyzdžiui, kai klientas apmoka dalinai arba nurodo, kurią sąskaitą dengia. Automatinis dengimas verčiau naudojamas ten, kur mokėjimų srautas didelis, o dokumentų eiliškumas nuoseklus, tarkim, mažmeninėje prekyboje ar paslaugų įmonėse su reguliariais atsiskaitymais. Kortelės peržiūra padeda greitai patikrinti, ar visos susijusios sąskaitos ir mokėjimai teisingai susieti, kol klaida netapo sistemine.
Skolos priminimai ir suderinimo aktai: kaip sukonfigūruoti ir siųsti
Debitorinių-kreditorinių operacijų modulis leidžia generuoti skolos priminimus ir suderinimo aktus trimis būdais, o pasirinkimas priklauso nuo to, kiek automatizacijos jums reikia:
- Suformuoti ir siųsti vėliau — dokumentas sukuriamas, bet jūs pats peržiūrite ir siunčiate, kai patinkamai.
- Formuoti ir siųsti iš karto — patogu vienkartiniams priminimams konkrečiam klientui.
- Periodinis automatinis siuntimas — sistema pati generuoja ir siunčia priminimus per užduočių tvarkyklę pagal nustatytą grafiką.
Sisteminiai priminimai suformuojami automatiškai, kai bent vieno vėluojančio dokumento suma viršija nustatytą minimalų slenkstį, kuris pagal numatytuosius nustatymus yra keli eurai. Slenkstis nustatytas taip, kad sistema nesiųstų priminimų dėl smulkių valiutos apvalinimo skirtumų. Jei jūsų įmonei šis slenkstis netinka, koregavimas atliekamas kartu su sistemos administratoriumi, nes tai keičiama globaliame parametre, ne kiekvienam klientui atskirai.
Eksporto šablonai leidžia priminimų laiškus formatuoti pagal jūsų įmonės stilių, o WEB importas naudingas, kai klientų duomenys atnaujinami iš išorinio šaltinio.
Profesionalus patarimas: Prieš įjungdami periodinį automatinį siuntimą, peržiūrėkite bandomąją klientų grupę rankiniu būdu bent vieną ciklą. Tai atskleidžia neteisingus el. pašto adresus ar dublikuotus klientų įrašus, kurie kitu atveju liktų nepastebėti, kol klientai nepradės skambinti su klausimais.
Automatinis skolų sudengimas: konfigūravimas ir dažniausios klaidos
Automatinis skolų sudengimas veikia perkeliant mokėjimo, pirkimo ir pardavimo operacijas taip, kad sena skola automatiškai uždaroma nauju dokumentu. Kad funkcija veiktų, reikia sutvarkyti tris dalykus:
- Kliento kortelėje aktyvuoti lauką „Automatinis skolų sudengimas“.
- Sąskaitų ryšio lentelėje nurodyti tarpinę sudengimo sąskaitą.
- Pasirinkti vieną iš reikšmių: „Nenaudoti“, „Parinkti dokumentai“ arba „Visi dokumentai“.
Sistema pati parenka, kurią operaciją naudoti sudengimui pagal chronologinę tvarką ir sumą, o permokos automatiškai lieka kliento kortelėje kaip išankstinis mokėjimas, kol atsiranda nauja skola jai priskirti.
Didžiausia praktinio diegimo klaida yra dokumentų numerių dublikatai. Jei du dokumentai turi tą pačią numeracijos seką, sudengimas gali priskirti mokėjimą neteisingai sąskaitai. Prieš įjungiant funkciją gyvai, patikrinkite dokumentų numeracijos unikalumą visoje sistemoje.
Profesionalus patarimas: Testuokite automatinį sudengimą su nedidele klientų grupe bent vieną atsiskaitymo ciklą, o ataskaitose filtruokite tik tą grupę, kol įsitikinsite, jog rezultatai atitinka lūkesčius.
Skolų ataskaitos ir senėjimo analizė: kokias ataskaitas naudoti ir kaip jas interpretuoti
Kasdieniam darbui pakanka trijų filtrų: laikotarpio, kliento grupės ir senėjimo intervalo (pavyzdžiui, 0–30, 31–60, 61–90 dienų). Detali ataskaita tinka konkrečios sąskaitos patikrai, suminė – greitai kliento apžvalgai, o klientų būklės ataskaita – kredito limito sprendimams.
Interpretuojant rezultatus, keletas žymenų signalizuoja apie veiksmų poreikį:
- Klientas, kurio skola nuosekliai auga tris ir daugiau mėnesių, verčiau priskiriamas rizikingai grupei ir jam ribojamas kredito limitas.
- Skola, vėluojanti daugiau nei 90 dienų be atsakymo į priminimus, paprastai perduodama išieškojimui.
- Beviltiška skola nurašoma tik surinkus dokumentinius įrodymus, pavyzdžiui, susirašinėjimą ar teismo sprendimą.
Periodinė inventorizacija, atliekama bent kartą per ketvirtį, padeda pastebėti neatitikimus tarp apskaitos ir realios kliento būklės, kol jie neišaugo į didesnę problemą.
Mokymai ir ištekliai: Rivile akademija ir praktinės pamokos
Rivile akademija siūlo nemokamus nuotolinius kursus su video pamokomis, praktinėmis užduotimis ir egzaminais, kurie padeda išmokti valdyti skolų modulį nuo pagrindų iki automatizacijos.
Kursų medžiaga apima:
- Skolų likučių ir senėjimo ataskaitų skaitymą.
- Priminimų ir suderinimo aktų konfigūravimą.
- Automatinio sudengimo nustatymą ir testavimą.
Nuotoliniai kursai tinka, kai reikia greitai įvesti naują buhalterį į sistemą arba pačiam prisiminti retai naudojamą funkciją. Kontaktiniai mokymai verčiau pasirenkami, kai diegiama sudėtinga konfigūracija keliems padaliniams vienu metu, nes gyvas pokalbis su instruktoriumi leidžia greičiau išspręsti individualius klausimus.
Po mokymų verta atlikti testavimo scenarijų: sukurti bandomąjį klientą, imituoti vėluojantį mokėjimą ir patikrinti, ar priminimas suformuojamas teisingai. Tolesnis auditavimo žingsnis, praėjus mėnesiui nuo diegimo, yra ataskaitų palyginimas su rankiniu skaičiavimu, kad įsitikintumėte, jog automatika veikia patikimai.
Praktinė perspektyva: kaip Analitika360 papildo Rivilę ir automatizuoja skolų analizę su Power BI
Rivilė GAMA sukaupia visus reikalingus skolų duomenis, bet dauguma buhalterių juos vis tiek eksportuoja į Excel rankiniu būdu kiekvieną savaitę. Čia atsiranda erdvė automatizacijai: Power BI ataskaitos, sujungtos su Rivile duomenimis, rodo skolų senėjimą, rizikos indeksus ir kliento mokėjimo elgseną realiu laiku, be papildomo rankinio darbo.
Diegimo eiga paprastai atrodo taip:
- Duomenų integracija su Rivile duomenų baze ir, jei reikia, papildomais šaltiniais, tokiais kaip SharePoint ar CRM.
- Duomenų valymas, įskaitant dokumentų numerių unikalumo patikrą, kuri tiesiogiai lemia sudengimo tikslumą.
- Ataskaitų automatizavimas, kad rodikliai atsinaujintų be papildomo vartotojo veiksmo.
Klientai, kurie anksčiau ataskaitą rengdavo kelias valandas per savaitę, po diegimo tą laiką sutaupo visiškai, nes ataskaita atsinaujina automatiškai kasnakt.
Profesionalus patarimas: Prieš integruojant duomenis į Power BI, pirmiausia sutvarkykite dokumentų numeracijos unikalumą Rivilėje. Netvarkinga numeracija persikelia į analitiką ir iškreipia skolų senėjimo skaičiavimus.
Teisiniai aspektai ir reikalavimai skolos valdymui Lietuvoje
Lietuvos apskaitos teisė nenustato konkrečios programinės įrangos formos skolų apskaitai, tačiau reikalauja, kad įmonės apskaitos dokumentai atitiktų Buhalterinės apskaitos įstatymo ir Pelno mokesčio įstatymo nuostatas dėl abejotinų ir beviltiškų skolų pripažinimo. Rivilė GAMA pati neatlieka teisinio skolos statuso vertinimo, tačiau sukauptus duomenis, tokius kaip skolos senėjimo terminas ir susirašinėjimo istoriją, naudoja buhalteris, formuodamas įrodymų bazę nurašymui.
Skolos, viršijančios teismo ar arbitražo išieškojimo ribą, dažniausiai reikalauja formalaus pretenzijos pateikimo prieš kreipimąsi į teismą. Rivilėje sugeneruotas suderinimo aktas gali tapti dalimi tokios pretenzijos, nes jis dokumentuoja abiejų šalių sutartą skolos likutį konkrečią dieną. Svarbu, kad aktas būtų siunčiamas ir jo gavimas fiksuojamas, nes ginčo atveju įrodinėjimo pareiga tenka kreditoriui.
Beviltiškos skolos nurašymas mokesčių tikslais reikalauja dokumentacijos, patvirtinančios, kad skola išieškota visomis pagrįstomis priemonėmis: priminimais, pretenzijomis, o kartais ir teismo sprendimu ar antstolio pažyma apie nesėkmingą išieškojimą. Rivilės ataskaitų archyvas, kuriame išsaugoma priminimų siuntimo istorija, tampa vienu iš tokių įrodymų šaltinių. Rekomenduojama konkrečius nurašymo atvejus konsultuoti su mokesčių specialistu, nes taisyklės priklauso nuo skolos dydžio, amžiaus ir kliento statuso.
Kaip integruoti Rivilė skolos modulį su kitomis sistemomis
Rivilė GAMA duomenų bazė leidžia eksportuoti skolų informaciją standartiniais formatais, todėl integracija su banko platformomis ar kitomis apskaitos sistemomis dažniausiai vyksta per WEB importo funkciją arba tiesioginę duomenų bazės jungtį. Bankinių mokėjimų importas automatiškai atpažįsta mokėtoją pagal sąskaitos numerį ir gali tiesiogiai dengti atitinkamą skolą, jei mokėjimo paskirtyje nurodytas sąskaitos numeris sutampa su sistemoje registruotu dokumentu.
Kai įmonė naudoja kelias sistemas, tarkim, Rivilę apskaitai ir atskirą CRM pardavimams, integracijos raktas yra bendras kliento identifikatorius. Jei kliento kodas Rivilėje ir CRM sistemoje nesutampa, automatinis duomenų sujungimas tampa nepatikimas ir tenka taisyti rankiniu būdu.
Praktiškiausias integracijos kelias daugumai vidutinio dydžio įmonių yra ne tiesioginis sistemų sujungimas, o tarpinis analitikos sluoksnis, kuris sutraukia duomenis iš Rivilės, banko išrašų ir, jei reikia, CRM į vieną ataskaitą. Toks sprendimas, pavyzdžiui integruotas per Power BI, leidžia matyti skolų būklę vienoje vietoje, nesikeičiant pačių sistemų ir nesukuriant papildomos rizikos dubliuoti duomenis.
Norintiems giliau suprasti, kaip pinigų srautų valdymas veikia platesniame finansiniame kontekste, naudinga papildoma medžiaga apie finansinio raštingumo pagrindus, ypač jei įmonė dirba su užsienio klientais ir skolos apskaitoje atsiranda valiutų perskaičiavimo klausimai.
Dažniausios problemos ir jų sprendimo būdai naudojant Rivilė skolos modulį
Dauguma problemų, su kuriomis susiduria buhalteriai, kyla ne dėl modulio trūkumų, o dėl neteisingai sukonfigūruotų parametrų. Tai patvirtina ir praktiniai pastebėjimai iš diegimų skirtingose įmonėse.
Dažniausia problema yra priminimų nesiuntimas, nors vėluojančių skolų yra. Priežastis paprastai slypi 3 eurų slenksčio nesupratime: jei vėluojanti suma mažesnė, sistema priminimo tiesiog neformuoja. Kita dažna situacija yra automatinio sudengimo neteisingas priskyrimas, kurio šaltinis dažniausiai yra dokumentų numerių dublikatai arba nepilnai užpildyta sąskaitų ryšio lentelė.
Trečia problema, ypač įmonėse su daug klientų, yra ataskaitų lėtas veikimas, kai skolų duomenų bazė išaugusi per kelis metus be periodinio archyvavimo. Sprendimas yra periodiškai perkelti seną, jau uždarytą informaciją į archyvinę saugyklą, paliekant aktyviuose duomenyse tik einamojo laikotarpio operacijas.
Ketvirta, kliento kortelės ir suderinimo akto duomenys kartais nesutampa, kai skirtingi vartotojai tuo pačiu metu redaguoja tą pačią kliento kortelę. Tai išsprendžiama nustatant aiškias vartotojų teises: kas gali redaguoti kliento kredito limitą, kas formuoja priminimus, o kas atsakingas už sudengimo konfigūraciją.
Bendra pamoka: prieš kaltinant sistemą, verta patikrinti konfigūraciją. Tvarkinga sąskaitų ryšio lentelė, unikalūs dokumentų numeriai ir aiškiai apibrėžtos vartotojų teisės sprendžia daugumą kasdienių problemų dar prieš joms atsirandant.
Analitika360 perspektyva: dažniausios klaidos diegiant skolų ataskaitas
Dirbdami su Rivile duomenimis dažniausiai pastebime tą pačią klaidą: įmonės pradeda automatizuoti priminimus ar sudengimą, prieš išsprendus dokumentų numeracijos unikalumo problemą. Tai virsta klaidingais sudengimais, kuriuos vėliau tenka taisyti rankiniu būdu, o pasitikėjimas automatika krenta.
Rekomenduojame prieš kiekvieną diegimą patikrinti tris dalykus: dokumentų numerių unikalumą, sąskaitų ryšio lentelės pilnumą ir priminimų slenksčio tinkamumą jūsų verslo modeliui. Tik po šios patikros verta įjungti automatinius procesus gyvai, o ne testavimo aplinkoje.
— Analitika360
Trumpas pasiūlymas: automatizuota skolų analitika su Analitika360
Rivilė duomenys jau turi visą reikalingą informaciją, tačiau juos rankiniu būdu paverčiant ataskaitomis kiekvieną savaitę prarandamas laikas, kurį galima skirti sprendimams. Analitika360 sujungia Rivile skolų modulio duomenis su Power BI, todėl skolų senėjimas, rizikos indeksai ir kliento mokėjimo elgsena matomi realiu laiku, be papildomo rankinio eksporto.
Diegimas vyksta trimis etapais: duomenų integracija su jūsų Rivile duomenų baze, duomenų valymas ir patikra, tada ataskaitų automatizavimas, po kurio jūs nebeturite kelti pirštu, kad rodikliai atsinaujintų. Po diegimo Analitika360 palieka nuolatinį palaikymą, jei atsiranda naujų klausimų ar konfigūracijos pokyčių.
Jei norite pamatyti, kaip tokia ataskaita atrodytų su jūsų pačių skolų duomenimis, susipažinkite su skolų analitikos sprendimu arba peržiūrėkite visus verslo analitikos sprendimų paketus ir užsisakykite demonstraciją savo įmonei.
Šaltiniai
Praktiniam gilinimuisi rekomenduojame Rivilė ERP gido skolų skyrių, priminimų ir suderinimo aktų instrukcijas, automatinio sudengimo aprašymą ir Rivile akademijos kursus. Skolų duomenų vizualizacijai peržiūrėkite Power BI ataskaitų pavyzdžius.