Kodėl pelninga įmonė lieka be pinigų: apyvartinis kapitalas paprastai

Vienas dažniausių klausimų, kurį girdime iš vadovų, skamba maždaug taip: „Ataskaita rodo pelną, o sąskaitoje pinigų nėra. Kur klaida?”

Klaidos dažniausiai nėra. Pelnas ir pinigai yra du skirtingi dalykai, ir įmonė gali būti pelninga bei tuo pačiu metu neturėti kuo sumokėti atlyginimų.

Tai vienas iš tų klausimų, į kuriuos apskaitos programa neatsako, o verslo analitika atsako per kelias sekundes — nes atsakymas surenkamas iš trijų skirtingų ataskaitų vienu metu.

Pelnas užfiksuojamas anksčiau nei pinigai

Apskaitoje pajamos registruojamos išrašius sąskaitą, o ne gavus pinigus. Sąnaudos — gavus prekę ar paslaugą, o ne sumokėjus už ją.

Todėl mėnuo gali atrodyti taip:

• išrašėte sąskaitų už 100 tūkst. Eur — tai pajamos;
• klientai sumokės po 45 dienų — pinigų dar nėra;
• tiekėjams sumokėjote iš karto — pinigai jau išėjo;
• prekių nusipirkote atsargai — pinigai išėjo, bet tai dar ne sąnaudos.

Ataskaita parodys pelną. Banko sąskaita rodys minusą. Abu skaičiai teisingi.

Trys vietos, kur guli jūsų pinigai

Uždirbtas pelnas beveik visada yra vienoje iš trijų vietų — ir nė vienos iš jų nesimato pelno ataskaitoje:

1. Pas klientus. Gautinos sumos — išrašytos, bet neapmokėtos sąskaitos. Kuo ilgesni atidėjimai ir didesni vėlavimai, tuo daugiau pinigų ten guli.
2. Sandėlyje. Kiekviena nupirkta ir neparduota prekė yra pinigai, paversti daiktu.
3. Investicijose ir paskolų grąžinime. Įrangos pirkimas ar paskolos dalies grąžinimas mažina pinigus, bet pelno ataskaitoje beveik nesimato.

Praktikoje pirmosios dvi paaiškina bene visus atvejus.

Apyvartinio kapitalo ciklas: vienas skaičius, kurį verta žinoti

Yra paprastas būdas pamatuoti problemą — apskaičiuoti, per kiek dienų pinigai grįžta į įmonę:

Pinigų ciklas = atsargų dienos + gautinų sumų dienos − mokėtinų sumų dienos

Pavyzdys prekybos įmonei:

• prekės sandėlyje guli vidutiniškai 60 dienų;
• klientai sumoka vidutiniškai per 45 dienas;
• tiekėjams mokate per 30 dienų.

Ciklas: 60 + 45 − 30 = 75 dienos. Tai reiškia, kad nuo pinigų išleidimo prekei iki jų sugrįžimo praeina beveik trys mėnesiai — ir visą tą laiką įmonė turi iš kažko gyventi.

Būtent todėl auganti įmonė dažnai turi mažiau pinigų nei stovinti vietoje: kiekvienas naujas pardavimas pirmiausia pareikalauja pinigų ir tik po 75 dienų juos grąžina.

Ką rodo kiekvienas ciklo narys

• Atsargų dienos auga — perkama daugiau, nei parduodama, arba dalis prekių nejuda. Tai rodo užsigulėjusių prekių ataskaita.
• Gautinų sumų dienos auga — klientai moka vis vėliau. Pjūvį pagal terminus rodo skolų analitika, konkrečias sąskaitas — vėluojančių mokėjimų ataskaita.
• Mokėtinų sumų dienos mažėja — patys mokate greičiau, nei reikia. Tai finansuoja tiekėjus jūsų pinigais.

Kiekvieną iš trijų galima sutrumpinti atskirai, ir kiekviena sutrumpinta diena yra pinigai, grįžę į sąskaitą.

Kaip tai pamatyti anksčiau

Problema ta, kad ciklas ilgėja tyliai. Nė vienas mėnuo neatrodo blogas — tiesiog po ketvirčio pinigų kažkodėl mažiau.

Praktikoje užtenka stebėti tris dalykus kas mėnesį:

• gautinų sumų augimą palyginti su pardavimų augimu. Jei pardavimai auga 10 %, o gautinos sumos 25 %, augimą finansuojate jūs;
• atsargų augimą palyginti su savikaina. Tas pats principas;
• pradelstų skolų judėjimą tarp terminų grupių — ankstyviausias signalas iš visų.

Visus tris rodo balanso ataskaita kartu su pelno analize: pirmoji parodo, kur pinigai, antroji — ar jie apskritai uždirbami.

Kasdieniam sekimui to per daug. Praktikoje visi šie rodikliai telpa į vieną ekraną — vadovo santrauką, ataskaitą vadovui, nuo kurios verta pradėti savaitę.

Ką daryti praktiškai

Sprendimai nėra sudėtingi — sunkiausia pastebėti laiku:

• Sutrumpinkite atidėjimus naujiems klientams. Seniems keisti sunku, naujiems — normalu.
• Pradėkite išieškojimą anksčiau. Septintą dieną, ne šešiasdešimtą. Kodėl greitis lemia daugiau nei griežtumas, rašėme atskirai.
• Peržiūrėkite pirkimus. Užsigulėjusių prekių sąrašas yra tiesioginis įvedimas į pirkimų planą.
• Derėkitės dėl tiekėjų terminų. Dažnai tai pigiausias finansavimo šaltinis.
• Prieš augimą pasiskaičiuokite ciklą. Jei jis 75 dienos, apyvartos padvigubinimas pareikalaus atitinkamai daugiau apyvartinių lėšų — geriau tai žinoti prieš, o ne po.

Nuo ko pradėti

Visi trys ciklo nariai skaičiuojami iš tų pačių apskaitos duomenų, kuriuos jau turite — jokios naujos sistemos nereikia.

Paruoštuose Power BI ataskaitų rinkiniuose Rivilės ir Finvaldos naudotojams skolų, sandėlio ir balanso ataskaitos atsinaujina automatiškai. Būtent tuo automatinės ataskaitos skiriasi nuo rankinių: ciklo ilgėjimą matote tą patį mėnesį, o ne po metinės atskaitomybės, kai pakeisti jau nieko negalima.

Kainos prasideda nuo 59 Eur/mėn. — palyginimas kainų puslapyje, o kaip ataskaitos atrodo, galite pasižiūrėti pavyzdžiuose.