Rivilė pardavimai: kaip teisingai vesti dokumentus ir kainas

Rivilė pardavimų modulis leidžia vesti prekių, paslaugų ir kodų pardavimus bei generuoti pagrindinius dokumentus: važtaraštį, užsakymą, pasiūlymą ir sąskaitą. Buhalteriui svarbiausia trys dalykai: teisinga kainų hierarchija, tikslus „Pirminis Dok. Nr.“ laukas ir savalaikis operacijos perkėlimas į Didžiąją knygą. Šis vadovas parodo, kaip tai atlikti žingsnis po žingsnio ir kokių klaidų vengti.

Trumpai:

• Pardavimo dokumentai turi būti suvedami ir perkeliami į Didžiąją knygą laiku, kad jie atspindėtų faktinius pajamų ir išlaidų įrašus.
• Neatitikimai sandėlio likučiuose ir rezervacijose gali būti nematomi iki dokumentų perkėlimo, todėl klaidų patikrinimas turi vykti reguliariai.
• Klaidos „Pirminis Dok. Nr.“ lauke gali sutrikdyti skolų sudengimą, todėl tai yra kritinis momentas teisingai identifikuoti susijusius dokumentus.
• Automatizuotos Power BI ataskaitos leidžia realiu laiku stebėti pardavimus, skolų likučius ir rezervuotų kiekių atitikimą be rankinio duomenų tikrinimo.
• Paskutiniai patikrinimai, rekomenduojami kas savaitę, padeda išvengti klaidų ir užtikrina duomenų tikslumą, ypač įmonėse su daug pardavimų dokumentų.

Turinys

• Kas yra Rivilė pardavimų modulis ir kur jį rasti
• Kaip suvesti pardavimo dokumentą žingsnis po žingsnio
• Prekių pardavimo ypatumai: sandėlis, rezervavimai, likučiai
• Paslaugų ir pardavimo kodų valdymas
• Kaip veikia pardavimo kainų parinkimo hierarchija
• Kaip užsakymai ir rezervacijos paverčiami sąskaitomis
• Mokėjimų priskyrimas ir sudengimai su pardavimo dokumentais
• Kodėl operacijos perkėlimas yra kritinis apskaitos momentas
• Kaip Power BI ataskaitos padeda kontroliuoti Rivilės pardavimus
• Redakcijos įžvalga: buhalterio kontroliniai taškai dirbant su Rivilės pardavimais
• Analitika360: kita parinktis Rivilės pardavimų duomenims
• Šaltiniai
• Dažniausiai užduodami klausimai

Kas yra Rivilė pardavimų modulis ir kur jį rasti

Pardavimų modulis yra Rivilės programos dalis, kurioje suvedami visi įmonės pardavimo dokumentai. Rasti jį galima meniu kelyje Servisas → Pardavimai → Pardavimo operacijos, iš kur pasiekiami ir užsakymai, ir sąskaitos.

Modulyje atliekama keletas skirtingų operacijų:

• sąskaitų faktūrų vedimas ir tvirtinimas;
• prekių rezervavimai ir jų vėlesnis perkėlimas į siuntas;
• važtaraščių formavimas prekių išvežimui;
• i.SAF eksportas į mokesčių administratoriaus registrą.

Pasirinkimas tarp dokumentų tipų priklauso nuo sandorio stadijos. Užsakymą ar pasiūlymą naudoji, kai klientas dar nepatvirtino pirkimo galutinai. Važtaraštį ar sąskaitą rašai tada, kai prekė ar paslauga faktiškai perduodama ir turi atsispindėti apskaitoje.

Kaip suvesti pardavimo dokumentą žingsnis po žingsnio

Naujo dokumento kūrimas Rivilėje vyksta pagal aiškią seką, kurios nukrypimai dažniausiai ir sukelia klaidas apskaitoje. Pardavimo dokumento vedimas apima bendros informacijos suvedimą, eilučių pildymą ir galutinį perkėlimą.

1. Paspausk „Naujas“ ir pasirink dokumento tipą (važtaraštis, sąskaita, užsakymas ar pasiūlymas).
2. Užpildyk bendrus laukus: dokumento numerį, datą ir klientą.
3. Suvesk eilutes: kodą ar prekę, kiekį, kainą ir nuolaidos procentą, jei jis taikomas.
4. Patikrink dokumentų skaitliuką ir „Pirminis Dok. Nr.“ lauką, jei operacija susijusi su ankstesniu dokumentu.
5. Išsaugok dokumentą ir, kai duomenys patvirtinti, perkelk jį.

„Pirminis Dok. Nr.“ nėra formalumas. Šis laukas sujungia dokumentus tarpusavyje ir yra pagrindas skolų sudengimams, todėl klaida jame vėliau sunkiai pastebima.

Profesionalus patarimas: Prieš perkeldamas dokumentą, palygink eilučių sumą su bendra dokumento suma rankiniu būdu bent kartą per savaitę, kol įprasi prie naujo darbuotojo įvestų duomenų stiliaus.

Prekių pardavimo ypatumai: sandėlis, rezervavimai, likučiai

Prekių pardavimas Rivilėje glaudžiai susietas su sandėlio likučiais, todėl neteisingas dokumentų tipo pasirinkimas iškart iškreipia atsargų vaizdą. „Rezervavimas“ naudojamas, kai prekė klientui skirta, bet fiziškai dar neišvežta, o važtaraštis ar sąskaita rašoma tik faktiškai atidavus prekę.

• mygtukas „Likučiai“ leidžia iš karto pamatyti sandėlyje esantį kiekį ir pasirinkti prekę eilutėje, nereikia atskirai atsidaryti sandėlio ataskaitos;
• rezervuoti kiekiai einamuosiuose likučiuose rodomi atskirai nuo laisvo likučio, todėl kitas pardavimas negali „perimti“ jau rezervuotos prekės;
• kol dokumentas nurodytas kaip rezervuotas, sistema jį žymi kaip atiduotą einamuosiuose likučiuose, tačiau FIFO paskaičiavimai ir buhalteriniai įrašai dar nesikeičia;
• tik po perkėlimo operacija pasiekia Didžiąją knygą ir realiai koreguoja atsargų vertę pagal FIFO principą.

Praktiškai tai reiškia, kad rezervavimo etapo klaida (pvz., neteisingas kiekis) nebus matoma buhalterinėje apyvartoje, kol dokumentas nebus perkeltas. Todėl tikrinti rezervacijas verta anksčiau, ne mėnesio pabaigoje.

Paslaugų ir pardavimo kodų valdymas

Paslaugos ir kodai Rivilėje aprašomi skirtingai nei prekės, todėl verta žinoti, kada naudoti pilną paslaugos kortelę, o kada pakanka kodo. Paslaugos kortelėje svarbiausi laukai yra sąskaitų ryšio lentelė, kuri nurodo, į kokias buhalterines sąskaitas turi kristi pajamos, ir matavimo vienetas.

• pardavimo kodas yra supaprastintas paslaugos variantas, patogus vienkartinėms ar smulkioms operacijoms, kur nereikia detalios sąskaitų ryšio konfigūracijos;
• abonentinėms ar pasikartojančioms paslaugoms (pvz., mėnesinis mokestis) naudojamos sutartys su priedais, iš kurių sistema gali sugeneruoti pardavimo operacijas automatiškai;
• kodą rinktis verta, kai paslaugos apskaita nesikomplikuoja per skirtingus sąskaitų planus; pilną kortelę, kai reikia atskiro pajamų ir sąnaudų atskyrimo.

Automatizuotas sąskaitų generavimas pagal sutartis sumažina rankinio darbo apimtį, tačiau reikalauja, kad sutartis būtų teisingai užpildyta nuo pirmos dienos. Klaida priede kartosis kiekviename generuotame dokumente.

Kaip veikia pardavimo kainų parinkimo hierarchija

Klaidingai priskirta kaina yra viena dažniausių priežasčių, kodėl buhalteris vėliau turi taisyti jau perkeltus dokumentus. Rivilėje kaina parenkama pagal fiksuotą eiliškumą: pirmiausia žiūrima sutarties kaina, tada kainynas, po to akcijos kaina ir galiausiai padalinio pardavimo kaina.

• sutarties kaina turi absoliutų prioritetą, jei su klientu sudaryta individuali pardavimo sutartis;
• jei sutarties nėra, sistema ieško kliento priskirto kainyno (A, B, C ir kitų);
• kai kainyno kainos nėra, taikoma akcijos kaina, jei ji galioja tuo laikotarpiu;
• paskutinė alternatyva yra bendra padalinio pardavimo kaina.

Nuolaidos procento eiliškumas skiriasi: sutartis → akcijos → prekės kortelė → nuolaidų lentelė. Kainynus prekių kortelėse aprašo asmuo, turintis atitinkamas teises, o klientui kainynas priskiriamas kliento kortelėje. Svarbi sąlyga: kainynai veikia tik iš tų padalinių, kuriuose pažymėtas požymis „Taikyti nuolaidas“.

Profesionalus patarimas: Jei pardavimo metu reikia rankiniu būdu pakeisti sistemos parinktą kainą, patikrink, ar darbuotojas turi tam teisę programos nustatymuose. Nekontroliuojamas rankinis kainos keitimas yra dažna priežastis, kodėl mėnesio pabaigoje pajamos neatitinka planuotos maržos.

Kaip užsakymai ir rezervacijos paverčiami sąskaitomis

Pardavimo užsakymas yra tarpinis dokumentas tarp kliento paklausimo ir galutinės sąskaitos, todėl jo teisingas naudojimas apsaugo nuo per anksti apskaitytų pajamų.

1. Sukuriama užsakymo eilutė su kiekiu, kaina ir pageidaujama pristatymo data.
2. Prekė gali būti rezervuota mygtuku „Rezervuoti kiekį“, kas sandėlio likutyje pažymi ją kaip užimtą, tačiau nekeičia buhalterinių įrašų.
3. Kai užsakymas pasiekia būseną „Patvirtintas“, iš jo galima formuoti galutinį dokumentą.
4. Mygtukai „Sukurti pardavimų sąskaitą“ arba „Sukurti siuntą“ perkelia duomenis tiesiai iš užsakymo, be pakartotinio eilučių vedimo.

Šis kelias sumažina žmogiškos klaidos riziką, nes eilutės nuo užsakymo iki sąskaitos nekopijuojamos rankiniu būdu, tik patvirtinamos.

Mokėjimų priskyrimas ir sudengimai su pardavimo dokumentais

Mokėjimų valdymas Rivilėje vyksta glaudžiai su pardavimo dokumentais, ir čia klaidos dažniausiai kyla iš neteisingo priskyrimo, ne iš paties mokėjimo įvedimo.

• „Pridėti mokėjimą“ leidžia užregistruoti gautą sumą tiesiai prie konkretaus pardavimo dokumento;
• funkcija „Priskirti dokumentus“ naudojama, kai mokėjimas gautas anksčiau nei sąskaita, ir jį reikia susieti atgaline data;
• sudengimai gali įvykti prieš galutinę sąskaitą, pavyzdžiui, iš avansinio mokėjimo, tačiau tik jei mokėjimas teisingai susietas su tuo pačiu klientu ir dokumentu;
• prieš tvirtinant sudengimą, verta patikrinti, ar mokėjimo suma ir dokumento suma sutampa iki cento, nes skirtumas liks kaip neaiškus balansas skolų ataskaitoje.

Kodėl operacijos perkėlimas yra kritinis apskaitos momentas

Kol pardavimo operacija neperkelta, buhalterinių įrašų Didžiojoje knygoje tiesiog nėra, nepaisant to, kad dokumentas atrodo pilnai užpildytas ekrane. Tai reiškia, kad neperkeltas dokumentas nepasirodys nei pajamų ataskaitoje, nei PVM deklaracijoje, net jei fiziškai prekė jau išvežta.

Dažniausia praktinė klaida yra neteisingai užpildytas „Pirminis Dok. Nr.“, kuris sutrikdo skolų sudengimą tarp susijusių dokumentų. Antra dažna klaida: dokumentai kopijuojami vienas nuo kito be patikrinimo, todėl kainos ar kiekiai persikelia iš seno, jau nebeaktualaus šablono.

Profesionalus patarimas: Prieš perkeldamas dokumentų grupę mėnesio pabaigoje, sugeneruok sąrašą neperkeltų operacijų ir patikrink jį rankiniu būdu. Penkios minutės šiam žingsniui gali sutaupyti valandas taisant Didžiosios knygos įrašus vėliau.

Kaip Power BI ataskaitos padeda kontroliuoti Rivilės pardavimus

Rankinis Rivilės duomenų tikrinimas Excel lentelėse turi ribas, kai įmonė kasdien generuoja dešimtis pardavimo dokumentų. Automatizuotos Power BI ataskaitos, sujungtos su Rivilės duomenų baze, atsinaujina be papildomo vartotojo įsikišimo ir parodo esminius rodiklius realiu laiku.

Praktiniai rodikliai, kuriuos verta stebėti nuolat:

• pajamos ir sąnaudos pagal padalinį ar produkto grupę;
• pelno marža lyginant su planuotomis kainynų kainomis;
• skolų likučiai ir vėluojantys mokėjimai;
• rezervuotų kiekių ir faktiškai perkeltų operacijų atitikimas.

Paskutinis punktas yra ypač naudingas, nes automatizuotos ataskaitos leidžia greitai pastebėti neatitikimus tarp to, kas rezervuota sandėlyje, ir to, kas realiai perkelta į buhalterinius įrašus. Diegimo praktikoje verta tikėtis, kad pirmosios savaitės skirtos duomenų šaltinių sujungimui, o po to ataskaita atsinaujina automatiškai kiekvieną dieną.

Redakcijos įžvalga: buhalterio kontroliniai taškai dirbant su Rivilės pardavimais

Didžiausia klaida, kurią matome pakartotinai, nėra techninė, o procedūrinė: buhalteriai tikrina kainynų teisingumą kartą per mėnesį, kai turėtų tikrinti kartą per savaitę. Sutarties kainos prioritetas virš kainyno skamba akademiškai, kol neteisinga sutartis pradeda generuoti sąskaitas su sena kaina automatiškai.

Kiekvieno mėnesio pabaigoje verta patikrinti tris dalykus: neperkeltų dokumentų sąrašą, rezervacijų ir faktinių perkėlimų atitikimą, ir „Pirminis Dok. Nr.“ nuoseklumą susijusiuose dokumentuose. Kai šie tikrinimai užima daugiau nei valandą per mėnesį, verta pagalvoti apie automatizuotą ataskaitą, kuri šiuos neatitikimus parodo iš karto, ne po fakto.

— Analitika360

Analitika360: kita parinktis Rivilės pardavimų duomenims

Rankinis Rivilės pardavimų duomenų tikrinimas Excel lentelėse kainuoja laiką, kurio dažnas buhalteris tiesiog neturi kiekvieną mėnesio pabaigą. Analitika360 yra kita parinktis: paruoštas Power BI ataskaitų rinkinys, kuris automatiškai atsinaujina iš Rivilės duomenų bazės, be poreikio kiekvieną kartą eksportuoti ir tikrinti lenteles rankiniu būdu.

Daugiausiai naudos gauna buhalteriai ir finansų vadovai, kurie valdo keletą padalinių ar didelį pardavimo dokumentų skaičių, taip pat restoranų tinklai, kuriems svarbu matyti pardavimų ir sandėlio duomenis vienoje vietoje. Sprendimas Rivilė Basic teikiamas už 59 EUR per mėnesį, apima paruoštą ataskaitų paketą, o sudėtingesniems atvejams siūlomas Rivilė PRO planas už 89 EUR per mėnesį arba individualūs projektai su kainomis pagal valandinį įkainį 70 EUR per valandą. Jei nori pamatyti, kaip tavo pardavimų duomenys atrodytų automatizuotoje ataskaitoje, susisiek su Analitika360 ir pasitikslink diegimo galimybes.

Šaltiniai

Papildomos informacijos apie pardavimo dokumentų vedimą rasi Rivilė GAMA gide apie prekių pardavimą ir kainų su kainynais pamokoje. Apie pasiūlymų ir išankstinių sąskaitų formavimą skaityk Rivilė ERP gide, o apie prekių judėjimo analitiką Analitika360 puslapyje.

• Prekių pardavimas | Rivile GAMA gidas
• Pardavimų užsakymai/Pardavimų sąskaitos | Rivile ERP gidas

Dažniausiai užduodami klausimai

Kas yra Rivilė pardavimų modulis?

Tai Rivilės programos dalis, skirta prekių, paslaugų ir kodų pardavimams valdyti. Joje vedami važtaraščiai, užsakymai, pasiūlymai ir sąskaitos, taip pat atliekamas i.SAF eksportas.

Kokia yra pardavimo kainos parinkimo tvarka Rivilėje?

Kaina parenkama pagal eiliškumą: pirmiausia sutarties kaina, po to kainyno kaina, akcijos kaina ir galiausiai padalinio pardavimo kaina. Sutartis visada turi aukščiausią prioritetą prieš kitas kainų taisykles.

Kada naudoti rezervavimą, o kada važtaraštį?

Rezervavimas naudojamas, kai prekė klientui skirta, bet dar neišvežta iš sandėlio. Važtaraštis ar sąskaita rašoma tik faktiškai atidavus prekę, nes tik tada operacija paveikia buhalterinius įrašus.

Kodėl svarbus laukas „Pirminis Dok. Nr.“?

Šis laukas sujungia susijusius dokumentus ir yra pagrindas skolų sudengimams tarp jų. Klaida šiame lauke gali sutrikdyti sudengimą ir sukelti neaiškius likučius skolų ataskaitoje.

Ar galima automatizuoti Rivilės pardavimų ataskaitų atnaujinimą?

Taip, Power BI ataskaitos, integruotos su Rivilės duomenų baze, atsinaujina automatiškai be papildomo vartotojo įsikišimo. Analitika360 tokį sprendimą pasiūlo nuo 59 € per mėnesį pagal Rivilė Basic planą.

Rekomendacijos

• Užsigulėjusių prekių analitika su Power BI
• Pajamų analitika su Power BI
• Prekių judėjimo ir pelningumo analizė su Power BI