Rivilėje pelno ataskaita: 5 žingsniai be klaidų buhalteriams

Pelno (nuostolio) ataskaitą Rivilėje rasite per Didžiąją knygą: meniu kelias Servisas → Didžioji knyga → Pelno ataskaita. Prieš generuojant būtina atlikti tris patikras: perkelti visas periodines operacijas į Didžiąją knygą, patikrinti įmonės sąskaitų plano priskyrimą mokestiniam planui ir įsitikinti, kad pasirinktas teisingas ataskaitos laikotarpis. Praleisdami bet kurį žingsnį, gausite neteisingą arba tuščią rivilė pelno ataskaitą.

Trumpai:

• Svarbu įsitikinti, kad visas operacijas perkėlėte į Didžiąją knygą ir patikrinti sąskaitų priskyrimą mokestiniam planui, kitaip ataskaita gali būti tuščia ar netiksli.
• Pelno ataskaita generuojama su centais arba be jų, o pasirinkimą gali įtakoti apvalinimo sąskaitos nustatymas ir ataskaitos konfigūracija.
• Teisingai paruošti ataskaitą reikalinga nuosekli procesų sekos: operacijų perkėlimas, balanso patikra ir tinkamas laikotarpio nustatymas, nes klaidos dažnai slypi šiame etape.
• Jei pelno ataskaita rodo netikslius arba nulinius duomenis, būtina patikrinti laikotarpį, sąskaitų priskyrimus bei perkėlimus ir po to taisyti pirminiuose dokumentuose.
• Automatizacijai ir greitam duomenų analizės patikrinimui naudinga eksportuoti duomenis į Power BI ar Analitika360, kad vadovai galėtų stebėti tendencijas realiu laiku.

Turinys

• Kur Rivilėje rasti pelno ataskaitą: formos, šablonai ir papildomos ataskaitos
• Būtini nustatymai prieš generavimą: sąskaitų plano priskyrimas ir apvalinimo sąskaita
• Žingsnis po žingsnio: kaip suformuoti pelno (nuostolio) ataskaitą
• Dažniausios klaidos ir kontrolinis sąrašas, kai ataskaita tuščia arba rodo neteisingas reikšmes
• Gilesnė analizė ir automatizacija: eksportas į BI ir Analitika360 sprendimai
• Metų uždarymo procedūros ir jų įtaka pelno ir nuostolio duomenims
• Kodėl pelno ataskaita yra svarbiausias vadovo darbo įrankis
• Kokie rodikliai pelno ataskaitoje svarbiausi ir kaip juos skaityti Rivilėje
• Praktinis pavyzdys: kaip įmonė teisingai paruošia pelno ataskaitą Rivilėje
• Kaip patikrinti pelno ataskaitos duomenis ir taisyti klaidas Rivilėje
• Analitika360 perspektyva: praktinis patarimas buhalteriui
• Power BI ataskaitų paketai Rivilės duomenims
• Šaltiniai

Kur Rivilėje rasti pelno ataskaitą: formos, šablonai ir papildomos ataskaitos

Rivilėje visos finansinės ataskaitos, tarp jų bandomasis balansas, balansas ir pelno (nuostolio) ataskaita, generuojamos Didžiosios knygos modulyje. Meniu kelias vienodas visais atvejais: Servisas → Didžioji knyga → Ataskaitos, iš kurių renkatės reikiamą formą.

Programoje naudojama standartizuota Pelno (nuostolio) 2016 forma, suderinta su Lietuvos apskaitos reikalavimais. Ją galima generuoti dviem būdais:

• su centais — pilna ataskaita, rodanti tikslias sumas iki šimtųjų dalių;
• be centų — apvalinta ataskaita, kurioje reikalinga papildoma apvalinimo sąskaitos konfigūracija.

Buhalteriams, kurie stebi ne tik metinį, bet ir mėnesinį pelningumą, Rivilė leidžia sukurti papildomą ataskaitą „Sąskaitų apyvarta pamėnesiui (12 mėn.)“. Nurodžius sąskaitų intervalą (paprastai 5–6 klasės sąskaitos), sistema automatiškai sudaro naują ataskaitą, kurioje pajamos ir sąnaudos rikiuojamos pagal mėnesį. Tai naudinga, kai reikia palyginti sezoninius svyravimus, o oficiali forma tokio detalumo neduoda.

Būtini nustatymai prieš generavimą: sąskaitų plano priskyrimas ir apvalinimo sąskaita

Prieš spaudžiant „generuoti“ verta pereiti tris konfigūracinius patikrinimus. Dažniausia klaida, kurią pastebi Rivilės vartovai, yra ne pati ataskaita, o jos pagrindas — netvarkingas sąskaitų plano priskyrimas mokestiniam planui.

1. Sąskaitų plano susiejimas. Patikrinkite, ar kiekviena įmonės sąskaita turi priskirtą mokestinio plano eilutę. Nustatymai atliekami sąskaitų kortelėse, o neteisingas priskyrimas reiškia, kad tam tikros sumos ataskaitoje tiesiog nepasirodys.
2. Apvalinimo sąskaita. Jei renkatės formą „be centų“, sąskaitų plane turi būti nurodyta apvalinimo sąskaita, dažniausiai 2631. Ji nustatoma parametru SS-BALANCE-ROUND-CENT-ACCOUNT. Be jos balansas gali „neišsibalansuoti“ centų tikslumu.
3. Korespondencijų peržiūra. Jei tam tikros operacijos rodomos ne toje eilutėje, kurioje turėtų, priežastis dažniausiai slypi DK priskyrimuose, ne pačioje ataskaitoje.

Profesionalus patarimas: skirkite penkias minutes kartą per mėnesį patikrai — atidarykite sąskaitų planą ir peržvelkite, ar visos naujai sukurtos sąskaitos turi priskirtą mokestinio plano kodą. Tai apsaugo nuo situacijos, kai klaida pastebima tik metų gale, kai ją ištaisyti jau sunkiau.

Žingsnis po žingsnio: kaip suformuoti pelno (nuostolio) ataskaitą

Kai konfigūracija patikrinta, patį formavimo procesą galima nuosekliai pakartoti kiekvieną kartą, kai reikia naujos ataskaitos.

1. Atlikite periodinius perkėlimus. Visos operacijos iš pardavimų, pirkimų, kasos ir banko modulių turi būti perkeltos į Didžiąją knygą. Be šio žingsnio ataskaita tiesiog nematys dalies apyvartos.
2. Patikrinkite bandomąjį balansą. Prieš žiūrint galutinę ataskaitą, atsidarykite bandomąjį balansą ir įsitikinkite, kad debeto ir kredito pusės sutampa, o nė viena sąskaita nerodo neįprastai didelės ar nulinės reikšmės.
3. Nustatykite ataskaitos laikotarpį. Pasirinkite tikslią pradžios ir pabaigos datą. Klaidingai pasirinktas laikotarpis (pvz., praėjusių metų intervalas) yra vienas dažniausių priežasčių, kodėl ataskaita atrodo tuščia.
4. Pasirinkite formą. Nusprendžiate, ar reikia Pelno (nuostolio) 2016 formos su centais, ar apvalintos versijos.
5. Sugeneruokite ir eksportuokite. Paspaudus generavimo mygtuką, ataskaitą galima iškart spausdinti arba eksportuoti PDF formatu, kad pateiktumėte vadovybei ar auditoriui.

Šis nuoseklumas ypač svarbus, kai ataskaitą reikia teikti reguliariai, ne vien metų gale.

Dažniausios klaidos ir kontrolinis sąrašas, kai ataskaita tuščia arba rodo neteisingas reikšmes

Kai pelno ataskaita rodo tuščias arba akivaizdžiai neteisingas reikšmes, praktika rodo, kad problemos sprendžiamos griežta eilės tvarka: pirmiausia laikotarpis, tada perkėlimai.

• Patikrinkite, ar ataskaitos laikotarpis atitinka jums reikalingą intervalą, ne sistemos numatytą.
• Įsitikinkite, ar visos operacijos iš modulių perkeltos į Didžiąją knygą.
• Peržiūrėkite, ar nėra atidėtų, nepatvirtintų ar dubliuotų operacijų.
• Palyginkite sąskaitų plano priskyrimus su mokestiniu planu, ieškodami trūkstamų korespondencijų.
• Patikrinkite apvalinimo sąskaitos nustatymą, jei naudojama forma be centų.

Jei pirmi du punktai tvarkingi, o problema kartojasi, patogus būdas ją lokalizuoti yra palyginti oficialią pelno ataskaitą su papildoma „Sąskaitų apyvarta pamėnesiui“ ataskaita — jei skirtumas atsiranda tam pačiame mėnesyje, priežastis dažniausiai yra ta pati klaidinga korespondencija, pasikartojanti kiekvieną laikotarpį.

Gilesnė analizė ir automatizacija: eksportas į BI ir Analitika360 sprendimai

Standartinė pelno ataskaita atsako į klausimą „kiek uždirbome per laikotarpį“. Ji nepasako, kuris produktas, padalinys ar klientas prisidėjo prie to rezultato, o vadovui operatyviniams sprendimams reikia tokio detalumo dažniau, nei kartą per mėnesį.

Praktiniai atvejai, kai standartinės ataskaitos neužtenka:

• reikia sekti mėnesines pelno tendencijas, ne vien metinį rezultatą;
• reikia palyginti pelningumą tarp padalinių ar produktų segmentų;
• vadovas nori matyti rodiklius realiu laiku, ne kartą per savaitę atsispausdintą PDF.

Analitika360 integruoja Rivilės duomenis su Power BI, todėl pajamų, sąnaudų ir pelno rodikliai atsinaujina automatiškai, be papildomo eksportavimo kaskart iš naujo.

Vadovams dažnai reikia gilesnių vizualizacijų ir realaus laiko rodiklių, todėl eksportas į BI įrankį arba paruoštas ataskaitų paketas tampa įprasta praktika, ne išimtimi.

Pradėti galima nuo esamų Rivilės duomenų eksporto arba paruošto ataskaitų paketo, kuris jau pritaikytas pelno ir nuostolio struktūrai.

Metų uždarymo procedūros ir jų įtaka pelno ir nuostolio duomenims

Metų uždarymas Didžiojoje knygoje yra ne formalumas, o veiksmas, kuris tiesiogiai lemia, ar kitų metų pelno ataskaita bus teisinga. Rivilės dokumentacija nurodo metų užbaigimą kaip vieną iš pagrindinių Didžiosios knygos operacijų, užtikrinančių teisingą pelno perkėlimą į balansą.

Praktiškai tai reiškia, kad einamųjų metų pelnas (arba nuostolis) po uždarymo procedūros perkeliamas į balanso straipsnį, o pajamų ir sąnaudų sąskaitos nulinamos naujam laikotarpiui. Jei šis žingsnis atliktas per vėlai arba praleistas, kitų metų pirmojo mėnesio pelno ataskaita gali rodyti iškreiptas lyginamąsias reikšmes, nes sistema tebemato senojo laikotarpio likučius.

Buhalteriams tai svarbu dviem aspektais. Pirma, metų uždarymas turėtų vykti tik po to, kai visos praėjusių metų operacijos galutinai patvirtintos ir perkeltos. Antra, uždarymo tvarka daro tiesioginę įtaką ne tik balansui, bet ir palyginamųjų laikotarpių analizei, nes daugelis vadovų nori matyti šių metų pelną lyginant su praėjusiais.

Praktinis patarimas: prieš vykdydami metų uždarymą, pirmiausia sugeneruokite pelno ataskaitą už visą praėjusį laikotarpį ir išsaugokite ją atskirai. Taip turėsite fiksuotą atskaitos tašką, su kuriuo bus galima palyginti duomenis, jei uždarymo metu kils klausimų dėl konkrečių sumų kilmės.

Kodėl pelno ataskaita yra svarbiausias vadovo darbo įrankis

Pelno (nuostolio) ataskaita nėra vien buhalterinis dokumentas, skirtas mokesčių administratoriui ar auditoriui. Ji yra pagrindinis šaltinis, kuriuo vadovas sprendžia, ar įmonės kaina, sąnaudų struktūra ir pardavimų apimtys iš tiesų veikia kartu, ar tik atskirai atrodo gerai.

Įmonės, kurios pelno ataskaitą peržiūri tik metų gale, faktiškai valdo verslą atbulinio žvilgsnio principu: sprendimai priimami po to, kai situacija jau nutiko, ne kai ją dar galima koreguoti. Rivilėje suformuota mėnesinė ataskaita leidžia pastebėti sąnaudų šuolį arba pelningumo kritimą per vieną laikotarpį, ne per dvylika.

Ypač aktualu tai įmonėms, kurių pajamos svyruoja sezoniškai, pavyzdžiui, prekybos ar paslaugų sektoriuje. Tokioms įmonėms metinis pelnas gali atrodyti pakankamai geras, bet paslėpti tris nuostolingus mėnesius, kuriuos oficiali metinė forma tiesiog užmaskuoja susumavimu.

Finansų specialistui pelno ataskaita tampa įrankiu, kuriuo pagrindžiami sprendimai dėl kainodaros, personalo skaičiaus ar naujų investicijų. Kai duomenys tikslūs ir laiku atnaujinami, sprendimas dėl, tarkime, naujos parduotuvės atidarymo remiasi faktine, ne nujaučiama pelno marža. Kai duomenys pavėluoti ar netikslūs, tas pats sprendimas priimamas beveik aklai, remiantis intuicija, kuri retai sutampa su tikra situacija.

Kokie rodikliai pelno ataskaitoje svarbiausi ir kaip juos skaityti Rivilėje

Rivilėje suformuota pelno (nuostolio) ataskaita rodo standartinę struktūrą: pardavimo pajamas, pardavimo savikainą, bendrąjį pelną, veiklos sąnaudas ir grynąjį pelną. Kiekvienas šių rodiklių atsako į skirtingą klausimą, todėl juos skaityti reikia atskirai, ne vien žiūrėti į paskutinę eilutę.

Bendrasis pelnas (pajamos minus savikaina) parodo, ar pati pagrindinė veikla yra pelninga, neįskaičiuojant administracinių ir pardavimo sąnaudų. Jei šis rodiklis mažėja iš mėnesio į mėnesį, priežastis dažniausiai yra kainodara arba tiekėjų kainų pokytis, ne bendros išlaidos.

Veiklos sąnaudos (personalo, nuomos, administracinės išlaidos) rodo, kiek įmonė kainuoja tiesiog egzistuoti, nepriklausomai nuo pardavimų apimties. Šis rodiklis lyginamas su bendruoju pelnu, ne su pajamomis, nes tik taip matoma, ar veiklos apimtis pakankama, kad padengtų fiksuotas išlaidas.

Grynasis pelnas yra galutinis rezultatas, tačiau jį verta lyginti su ankstesniais laikotarpiais naudojant „Sąskaitų apyvarta pamėnesiui (12 mėn.)“ ataskaitą, aptartą anksčiau. Vienas mėnesio rezultatas retai pasako daug, bet dvylikos mėnesių tendencija atskleidžia, ar pelningumas auga, stagnuoja, ar smunka.

Praktinis pavyzdys: kaip įmonė teisingai paruošia pelno ataskaitą Rivilėje

Įsivaizduokite vidutinio dydžio prekybos įmonę, kuri kiekvieno mėnesio pradžioje ruošia pelno ataskaitą vadovų susirinkimui. Buhalteris pirmiausia patikrina, ar visos praėjusio mėnesio pardavimų, pirkimų ir banko operacijos perkeltos į Didžiąją knygą. Tai atliekama sistemingai, ne paskutinę dieną prieš ataskaitą.

Antras žingsnis yra bandomojo balanso peržiūra. Buhalteris pastebi, kad viena sąskaita rodo neįprastai didelę sumą, nesutampančią su ankstesnių mėnesių vidurkiu. Patikrinus paaiškėja, kad viena sąskaita faktūra buvo įtraukta dukart. Klaida ištaisoma prieš generuojant galutinę ataskaitą, ne po to.

Trečias žingsnis: pasirenkamas tikslus laikotarpis (pavyzdžiui, 2026 m. sausio 1 d. iki sausio 31 d.), forma Pelno (nuostolio) 2016 su centais, nes vadovybei reikia tikslių sumų, ne apvalintų. Ataskaita sugeneruojama ir palyginama su praėjusio mėnesio rezultatu.

Šis pavyzdys parodo esminę taisyklę: teisinga pelno ataskaita Rivilėje priklauso ne nuo vieno mygtuko, o nuo eilės tvarkos, kurios laikomasi kiekvieną kartą vienodai. Įmonės, kurios šį procesą standartizuoja, retai susiduria su „staigiomis“ klaidomis ataskaitose.

Kaip patikrinti pelno ataskaitos duomenis ir taisyti klaidas Rivilėje

Kai ataskaita sugeneruota, patikra neturėtų apsiriboti vien bendros sumos žvilgsniu. Pirmas patikros žingsnis yra palyginti grynojo pelno reikšmę su bandomuoju balansu — jos turi sutapti iki cento, jei naudojama pilna forma, arba iki apvalinimo tikslumo, jei naudojama forma be centų.

Antras žingsnis yra atskirų eilučių patikra. Jei kuri nors pajamų ar sąnaudų eilutė rodo nulinę reikšmę, nors žinote, kad tokių operacijų per laikotarpį buvo, priežastis dažniausiai yra neteisingas sąskaitos priskyrimas mokestiniam planui. Šiuo atveju grįžtama į sąskaitų planą ir tikrinamas konkrečios sąskaitos kodas.

Trečias žingsnis, kurį buhalteriai dažnai praleidžia, yra palyginimas su ankstesnio laikotarpio ataskaita. Jei praėjusio mėnesio bendrasis pelnas buvo, pavyzdžiui, dvigubai didesnis nei šio mėnesio, neskubėkite priimti to kaip faktą. Patikrinkite, ar nebuvo praleista perkelti dalis operacijų, nes toks šuolis dažnai signalizuoja techninę, ne verslo problemą.

Kai klaida rasta, ją reikia taisyti pirminiame dokumente (sąskaitoje faktūroje, žurnalo įraše), ne pačioje ataskaitoje. Rivilė ataskaitą generuoja iš Didžiosios knygos duomenų kiekvieną kartą iš naujo, todėl taisymas prie šaltinio automatiškai atsispindės kitoje generuotoje versijoje.

Analitika360 perspektyva: praktinis patarimas buhalteriui

Rivilės standartinė ataskaita atlieka savo darbą tiksliai tuo momentu, kai ją generuojate. Problema kyla, kai reikia ją peržiūrėti kelis kartus per mėnesį ar lyginti su ankstesniais laikotarpiais, nes tada rankinis darbas kaupiasi.

Kai pastebite, kad kas savaitę atspausdinate PDF ir ranka perkeliate skaičius į Excel, tai signalas ieškoti automatizacijos, ne dar vienos rankinės procedūros. Techninius klausimus (perkėlimų, sąskaitų priskyrimo) sprendžia Rivilės palaikymo komanda, tačiau kai reikia vizualizacijų ir realaus laiko rodiklių, verta pažvelgti į Power BI pavyzdžius, pritaikytus Rivilės duomenims.

— Analitika360

Power BI ataskaitų paketai Rivilės duomenims

Rivilės ataskaitos duoda teisingą skaičių, bet ne visada duoda greitą atsakymą, kai vadovas klausia „kodėl“. Analitika360 siūlo paruoštus Power BI ataskaitų rinkinius, pritaikytus tiesiogiai Rivilės duomenims: pajamos, sąnaudos, pelnas ir jų segmentacija matoma vienoje vizualizacijoje, atsinaujinančioje automatiškai, be papildomo eksportavimo kiekvieną kartą.

Skirtingai nei standartinė PDF ataskaita, kurią reikia generuoti ir lyginti ranka, Power BI paketas leidžia atidaryti vieną skydelį ir iškart matyti mėnesio tendenciją, palyginimą su praėjusiu laikotarpiu ir sąnaudų struktūrą pagal padalinį. Buhalteriui tai reiškia mažiau pasikartojančio darbo, vadovui, kad sprendimai priimami remiantis šviežiais, ne savaitės senumo skaičiais.

Konkretūs pelno analizės paketai parodo, kaip tai atrodo praktiškai. Peržiūrėkite Rivilės duomenų integracijos pavyzdžius ir pasirinkite paketą, atitinkantį jūsų įmonės dydį ir ataskaitų poreikį.

Rekomendacijos

• Pelno-nuostolių ataskaita su Power BI